科研档案的建立与管理体会

文/李毅

科研档案的建立与管理体会

文/李毅

为了更好的服务和促进科研事业，科研战略部门必须主动地查找、剖析、研究科研档案事业在其发展历程中出现的众多情况，从而用更为长远的发展理念和措施来解决科研档案工作中出现的新问题

为了更好的服务和促进科研事业，科研战略部门必须主动地查找、剖析、研究科研档案事业在其发展历程中出现的众多情况，从而用更为长远的发展理念和措施来解决科研档案工作中出现的新问题。科研档案是在科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料。由于科研档案的建立和管理是整个科研档案事业的重要基础和主要环节，所以本文主要就科研档案事业的建立与管理两大部分阐述一些个人的新想法和新体会。

一、科研档案的建立

1、科研档案的建立目的

科研档案的建立目的主要是安全保管科研档案，提高科研档案利用效率，发挥科研档案价值，促进科研新项目（课题）申报。

2、科研档案建立驱动主体

根据现有课题来源与相关介入主体，科研档案建立驱动主体主要有：

（1）科研实施主体。这种情况与科研课题的来源关联性不大。科研实施主体依据科研管理需要，制定科研档案建立方法与管理制度，选定科研档案管理人员，购置科研档案办公用品、存贮介质、查询工具等必需品，这种情况下科研档案管理对象单一，管理内容较少，管理工作量不大，课题内人员利用档案频率较高，而课题外人员利用档案频率较低。

（2）科研上级主管单位。科研课题一般来源于上级主管单位。科研实施主体既要依据科研管理需要，也要根据科研上级主管单位管理需要，选用并制定出适合的科研档案建立方法与管理制度。由于课题逐年增多，上级主管单位要求与本单位有所不同，所以除在资金、人员等投入较多外，对科研档案管理人员的管理素质也提出了较高要求，此外，档案管理期间课题外人员利用档案频率一般低于课题外人员利用档案频率。

（3）科研实施主体直接管理单位。一般情况，科研课题主要来源于科研直接管理单位，有时也来源于上级部门或其他合作单位。由于这种形式下一般科研课题较多，科研形式多样，科研规模不一，所以在科研档案建立方面需要投入较多的精力、较多的时间和资金，同时对科研档案管理人员的要求也最高，课题内外人员利用档案的频率均较高。

3、科研档案建立途径

首先，在科研档案建立前先摸清未来科研档案系统的建立目标，这些目标包括建设规模、科研类别、信息化程度、服务领域、服务效率、服务理念、系统灵活程度等；其次，再根据以上目标具体展开。通常，科研档案的建立主要涉及三个要素，既人、财、物。在科研档案的建立过程中，按照建立目标分别对人、财、物进行分解并进行问询与论证。

4、科研档案建立必需资源

（1）行政力量

由于在科研档案建立的过程中需要较多的人力资源配置，资金的申请与支出，办公用品及其他相关仪器设备的购置与调运等，而单靠科研档案建设部门单一的力量显然是很难完成这些任务的，所以行政力量的强力介入是不可缺失的。

（2）技术供应

在科研档案建立中，如果没有一定技术的强力支持，可以想象即使勉强建立起的科研档案部门，可能会在以后的长期管理中遇上更多的问题，继而造成前期资源的可能浪费以及后期对科研档案的高效利用。

（3）资金支持

在科研档案建立前期需要较大资金的投入，如科研档案管理人员办公条件的投入、科研档案存贮设备的投入、科研档案人员的前期培训投入等，而在科研档案管理过程中仍需要不断的资金投入，如管理人员素质及技能的提高培训、加强信息化建设硬软件的投入等。

（4）人力资源

随着信息化建设步伐的逐渐普及，科研档案对人力资源的需求已经由单一的专业性要求变成既要懂管理又要具备多项技能，同时还要具备新理念的复合型人才要求。只有充分满足以上要求的档案管理人员，才能完全适应科研档案初期建立和后期管理的需求，才能在科研档案事业中有一番作为。

