基于科技档案的信息化管理探究

2016-01-28朱惠怡

大科技 2016年10期

关键词：档案管理科技信息化

朱惠怡

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司四川成都 610072）

基于科技档案的信息化管理探究

朱惠怡

（中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司四川成都 610072）

企业的科技档案是企业生产、建设、科研、管理工作的实时记录，包括图纸、图表、文字、声像及数字等多种载体形式。能否做好企业科技档案的现代管理直接关系到企业工程建设质量的优劣，以及企业长久发展的时限。目前，实现科技档案的信息化建设已经成为了水电企业形成现代化管理体系中备受关注的问题。企业科档案的信息化管理可以促使科学技术向现实生产力渗透和转化，促进生产力的发展。因此，本文基于水电企业科技档案信息化管理进行探究，以促进企业的档案管理改革发展。

科技档案；信息化管理；优化

引言

搞好水电企业科技档案的管理工作，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护水电企业管理历史真实面貌的一项重要工作。因此，必须以科学发展观为指导，加快推进水利水电科技档案的科学管理进程。

1 科技档案管理的概述

科技档案的形成并不是在某个阶段，而是工程从开始到结束的整个过程，科技档案的建立能起到维护企业发展的重要作用，同时也是我国水利水电建设事业的珍贵财富。专业性是科技档案管理建设的重要方面，建立程序、内容的链接、专业的交叉都必须建立在专业性的基础上。除此之外类型和种类的多样性也是档案管理的特征，在建立档案的各个阶段、各个专业都是不可或缺的。在工程建设的勘察设计阶段就应该开始档案建立工作了，按照社会上存在的档案建立规则来开展一系列的文件整理，这也说明了当前的科技档案管理存在着一致性，和其他档案管理相比，科技档案在归档之后更具有现实性和实践性，能够对实际的工程建设进行指导。要想实现科技档案的现代化管理，就必须结合实际工程的特点，在建立档案的时候，使用任何对建档有帮助的方法和技术，树立档案管理人员现代化管理的意识，进一步提高档案管理的水平，发挥出档案管理对工程建设的重要作用，促进企业的经济发展。

2 科技档案管理信息化建设的必要性

随着互联网时代的到来，必不可少有大量数据，各种各类的数据会集中在数据记录部门。为了加快工作效率，提高工作质量，解放人力，响应国家科技发展战略，新兴的科技档案管理信息化可谓是解决了这一大战略性问题。因此使得档案管理理论管理、手段及管理模式的竞争力逐渐提高。档案存放空间不足等技术环境发生深刻的变革，抓住机遇准确地提供有建设性的提案。准确地提供相关科研信息，辅助领导进行科研管理决策，让信息资源为各项管理和决策提供有效的保障。科技档案管理信息化建设是适应科学研究发展，为科研管理人员开展工作提供便利的最佳法则。

基本的传统的人工档案管理模式工作效率低，无法适应工作量的增多，信息输出量增大的综合性特点。如今，信息来源的广泛性，对档案工作的要求也越来越高，传统的人工档案管理并不能实现科学研究和科研管理工作的衔接。因此，服务于科技档案的工作人员，就必须努力加强科技档案管理信息化的建设。需要以档案为主体的企业实现科技档案管理信息化，能通过科技档案管理信息化建设。字迹蜕化等现象无法遏制，信息时代的到来管理成本较大。最大限度地实现档案可以实现科研工作中心和科研管理的对接，为了社会的科技发展提供便利。

3 科技档案信息化管理的现状

3.1 企业对于科技档案信息化不够重视

在科技档案管理的信息化建设和应用的过程中，部分企业不够重视，既没有充分地认识到科技档案信息化应用的价值和意义。对于科技档案信息化建设认识不够，没有将科技档案信息化作为企业管理中的重点内容。不少企业对于科技档案信息化应用还处于盲口阶段，既没有做好科技档案信息化的准备，缺少完善的决策，也没有制定针对性的管理规划方案等。部分企业对于科技档案管理的思想和观念落后，不能充分利用现有的信息化技术来推进科技档案管理工作。

3.2 科技档案利用范围小，作用有限

各基层科技档案馆、室服务对象大都局限于本单位的科技人员，科技档案利用范围极小。由于科技信息缺乏流动，对于全国来说，可能同一科技成果会产生重复科研经费投入和重复科研劳动，这样不仅占用国家大量有限的科研经费，而且也使科技档案的经济效益大打折扣，当然科技档案对促进经济建设的重大作用也不能达到最大化。

