企业人事档案管理中几点体会

文/刘彬

企业人事档案管理中几点体会

文/刘彬

企业人事档案工作从被动应对到主动服务确保企业人事档案管理更加全面、准确、规范，为企业人才队伍建设提供真实、有效的信息

企业人事档案是企业员工个人信息的载体，是企业选拔管理干部的重要依据。管好、用好企业人事档案，对企业干部队伍建设有着极其重要作用。随着电力体制改革深度的不断加大，各单位人事档案管理存在的问题也逐渐显现。

一、企业人事档案管理存在的问题

1.宣传工作不到位，领导认识不足。

企业人事档案管理是一项默默无闻的工作，长期以来形成了人事档案“讲起来重要，排起来次要，忙起来放下，用起来需要”的局面，档案管理工作始终处于一种应付的被动状态，致使该项工作难以以优质的质量为企业的干部队伍建设服好务。

2.人事档案归档不及时，且不齐全完整，准确规范。

企业人事档案收存的是企业员工履历、入党、入团材料、工资资料、学历、职称、干部任免等方面的有关信息材料，具有重要的凭证价值和参考价值，人事档案只有齐全、完整、准确、规范，才能真实地反映企业员工自身的成长历史和人生轨迹。在去年公司人事档案整理及系统各单位人事档案大检查中发现一些单位的人事档案缺少干部年度考核表，个人工资资料不连续、干部任免审批表或履历表中未加盖公章等不规范材料。

3.专业管理人员配置不足。

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案需要专人管理，单独存放。由于体制改革，大多数企业从事人事档案管理的人员往往身兼数职，对档案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用档案电子信息化管理系统，费时、费力，因此严重影响了档案管理水平。

4.人事档案的利用、开发不够。

从目前企业人事档案管理看，人事档案的利用率较低，作用尚未充分发挥出来。企业人事档案查阅一般也都是自然情况、简历、职称、工资、任职时间等，工作处于一种被动的服务状态。这种现象使企业人事档案的功能越来越弱化。

5.管理手段落后影响企业人事档案完整性与安全性。

由于管理手段较陈旧，一些单位未设人事档案库房，人事档案保管未能做到办公、查阅、保管“三分开”，档案保管的“八防”措施也不到位。

二、加强企业人事档案管理的几点建议

1.加强领导，提高认识。各单位领导应高度重视企业人事档案管理工作，要将人事档案管理工作纳入到单位的议事日程中，要建立企业人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导，督促人事档案工作的健康发展，发现问题及时解决，进一步推进企业人事档案工作发展。

2.完善人事档案管理制度。进一步完善企业人事档案的各项管理制度，档案工作要做到有章可循，有章可依。企业人事档案管理是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有制度的制约，将无所适从，企业人事档案管理部门要对该企业人事档案材料的收集归档及转进转出管理进行严格规定，确保企业人事档案管理更加全面、准确、规范，为企业人才队伍建设提供真实、有效的信息。

3.注重人事档案的材料收集。提高企业人事档案管理水平。档案管理人员必须按照人事档案管理制度及时收集与人事档案有关的各种资料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求和手续不全的材料要及时予以退回补办，确保人事档案的齐全、完整、准确、真实。同时，建议各企业人事档案部门，将企业代为员工缴纳的各项保险材料纳入到个人档案中去，为员工个人福利和企业的稳定提供真实的凭证依据。

4.采用现代化管理手段，加强企业人事档案管理建设。企业人事档案现代化管理是企业人事档案服务于人事工作、人事制度改革和发展的根本需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术处理，将文字、图片、声像等资料转变数据服务，既方便利用者又提高人事档案工作的效率和质量，同时，档案的安全保管也能通过现代化手段得以实现。

（作者单位：大唐陕西发电有限公司）