二、科研档案管理对象

科研档案管理的对象主要包括：申报书、任务书、经费预算书、执行计划、执行情况报告、经费使用情况报告、科研成果报告、实验报告、影像或照片、成果鉴定、经济和社会效益证明材料、成果奖励申报及审批材料，获奖证书等。

1、科研档案管理模式

根据我国目前科研档案管理的现状，可将其分为两种模式：一种为单一管理模式，另外一种为双重管理模式。单一管理模式是指科研档案的管理主体为一个，这种形式一般适用于科研课题保密性要求较高的管理部门，其不但有利于科研课题的统一集中管理，也有利于科研资料的统一查阅，但不利之处是科研档案管理部门工作量较大，科研资料的使用要求严格，有时甚至也会影响到新的科研课题的申报。双重管理模式是指科研档案的管理主体为两个，这种形式一般会以一个科研档案管理主体为主，另一个科研档案管理主体为辅。这种形式可能在一些科研课题保密性要求不高的部门多见，其不利之处是科研资料管理分散，容易外泄科研内容，有利之处是科研课题管理主体的工作量相对较少，科研资料查阅特别是对针对性很强的单一课题查阅速度很快。

2、科研档案管理手段

（1）制度手段

通过制定严密的科研档案管理制度并在日常管理中严格加以实施是科研档案管理常用的管理方法或手段。在制定规章制度时要重点考虑以下几个方面：程序管理、级别管理、人员管理、设备管理。程序管理就是通过制定科学的科研档案收集程序、保存程序、使用程序，从而促使科研档案最大程度的完整收集、安全保存并高效使用。级别管理就是在对科研档案的重要性进行综合评估（主要依据科研档案的来源级别、社会效益、经济效益以及其他指标），按照评估结果对科研档案分类定级，不同级别制定并实行不同的管理措施。人员管理就是要对科研档案管理中每一个程序涉及的科研及科研档案管理人员进行教育、培训与合理配置。设备管理就是通过现代科技设备及信息化技术的使用来最终达到科研档案的安全保存与高效利用。

（2）法律手段

近几年来，由于一些科研项目或科研档案部门负责人忽视了科研人员或科研档案管理人员日常的法律法规宣传教育，最终致使某些科研人员或科研档案管理人员自觉不自觉的外泄了科研或科研档案的重要内容，从而对我国科研事业以及国家安全造成了很大的损失。为了避免以上情况的再次出现，必须加强科研人员或科研档案管理人员法律法规（如《档案法》、《科学技术档案工作条例》等）的宣传与教育，必须让法律法规教育成为我国科研或科研档案日常管理的重要手段。

（3）技术手段

技术手段是科研档案管理中重要且不可或缺的重要组成部分。随着现代科技的日新月异，许多基于电子信息技术的成熟管理方法可逐步引入到科研档案的日常管理工作之中，从而加大科技手段在科研档案管理手段中的比重，最终促使传统科研档案管理模式转变成为基于信息技术的现代科研档案管理模式。

3、科研档案管理创新

（1）管理机制创新

科研档案的管理机制是指科研档案管理系统的结构和运行机理。科研档案的管理机制决定着科研档案的管理功效，是科研档案管理的核心问题。科研档案的管理机制表现为运行机制、动力机制和约束机制三个方面，其创新也是围绕着这三个方面进行的。

（2）管理方法创新

传统的科研档案管理方法一般是依照行政命令电话或其他形式要求科研单位提供相应的档案资料，这种形式的缺点在于有时会遗漏某些重要档案资料，或者收集的档案资料内容不能完全反映要求，所以必须在档案资料收集方法上进行创新。

（3）管理技术创新

管理技术的创新是科研档案管理实现规范化、科学化、高效化、自动化的重要途径之一。技术创新要围绕科研档案的所有过程（收集、保管、利用等）全面展开，从而最终促使科研档案的传统管理方式（即人工管理）逐渐转变为基于自动控制技术、计算机网络技术与现代通讯技术的现代管理方式上来。

（作者单位：陕西省肿瘤医院科教与学科建设部）