3.3 档案管理设备、手段、技术和服务等方面满足不了信息化要求

档案设施老化、设备陈旧也是造成许多档案面临风险的主要原因，如防火、防虫害、防腐蚀等措施跟不上，许多档案面临被毁的危险；不能采用先进的信息技术手段来管理科技档案，造成查找繁琐，降低了使用效率；档案为企业赢得效益更未有充分显示出效果，尤其是利用己有的档案资料进行技术的比对、设计的优化、施工技术创新、工艺上的借鉴等工作还没有真正开展起来，许多宝贵的水电工程技术成果尤其是科研成果，没有为企业真正创收增效做出应有的技术贡献。

4 加快水利水电科技档案管理的信息化建设

4.1 加强科技档案管理的人力资源建设工作

企业管理人员要高度重视科技档案信息化应用工作，做好企业档案信息化规划，并且将科技档案信息化建设纳入到企业管理中。对于企业科技档案信息化建设和应用来说要按照现代档案管理的要求，主动地转变传统观念，解放思想，对于科技档案信息化建设和应用要做好计划和安排。企业应当设立专门的科技档案管理部门，配备专业的科技档案管理人员。在档案管理队伍建设上，要着力引进具有档案、信息技术背景的专业人才，提高他们的业务能力。要加强对企业科技档案管理人员的培训工作，使档案管理人员能够及时地了解和掌握最新的科技档案管理信息技术，掌握一般的档案管理知识。不断提高企业档案管理人员的业务素质和知识水平，实现科技档案管理由传统方式向信息化方向转变。

4.2 深入了解企业及市场需求，促进科技档案的利用

要把科技档案管理放到企业生存和发展的高度来认识来作为。企业的发展是第一要务，科技档案对于水电勘测设计院来讲，是多年技术的积累也是产品的积累，更是技术实力和优势的储备。企业在市场竞争中要长期地不断地调用、借阅、使用、利用这些技术档案，从工程的承揽到工程投运的各阶段，尤其在规划、可行性研究、设计、施工各阶段，每当遇到技术问题，进行相似、相关水电工程的研究、比对、借鉴，必要时可以用文字式、图形式、数据式、声像式、使档案所起到的作用和体现出的优势更加显著，在企业效益提升的过程中档案自然也做出了应有的技术贡献。

水电科技档案是一种特殊的技术资源，更是企业参与市场竞争的背景资源和“靠山”。科技档案不应该是躺在那里的死档案，而应该依据市场和社会需求，挖掘档案在企业效益最大化中所起的作用和价值才是档案管理的新理念、新思维。这就需要档案管理者不仅仅是认识上清楚，行为上也要跟上时代的节奏。分析市场需求和社会需求，在档案被其他企业或单位使用、借阅和利用中，以及资源共享中搭建沟通市场和社会的信息平台，达到互惠互利的目的，为企业谋取或赢得新的利益，使档案管理有一个新的立足点和出发点，实现在市场竞争中的新作为。

4.3 引进现代科技档案管理信息设备

要实现科技档案的信息化和数字化，要引进现代科技档案管理设备，这是科技档案信息化的基础。因此应当加强对档案管理系统的投入，通过不断完善档案管理系统，更好地服务企业的发展需要。首先从资金上解决短缺的现象，因为在系统的日常维护和升级的过程中常常需要和专业的软件公司合作，所以其维护费用比较高。同时档案管理的信息化技术也对硬件的要求比较高，这都需要比较多的资金投入。要正确选择符合企业科技档案管理的软件和系统，系统应当具有兼容性强和便于升级性，能够和办公自动化系统等连接起来，符合档案信息化建设的要求。在现代科技档案技术条件下，做好科技档案案卷、文件的输入、查询和维护工作，提高文件的利用效率。通过原文输入以及扫描等方式，实现科技档案的检索和查询，最终建立公司科技档案信息化管理平台。在网络化的平台下，可以借助局域网等形式为企业各部门提供科技档案查询服务工作。在企业内部信息网站中建立档案信息子页，并且将档案查询和档案管理系统链接起来，企业内部工作人员根据各自的权限进入系统查找自己所需要的文件信息。在信息化条件下，能够借助局域网和因特网等形式，实现科技档案的网络化服务，这种服务方式能够突破地域和空间上的限制，为社会以及其它用户提供科技档案信息查询服务，从而实现科技档案信息资源共享。