高校档案管理工作中信息资源的开发利用

刘萍南阳医学高等专科学校

高校档案管理工作中信息资源的开发利用

刘萍
南阳医学高等专科学校

高校档案是重要的信息资源，对其的开发利用，不仅是高校发展的要求，更是档案服务工作的必然要求。随着现代化社会的不断发展，档案管理工作不断优化，信息资源更是成为了人们在新媒体时代下的一种迫切需求。本文阐述和探析了高校档案管理中信息资源开发利用的现状及普遍存在的问题，探讨了开发利用信息资源的措施，并针对存在的问题提出了相应的对策。

高校档案管理；信息资源；开发；利用

一、高校档案管理工作中信息资源的开发和利用所存在的主要问题

（一）档案信息资源的标准化体系未建成

为了便于档案资源的开发和利用，档案信息资源的开发必须实现标准化，在同一的标准体系下进行运作，这也是实现档案信息资源充分共享的前提。而现阶段高校档案信息资源的开发利用却没有统一的标准，如收集工作没有明确的要求，信息收集的内容、范围界定都不够清楚，错收、漏收、多收的现象时有发生。没有相对标准的信息资源管理体系，那么其结果就是需要利用的资源找不到，不重要的资源比比皆是。一些高校档案管理工作没有受到学校领导的高度重视，因此档案人员在开展档案信息的收集工作时常常受阻。

（二）档案信息资源馆藏种类不全

档案信息资源的种类和数量的齐全程度制约着档案信息资源的开发和利用程度。随着高校档案管理信息化时代的来临，很多高校的档案库和档案馆都不再能满足于档案信息资源的增加，甚至一些高校设备不齐全，严重影响了档案质量和收集时间。从馆藏的结构上，主要是分为教学、科研、文书三大类别，但是各高校又各有自己的侧重，有的重视基建档案，有的重视财务档案管理等，都在不同程度上存在的轻重不等的结构不合理状况。

（三）档案信息资源的信息化建设薄弱

随着信息化时代的来临，虽然大多数高校已经配备了较好的基础设备，但是不少高校由于认识不足，错误地认为信息化就是数字化，因此即使硬件设备够强大，但是日常工作也只是在维持着简单的管理，很少应用专门的档案管理软件，存在着重硬件轻软件的思想，高校档案管理信息化的建设较低，信息资源很难在网络化环境下传递，从而影响了档案信息化发展水平。

（四）档案信息资源的安全与保密意识薄弱

新媒体时代的到来，人们获得了更多、更快的信息交流和资源共享的方式，但是这个过程中很多问题也逐渐暴露出来，其中高校档案信息管理系统安全性问题愈发显著。目前高校中很多档案设备和信息系统中的软件系统都是从发达国家进口，信息资源的安全性难以保证，这就导致了档案信息资源开发利用的效率低下，甚至很多涉及保密要求的档案信息资源不能通过信息系统进行开发利用，阻碍了信息资源的发挥自身价值。

二、高校档案管理工作中信息资源的利用和开发的应对措施

（一）建立档案信息资源统一的标准化体系

档案信息收集和管理的主要功能就是开发利用，如果没有档案信息资源的开发使用，信息化建设就失去了意义。只有建立档案信息资源的标准化体系，实现档案信息资源在各个信息系统中实现充分的共享和互通，才能实现档案信息资源的充分利用。因此，在档案信息资源开发利用过程中，要树立正确的思想观念，主要分为三个方面：首先，要树立信息化的观念，了解信息资源就是核心竞争力，把信息资源的开发利用上升到战略层面，积极进行信息资源的开发和利用。其次，要树立信息共享的观念。信息资源只有充分共享才能最大程度的发挥其价值，实现效益的最大化。然而，现阶段档案管理工作中条块分割的工作方法是不利于信息共享的，因此要改变传统的思想观念，注重信息共享。最后，要树立需求导向的观念。档案管理的主要作用是档案信息资源的利用，因此，在进行档案信息建设过程中要充分了解档案使用者的切实需求，并以此为基础去进行档案信息资源的开发利用工作，确保档案信息资源能满足相关方的切实需求。

（二）档案信息资源开发利用要统一规划

档案信息资源开发利用是个较为繁复的工程，涉及的细节较多，情况复杂。因此，要对档案信息资源的开发利用进行统一规划，利用团体的力量来加快其发展。因此，要从战略层面对档案信息资源开发利用工作进行规划和设计，采用自上而下的方式，各职能部门在战略规划的基础上确定自己工作的职能和目标。同时，要制定出统一的档案信息管理的制度和标准，确保各职能部门在统一的标准下开展工作，实现信息系统的综合集成。

（三）加大投入，完善相关机制

档案信息资源的开发利用是档案管理的重要职能，也是档案信息化建设的核心目的，因此，要加大档案信息资源开发利用工作的投入，要重视档案信息资源开发利用的价值，在人、财、物方面给予其充分的支持和倾斜，为信息资源开发利用工作打下坚实的基础。同时，要完善相关的机制，给信息资源开发利用工作以机制保障，主要分为三个方面：首先是要完善数据更新机制，为数据使用者提供及时、准确的数据和信息。其次是要完善数据共享机制，要从战略层面制定信息共享相关的法规制度，并确立日常工作中的信息交换机制，实现信息共享。最后要完善日常应用机制，要建立良好的氛围，提倡各职能部门去进行创新，使档案信息资源开发利用工作在应用中不断向前发展。

（四）确保档案信息资源安全，提高效益

档案信息资源的安全性是档案信息资源开发使用的前提。虽然档案信息资源只有实现充分共享，才能使其得到充分的利用，然而，信息资源的充分共享是以安全性为前提的，若档案信息资源失去安全性，就不可能充分发挥信息资源的价值，甚至还会带来反作用。因此，要树立严格的安全意识和保密意识，确保信息资源的安全性；要做好数据保密工作，对数据进行加密，设置防火墙，通过这些技术措施来保证信息资源的安全性；要建立完善的管理制度，避免制度漏洞。总之，要采取一切措施，在确保信息资源安全性的前提下进行信息资源的开发利用。

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