EPC总承包商施工现场文档管理研究

文/张晓兵 苏永波 孙熙博 Zhang Xiao-bing Su Yong-bo Sun Xi-bo



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EPC总承包商施工现场文档管理研究

文/张晓兵 苏永波 孙熙博 Zhang Xiao-bing Su Yong-bo Sun Xi-bo

摘要：EpC总承包施工现场文件类型多、处理方式差异大、信息传递要求高，这就要求EpC总承包商结合现场文档管理的要求及特点，借助微软操作系统下的数据库的SQL Server的SSIS操作平台，建立现场文档管理的业务模型和数据模型。这种模型对数据结果进行展现、分析和评估，可以对现场文件进行整体有效的管理，实现文件高效流转和多个文档管理信息系统集成，满足施工现场各项业务要求。

关键词：EPC；总承包商；施工现场；文档管理

EpC总承包代表着当今工程项目管理的主流，而文档管理贯穿于设计、采购、施工等项目运作的全过程，是决定总承包商经营成败的关键因素。［1］文档管理需要健全、科学的管理机制，随着信息化的发展，这种机制必须通过计算机及相应管理系统才能高效运行，凸显价值。

一、EPC总承包商现场文档管理的特点

（一）文件类型多样性

EpC总承包现场文档类型多样，主要分为施工文件、设计文件、行政文件、程序文件和图书文件五大类。施工文件是工程建设过程中形成的各种信息记录；设计文件是各个阶段形成的图样及技术资料的总称；行政文件是由参建单位或相关部门发布的、并具有普遍约束力的公文性质的文件；程序文件是维护质量管理体系并保证具体工作程序而编制的文件；图书文件包括参考书和标准手册等。

（二）处理方式差异性

不同类型文件根据相应属性需要采取不同的处理方式。施工文件通常要采取纸质和电子系统两种处理方式。设计文件由总承包商将纸质文件分发至现场各相关单位，并进行版本控制。行政文件总承包商除了要及时分发，还要对文件格式、编制日期和签发情况进行监督。程序文件由总承包商将纸质文件分发至现场各相关单位并建立版本控制。图书文件由总承包商负责采购、借阅管理，并及时对旧有标准规范进行作废处理。

（三）文档管理复杂性

现场文档管理的复杂性表现在两方面：第一，总承包商现场文档管理中接口单位多，涉及土建和安装施工承包单位、材料供应单位、设计单位、监理单位、公司总部以及业主等多个部门；第二，现场文档管理文件资料传递方式复杂，通常包含多个管理子系统，分别承担不同部门间的文件传递、查询、归档等功能，文件在多系统间的处理复杂度呈倍数增长。［2］（p63）

（四）信息流转中枢性

总承包商在施工现场的文件流转中起着承上启下的中枢作用，总承包商在现场负责将业主和监理的指令和细则及时传达给施工承包商，同时将施工信息及时汇报给监理和业主，也肩负着将设计信息和施工信息在现场和设计单位之间沟通的任务，这些信息沟通的载体和最终依据就是现场各种类型的文档资料。

二、EPC总承包商现场文档管理的业务模型

基于EpC总承包商现场文档管理工作的内容及特点，整个业务模型由五个体系组成：文件收发体系、文件存放体系、文件借阅体系、文件监督体系、文件归档体系。

（一）文件收发体系

文件收发体系是整个业务模型的核心，建立文件接收管理数据库，记录工程文件的自然属性、时间属性和空间属性。自然属性包含文件编码、类型、日期、版本、份数和页数等信息；时间属性包含文件每次处理的时间等信息；空间属性包含文件接收或分发单位，文件处理人等信息。为了保障文件可追溯性并避免文件因为各种因素导致的损失，每次文件处理时要包含文件的扫描电子信息，并且定期自动执行异地增量备份。

（二）文件存放体系

文件存放体系是整个业务模型的基础，结合归档要求和现场工作环境的特点，现场文件要信息齐备，电子文件实现多重备份。根据结构化的思想，施工现场可采用档案室、档案柜、档案盒和文件四级存放体系，针对某些特殊文件如超规格图纸、图书或者晒图形成的硫酸底图可提出虚拟盒的概念。［3］

（三）文件借阅体系

文件借阅体系是总承包商针对项目部和相关参建单位借阅文档的管理，该体系可有效管理文件借阅记录，及时通知相关人员对旧版文件采取作废处理，还可通过文件信息和借阅人信息的属性集成分析，实施有针对性的文件、信息的推送和提醒功能。

（四）文件监督体系

文件监督体系目的是展现总承包商现场文档总体管理的要求，主要通过管理程序的制定，对承包商文件进行监督（包括常规监督、不定期抽查、日常文件跟踪等方式），对特定信息进行共享，及时发现和纠正施工承包商的文档管理问题，实现总承包商的管理要求和管理思想。

（五）文件归档体系

文件归档对保障工程的顺利实施至关重要，EpC总承包商虽然不是工程档案的实施主体，但是要承担工程文件流转、检查和监督等工作，所以需要通过文件归档体系实现过程的记录和监督。

