对新《归档文件整理规则》的理解和认识

■杨长利

对新《归档文件整理规则》的理解和认识

■杨长利

2015年10月25日，国家档案局发布了《归档文件整理规则》[（DA/T22—2015）以下简称新《规则》]，将代替《归档文件整理规则》[（DA/T22—2000）以下简称《规则》]，并于2016年6月1日起施行。新《规则》继承、发扬和丰富了整理原则，将电子文件整理纳入新《规则》的适用范围，确保了纸质文件和电子文件整理协调一致；新《规则》汲取了各省市规则实施细则好的做法，细化了整理要求，规定了整理方法，更具操作性。以下是本人对新《规则》的一些理解和认识，但由于对新《规则》研读还不深，个人的理解和认识难免有偏差，敬请同仁指教，同时也希望起到抛砖引玉之作用。

继承、发扬和丰富了整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，是《规则》确定的一项重要原则，其以“件”为单位的整理措施和所确定的分类、组件、排列、编号、编目等整理方法，将档案工作者从“立卷”那种划分类别和保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、拟写案卷标题、封面、再编制案卷目录等的多程序高难度劳动中解脱出来，经过十多年的实践检验，被证明是合理的可行的。新《规则》继承、发扬和丰富了这一原则，不仅在纸质文件材料的归档中继续执行此原则，而且将这一原则扩大应用到到电子文件的归档。①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。②归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或辅助管理。③归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调一致。这样的整理原则不仅符合纸质文件材料的形成规律，也符合办公自动化条件下电子文件的形成规律。

电子文件整理纳入《规则》适用范围

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。多年来，国家和各省市自治区都先后出台了一些电子文件管理的办法、规定、规范，如《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）《电子文件与电子档案管理办法》等，规定了电子文件整理要求，提出按《规则》的要求进行整理，但缺乏明确的整理方法和具体措施，因此在电子文件管理的实践中，电子文件整理质量参差不齐，有的甚至是移交到档案馆后还需重新进行整理，违背了电子文件真实性、完整性、可用性和安全性原则。实际上，《规则》以件为单位的整理要求，符合电子文件运行的特点，《规则》中的整理原则和部分整理方法同样可以用于电子文件整理。鉴于此，新《规则》在原有纸质文件整理的基础上，将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时又将纸质文件和电子文件各自独有的整理要求单独列出，做到了总分结合、条理清晰。新《规则》规定：归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5一般要求”的规定。这个规定将电子文件的整理和纸质文件的整理统一起来，做了一致性的要求。同时，对电子文件独有的整理要求做了单独的规定：①归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。②归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014）GB/T18894等标准的应用系统。

细化了整理要求，强化了操作规范

新《规则》汲取了各地实施细则好的做法，进一步细化了整理要求，将组件、分类、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等项工作具体化，实际上是规则和细则的有机统一，强化了操作规范，使其更具操作性。

1.细化了“件”的构成

对于“件”的构成，《规则》中只列出了六种最常见的情形，而新《规则》一共列出了12种情形，特别是提出了法律法规等重要文件的历次修改稿、会议纪要、会议记录、文件处理单和发文稿纸等“件”的构成，重新规定了来文与复文一般独立成件，也可为一件。这12种情形基本涵盖了归档文件的种类。与老《规则》相比，有下列三种情形：①新列情形。正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。②重新规定的情形。来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。③略有变动的情形。文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

2.进一步明确了件内文件排序要求

对于件内文件的排序，《规则》在装订项中列举了五种情形，新《规则》新增加列举两种情形：①不同文字的文本（特殊规定的除外）。汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。②有文件处理单或发文稿纸的。文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3.明晰了归档文件的归属年度

《规则》未对一些跨年度、时间无法考证等文件的归属年度作出明文规定，在实际操作中就出现了不同的处理办法，有的归入开始的年度，有的归入结束年度等。新《规则》将这些文件的归属年度进行了明晰：①跨年度文件。一般应以文件签发日期为准；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。②计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件。内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。③年度无法考证的文件。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

4.质量要求具体化

《规则》对归档文件的质量作了简单的要求，而新《规则》增加了修整项，将归档文件质量要求具体化：①修整要求。归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。②修复依据。归档文件已破损的，应按照DA/T25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。③去除原装订用品。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。长期（30年）以上保管期限的归档文件均应做到此要求。④文件折叠。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

