浅析电子文件归档工作存在的问题与对策

文·徐之光　丁颖莹



浅析电子文件归档工作存在的问题与对策

文·徐之光丁颖莹

随着办公自动化的普及和电子政务、电子商务的广泛应用，电子文档大量产生。如何对电子文件进行归档管理，成为档案部面对的一个关键问题。2014年9月山东省档案局出台的《<山东省档案工作科学化管理规范>测评办法》，明确要求机关档案工作要实现文档一体化、馆室一体化和数字档案资源要达到存量数字化、增量电子化。但是作为县级基层单位对于电子文件和电子档案工作仍存在不少问题，比如对电子文件及其归档的含义认识不清，存在认识上的误区；不了解电子文件归档操作技术，存在技术上的难题；缺乏既懂档案管理又懂电子技术的人才，存在人才上的不足；电子文件管理系统与业务工作系统不衔接，存在系统支持不到位的问题，等等。为此本人结合工作实际，谈谈几点粗浅看法，与大家商榷。

一、正确认识电子文件及其归档的含义，以明确电子文件归档工作内容

在现实工作中，由于人们受传统观念的影响和现代电子技术知识的局限，对电子文件和电子文档这一新生事物，存在很多认识上的误区。有的认为只要是通过计算机等电子设备形成的信息记录都称为电子文件，有的认为通过电脑将各种电子材料刻录成光盘就完成了电子文件的归档整理等。中共中央办公厅、国务院办公厅于2009年印发的《电子文件管理暂行办法》中规定“电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”《电子文件归档与管理规范》中对“电子文件”定义为“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”国际档案理事会电子文件委员会1997年在《电子文件管理指南》中提出电子文件由内容、结构和背景三要素构成。综上所述不难看出，电子文件的真正含义包括以下几个方面，一是电子文件是电子化业务活动的产物，只有通过电子化业务活动产生的电子材料才是电子文件；二是只有在业务活动中通过电子设备及其专门的业务系统形成的电子材料才是电子文件，不是所有通过计算机产生的文件都是电子文件；三是只有应业务需要、在业务活动中产生的计算机文件才可能是电子文件；四是电子文件归档应该是赋予有保存价值的电子文件以档案的身份的过程，是将具有档案价值的电子文件由形成文件的业务系统向电子文件管理系统的移交过程。所以电子文件的归档范围不应只限于电子文件本身的归档，而还应包括电子文件形成过程、流转过程中形成的各种元数据，包括读取电子文件的支持软件，包括与电子文件相关的其他载体形式的文件。电子文件归档工作也不仅包括电子文件的创建、流转、传输等前端控制环节，还应包括电子文件的捕获、登记、分类、归档、鉴定、存储、检索等环节。只有明确了电子文件及其归档范围，才能充分做好电子文件的归档工作。

二、设计开发规范标准的电子文件归档管理系统，实现电子文件归档工作的程序化、规范化

目前电子文件归档问题日益受到人们的关注和重视，国内外对电子文件归档问题的研究也在不断深入，但从总体上来看大多停留在理论探讨和研究阶段，应用领域出台的规章办法原则性要求多，具有可操作的技术方法较少。要做好电子文件归档管理工作，必须明确在电子文件的全生命周期中承担电子文件管理职能的三个系统，一是形成电子文件的业务活动系统，如临沂市协同办公系统、OA办公自动化系统、HR人力资源管理系统等；另一个是电子文件归档管理系统，这一系统是电子文件管理的核心系统；再一个是负责电子文件长期保存的电子文件长期保存系统。在电子文件管理框架体系中，管理系统处于核心地位，规范标准的电子文件管理系统是电子文件管理活动重要承担者，是全程管理、前端控制和流程化的根本保证。档案行政管理部门应及时下发具体可操作性的指导性方案，相关部门应设计开发规范标准通用的电子文件归档管理（软件）系统，及时解决电子文件归档工作的技术操作问题。首先，电子文件归档管理系统要具备对电子文件捕获登记、分类、鉴定处置、著录（元数据管理）、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制管理等一般功能。其次，能将电子文件分类方案、电子文件保管期限表、档号设置方案和编号规则内置于电子文件管理系统，在对分类方案、保管期限表、元数据方案等文件管理工具提前进行参数配置后，能将电子文件捕获后自动进行分类、鉴定，实现自动化归档（即在线归档或逻辑归档）。电子文件管理系统还要具备报告提示功能，保证某份电子文件在不能实现在线归档的情况下，能自动提示档案人员进行人工归档或离线归档。另外电子文件管理系统在保证通用功能的前提下还要保留一定的可扩展性，以满足各专业行业的电子文件管理。

三、正确处理电子文件归档管理系统与业务工作系统和档案管理系统的关系，实现文档一体化、馆室一体化

在电子文件全生命周期的三个系统中，电子文件管理系统具有中间桥梁作用，是确保实现文档一体化、馆室一体化的关键。

一是通过电子文件管理系统与业务系统的兼容对接，实现文档一体化。承担形成电子文件的业务系统负责将其生成的合格的电子文件交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时将捕获、采集电子文件并保证其真实、完整、可读、可用。电子文件管理系统可以嵌入到形成电子文件的业务系统中，也可以独立于形成电子文件的业务系统外。只有通过电子文件业务系统与电子文件管理系统的对接，才能保证文档一体的实现。

二是通过电子文件管理系统与电子文件长期保存系统的兼容对接，实现馆室一体化。电子文件通过管理系统完成归档后需要保存在电子文件长期保存系统中，但是电子文件长期保存系统并不具备支持实体档案的档案数字化功能，为了实现存量数字化和增量电子化，需要将在电子文件归档长期保存系统再向数字档案馆系统的迁移，达到馆室一体化。

四、强化对档案工作人员的培训教育，注重培养档案专业与计算机专业相结合的复合型人才队伍

电子文件归档和电子档案管理是一项全新的工作，电子文件归档是一项专业性和技术性很强的工作，它不仅要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，还需要档案管理人员具备熟练的计算机、网络和电子信息处理技术。目前由于档案人员对计算机等电子技术知识匮乏，客观上影响了电子文件归档工作，这就需要各级档案行政管理部门自身除加强对电子文件归档和电子档案管理的探索和研究外还要加强对各单位档案管理人员的培训，在提高档案人员的档案专业技能的同时更让他们掌握先进的电子技术知识，使其能灵活运用电子技术处理档案工作，全面提高处理电子文件归档和电子档案管理的具体操作技能，掌握档案工作的每个环节在计算机等电子设备上的运行规律，能够运用电子技术处理文档分类，鉴定、编号、著录、归档、编目、检索等工作，使传统的档案管理技术与现代的电子处理技术实现耦合，最大限度地培养即懂档案专业知识又懂电子技术知识的复合型档案人才队伍，促进电子文件归档和电子档案管理工作的顺利开展。

（作者单位：临沭县档案局/国网山东省电力公司临沂供电公司）