浅析煤炭企业在改制过程中如何强化档案管理工作

王玥东北煤田地质局一O三勘探队

浅析煤炭企业在改制过程中如何强化档案管理工作

王玥
东北煤田地质局一O三勘探队

目前，我国的煤炭市场正处于最为困难的时期，由于煤炭需求量的不断下降，仅煤炭企业的煤炭库存就达到了1.1亿t，通过改制来寻求煤炭企业的转型升级成为了一众煤炭企业的共识。而在这个改制过程中，煤炭企业的档案管理部门如何通过强化档案管理工作，让档案管理工作更好地为煤炭企业改制服务，成为了档案管理部门必须深思的问题。

煤炭企业；改制；档案管理

一、前言

档案管理是企业经营管理中不可或缺的重要工作之一，它是对企业所有经营管理活动的有效记录，贯穿着企业经营、管理、采购、生产、销售等诸多环节，同时也是企业文化的重要组成部分之一。随着煤炭企业寻求通过改制来实现转型升级[1]，再这样的形势背景下，煤炭档案管理部门也面临着新的挑战，必须积极思考如何进一步强化档案管理工作，使其更好地应对煤炭企业在改制过程中的更多变、更多元的要求[2]。

二、改制过程中档案管理工作存在的问题

首先，忽视档案管理工作。即使是在改制前，许多煤炭企业也并未对档案管理工作引起足够重视，并未将“档案”看作企业重要的无形资产来看待，也就不可能档案管理工作作为企业软实力来加以打造了。而在改制过程中，企业的工作重心也更加投向了企业改制，因此对企业档案管理工作也就更加忽视了。其次，档案管理相关制度不完善。煤炭企业在改制过程中，主要有两条准绳横贯在档案管理工作中，一是档案管理相关法律法规，二是各煤炭企业内部制度对档案管理工作的规范与监督。但是这些法律法规以及规则制度中的条款大多比较大条，没有在细节上对档案管理工作给予详细的规定，也就无法有效指导档案管理工作更好地开展。再次，档案管理手段较为单一。虽然目前计算机信息技术在各个行业都得到了广泛且充分的应用，为人们的各项工作带来了诸多便利。但是由于煤炭企业对档案管理工作的不重视，导致目前煤炭企业的档案管理手段仍然较为单一、落后，现代化水平不高，信息化程度不足。当企业在改制过程中需要调用大量档案的时候，此时档案管理部门的服务效率就显得捉襟见肘，间接影响了煤炭企业的改制进程。最后，档案管理人员综合素质不高。由于平时对档案管理工作的不重视，因此在改制过程中，管理层对于档案管理人员的解聘或任用也就显得不是很在意和慎重，这就导致新任用的档案管理人员也许并不具备充足的档案管理专业知识以及熟练的专业技能，有的企业甚至还可能存在其他岗位人员兼职档案管理工作的情况。这些都可能导致原本应当详细记载的文件被草草记录，原本应当及时整理的档案文件没有获得及时整理等等，当企业改制需要调用这部分档案的时候，档案部门无法立即拿出来。

三、改制过程中强化档案管理工作的对策

（一）提高档案管理工作意识

煤炭企业领导层对于档案管理工作的重视程度将直接影响企业全体成员对档案管理工作的重视程度，直接影响煤炭企业的档案管理工作能否做好，尤其是在煤炭企业改制的关键时期，煤炭企业领导层更应当充分认识到档案管理工作在企业改制过程中发挥的重大作用，从而对档案管理工作引起充分重视，并积极采取可行措施来提高企业全体成员的档案管理意识，要求企业各个部门、各个成员必须积极配合档案管理相关工作，从而在全企业形成一股良好的档案管理氛围，让企业档案管理部门也能趁企业改制这个关键时期对自身也进行改制，对档案管理相关工作积极予以改革和完善，努力促使档案管理工作更加高效化，从而更好地为企业改制服务，为企业后续发展服务。

（二）完善档案管理工作制度

健全完善的档案管理工作制度即使煤炭企业提升档案管理工作水平的根本举措，同时也是加强档案管理制度约束力度的重要手段。完善的档案管理工作制度应当包含详细的档案归档制度、档案保管制度、档案利用制度等等各个方面，要涵盖档案管理工作的方方面面。此外，档案管理工作毕竟涉及到煤炭企业各个部门，涉及到企业每个成员，不能仅仅依靠档案管理部门独自作战，而是要各个部门、各个成员积极配合企业档案管理工作的相关流程，因此煤炭企业还应当对这方面制定相关规章制度，用于约束和促使大家对档案管理工作的重视力度与配合力度，进而提高档案管理工作效率。

（三）更新档案管理方式方法

为了有效提高档案管理工作水平，煤炭企业档案管理部门应当积极地将先进的计算机信息技术应用到档案管理中来，更新档案管理方式方法，实现档案管理工作的信息化。这直接影响着档案录入的灵活性与及时性，影响着档案管理工作的成效和成果。为了实现企业档案资源的最大化利用，档案管理部门还应当增强档案工作服务意识，积极采取可行的措施为企业快捷提供档案服务。比如档案部门可以在企业官网中建设档案部门网页，为企业成员提供档案查询、浏览、下载等服务。比如为了提高企业电子文件、数据资源等档案信息的利用效果，统一提升企业总体的数据资源应用效果，大型煤炭企业还可以根据自身组织管理、业务规范、数据标准、储存安全等实际情况，构建企业统一的数字档案馆[3]，有效解决下属企业较多，每个分支企业都有自己的档案数据标准，都有自己的档案管理标准这一弊端。

（四）提升档案管理人员素质

为了有效提升档案管理人员综合素质，使其更好地满足新形势下煤炭企业档案管理工作的需要，煤炭企业还应当对档案管理人员加强教育培训。一方面，对档案管理人员加强档案管理专业知识、专业技能培训。煤炭企业可以通过开展各类学习交流活动[4]或者专业知识技能培训活动，不断提升档案管理人员的专业知识储备、专业技能水平。一方面，对档案管理人员加强计算机信息技术方面的知识和操作技能的培训，使其更好地满足档案管理信息化实际需要。一方面，要提升档案管理人员的档案管理意识，要使其充分认识不断提升档案管理水平对于煤炭企业改制、以及后续发展的重要意义，只有当档案管理人员形成了正确的思想认识后，才能有助于煤炭企业档案管理工作获得突破性的进展。

[1]仵明丽.新常态下煤炭企业转型发展的思考与实践[J].中国煤炭，2015，（03）：30-32.

[2]王红.新常态下对煤炭企业转型发展的思考[J].经贸实践，2016，（02）：345.

[3]李艳梅,赵敏.煤炭企业档案服务工作创新[J].山东煤炭科技，2016，（05）：192+194.

[4]郭莉.新时期推动煤炭企业档案工作创新发展的研究[J].办公室业务，2016，（07）：90.