5.明确了装订要求、方式、方法和用材

归档纸质文件材料的装订，可以以件为单位固定整理对象，区分不同整理单位，保障档案安全，避免因工作失误或违法违纪行为造成档案损失，也方便管理，减轻管理负担，降低档案接收、利用等管理时的工作量。而《规则》中只是提出归档文件应按件装订，并没有对装订方式、装订方法、装订材质选择等作出具体的要求。各地实践中则采用了三孔一线、缝纫轧边、胶水粘贴、文件封套、不锈钢钉等方法，标准并不统一。新《规则》结合装订效果，从是否有利于档案保护、是否方便还原、是否利于档案管理三方面因素，综合确定了归档文件具体装订方式、装订方法、装订材质，同时也提出了限定条件。①一般要求。归档文件一般以件为单位装订；装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；原装订方式符合要求的，应维持不变；相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。②装订方式方法和用材。永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。③限定条件。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

几项新规定和新变化

1.归档文件必须编制页码

《规则》规定在编制归档文件目录时填写页数，没有提出编制页码的要求。不编制页码只填写页数的做法虽然大大节省了工作量，但由于归档文件大多存在文件处理单、发文稿纸等其他件内文件，不统一编页码就影响了档案齐全完整，给档案安全带来隐患。而且由于填写页数时存在计算过程，容易出错，在移交查验时需要重新计算，实际上是大大的增加了工作量。针对这个问题，新《规则》对页码的编制作出了明确的规定：①一般要求。纸质归档文件一般以件为单位编制页码。②编制方法。页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。③不编制页码情形。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

2.增加档号内容

档号是档案馆（室）在整理档案和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，包括全宗号、案卷目录号、类别号、案卷号、件号、张（页）号，《规则》规定在每份归档文件的首页加盖归档章，但未提出编制档号的要求。而档号作为档案的身份证，是存取档案的标记，同时具有统计监督作用。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求，也是对不同类型档案进行统一管理的前提。鉴于此，新《规则》增加了档号编制原则、档号结构和档号编制方法等档号内容。①编制原则。归档文件应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，依据分类方案和排列顺序编写档号。②档号结构。全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。③编制方法。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS· 2011-Y-BGS-0001”。④编制要求。a）全宗号：用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，省略机构（问题）代码。e）件号：件号用4位阿拉伯数字标识。归档文件确定的唯一、合理的档号，既便于接收、利用、统计、检索等管理工作，又能够在纸质文件材料、电子文件、照片、录音、录像之间建立联系，为多形式、高水平的档案资源开发奠定了好的基础。档号中“门类（代码）”项的使用，使新《规则》不单是适用于文书档案，也可适用于其他类别的档案，扩充了新《规则》的使用范围。

3.将室编件号和馆编件号合二为一

馆编件号设置的初衷是防止移交进馆的档案因鉴定、整理时抽出、补入等出现断号、跳号现象。而在这些年的工作实践中，大多数的单位补入档案都放在年度最末，抽出的档案在实际工作中很少遇到，即使遇到这种情况也在备考表中作说明，很多档案馆在接收按照《规则》归档整理的档案时，也不再编馆编件号，而是利用室编件号代替馆编件号，在全宗介绍或立卷说明中做注释。实践证明，馆编件号基本失去了存在的价值。另一方面，件号作为档号的组成部分，其唯一性、稳定性至关重要，分设室编件号和馆编件号违背了档号编制唯一性、稳定性的要求，同一件档案存在两个件号，很容易引起认知和管理的混乱，给档案管理增加不必要的麻烦。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一，确保档号中件号的唯一性、稳定性。①一般要求。室编件号和馆编件号合二为一简略为件号，是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。②标识方法。用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

4.归档章项目作了必要修改

作为纸质文件材料归档标志的归档章，其项目包括全宗号、年度、类别、保管期限、室编件号、馆编件号等，实际上就是档号章。《规则》归档章的设计上基本符合简化整理、尽量减少手工劳动的宗旨，符合实际需要。因此新《规则》归档章的格式保持原六格章样不变，尺寸不变，根据室编件号和馆编件号合二为一的要求，将原室编件号改为件号，原馆编件号位置作为页数。

5.增加归档文件目录项目，调整样式

新《规则》在原来的基础上，对归档文件目录项目设置、格式作了适当调整，并提出了归档文件目录装订成册的要求。①目录项目。删除原归档文件目录件号项，增加序号、档号、密级等三个项目，提出在编制归档文件目录时，来文与复文作为一件的，对复文的编目应体现来文内容。②目录格式。归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面横向设置。③目录装订。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封，面封面设置在原全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）基础上增加全宗号。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

[1]中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T?22—2015）.

[2]中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T?22—2000）.

[3]李忱，丁德胜.《<归档文件整理规则>修订方向初探》《中国档案》（2014.5）.

[4]《<归档文件整理规则>与各地实施细则和办法之比较》，中山市档案信息网。《电子文件管理理论和实践》，百度文库.

作者单位：玉溪市档案局