三、EPC总承包商现场文档管理的数据模型

本文以信息技术为基本手段，借助微软操作系统下的数据库SQL Server的SSIS操作平台，建立一个可靠、开放、高效的数据模型。该数据模型主要建立在文件收发数据库、文件存放数据库和文件借阅数据库三个基础数据库之上，通过SSIS将三个基础数据库每天新增的数据，进行抽取、转换和装载等一系列操作，按照业务需求生成相应的数据集合，提供最终的数据展现。整个数据模型由四部分组成：数据获取、数据预处理、数据生成和结果展示。

（一）数据获取

数据获取主要是对三个基础数据库进行数据采集，由不同专业文档工程师负责数据录入，数据存储载体是Excel，所有文件的存放路径统一为：固定盘符名+年月日+文件名，再由专门的备份软件将数据同步到同一个服务器上。数据获取是通过在SQL Server Business Intelligence Development Studio 中配置Integration Services 项目，建立Excel源和OLEDB目标，完成数据的迁移。［4］（p43）因为源文件的格式是Excel，数据记录全部是手工完成，数据记录可能出现错误，影响正常的数据迁移，为保证数据获取过程顺利执行，可采取两条措施：第一，初步手工检查是否有数据缺失。第二，利用系统检查数据格式，对于数字，可使用T-SQL数字函数遍历检查数据；对于日期，可利用T-SQL日期函数遍历检查数据；对于文件名和文件备注信息，可利用字符长度函数进行文本长度的校验。

（二）数据预处理

数据预处理工作包含数据清理、过滤和转换等一系列的操作，它们是提高数据质量的重要环节。具体的实施过程包括：

1. 数据类型转化。因为Excel是以文本方式存放记录，如文档份数、页数等信息都是文本文件，如果不将类型转换，很可能导致查询和分析错误。

2. 文本字符长度转化。在SQL数据库中，文本字符长度超长，一般超过255个，在数据库处理时，系统会出现“文本被截断”的错误提示。针对这些错误，在处理数据时，除前期人工处理方式，也可以使用数据库脚本方式，截断多余字符。

3. 时间维度表转化。文档处理中很多记录都是时间属性，在分析数据时经常要对有关年、月、日、时信息进行聚集、汇总和分析，对应的数据处理函数依次为：Datename（yy，docdate），Datename （mm，docdate），Datename（dd，docdate），Datename（hh，docdate）。

4. 聚合数据实现。借助SSIS聚合工具，可将各类聚合条件利用数据流中聚合组件实现，也可借助T-SQL语句聚合函数实现。数据模型可针对文档编制对象、种类、处理时间等开展数据聚合操作，如对收文数据可按单位、年、月，计算收文次数，收文份数，收文页数等。

（三）数据生成

数据生成是根据业务需求对数据进行的抽取和集中，主要是通过对SSIS中SQL脚本的调用来实现。以设计澄清单数据为例，现场文档模型要定期产生文件的处理情况监测数据，该数据包含设计澄清文件的施工单位上报时间、总承包商审查完成时间、上报设计部门时间、设计部门审批返回时间、返回施工单位时间。根据上述时间属性，具体分析文件处理过程，可能出现以下四种状态：正常审批完成、非正常审批完成、审批过程中以及审批退回。

（四）结果展示

结果展示可以采用Excel数据表格并辅助图表的方式，利用SSIS编制Integration Services项目部package包，设置OLEDB数据源（OLEDB Source）和目标数据源（Excel目标文件）。数据分析人员可用图表进行数据展示，如按时间维度月、并按单位维度生成汇总数据，为总承包商提供优质的信息文档服务。

四、结语

在充分研究档案管理理论和数据挖掘理论的基础上，构建EpC总承包商现场文档管理模型。该模型利用SQL Server SSIS技术实现数据挖掘，对数据结果进行展现、分析和评估，可以对现场文件进行整体有效的管理，实现文件高效流转和多个文档管理信息系统集成，满足施工现场各项业务要求。同时在文件的传递、归档、信息跟踪、结果展现、文件查询过程中体现出简洁、方便和高效的特点，可以为项目管理人员提供有效信息和数据支持。

（本文系2015年河南省教育厅人文社会科学研究一般项目“韩国永租房制度对我国保障住房形式的启示”的研究成果，项目编号：2015-QN-021；2015年安阳师范学院大学生创新基金项目“安阳市新农村建设规划调研与实践”的研究成果，项目编号：ASCX/2015-Z148）

（责任编辑：李淑芳）

参考文献：

［1］王珍珍，武轶楠.工程总承包在工程承包领域中的应用［J］.合作经济与科技，2010，（6）.

［2］王黎平.建设项目档案工作实务［M］.北京：中国档案出版社，2009.

［3］徐国际.浅谈施工单位工程档案的管理［J］.兰台世界，2013，（3）.

［4］王晓刚.国网基建施工电子文档管理系统的设计与实现［D］.成都：电子科技大学硕士学位论文，2012.

中图分类号：G272.4

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0085-03

作者简介：

张晓兵（1983—），男，河南巩义人，安阳师范学院建筑工程学院讲师，硕士。

苏永波（1983—），男，河南南阳人，安阳师范学院建筑工程学院讲师，硕士。

孙熙博（1990—），男，河南驻马店人，安阳师范学院建筑工程学院助教，硕士。

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