归档文件整理规则实施后的思考和转变

窦冬梅济南市勘察测绘研究院

归档文件整理规则实施后的思考和转变

窦冬梅
济南市勘察测绘研究院

在归档文件整理规则实施以后，对文书档案的管理方式有一定转变，这在一定程度上影响了档案的整理。在这一背景下，必须在实践过程中总结经验，不断探索新的解决方法。

归案文件；整理规则实施；办公自动化

由于办公自动化的需要，归档的文件变成了两种，一种是纸质文件，一种是电子文件，加上企业的办公自动化水平的影响，所以它们会在未来很长一段时间中共同存在，只有加强对文件的归档整理力度，才可以实现档案管理水平的提高。通过归档文件整理规则实施有利于加强保管档案文件单位的管理。

1、《归档文件整理规则》实施的管理转变

1.1 提高了档案文件管理工作的效率

在过去，文书立卷工作十分复杂，即使有经验的档案管理者也会在具体实践中面临一定的问题。在归档文件整理规则实施以后，利用计算机进行档案管理，每一个文件的信息都被录入到电脑中，简化了档案整理者的工作，有利于提高工作效率。

1.2 《归档文件整理规则》的学习和理解简单，有利于档案工作人员更好的把握

对于基层的档案整理人员来说，其流动速度比较快，加上其专业技能存在差别，所以工作量比较大。过去的立卷人员一方面要有一定的立卷专业理论知识，另一方面还要掌握相关的规范，除此之外，各个档案文件整理者要具有综合分析能力，所以对于档案整理者的要求过高。在归档文件整理规则实施以后，文件整理程序被简化，其工作难度也得到控制，有利于档案整理人员更好的开展工作。

1.3 《归档文件整理规则》推动了档案的整理、保护和利用

在归档文件整理规则的实施以后，档案的整理被简化，这样一来，档案者有更多的时间和精力来进行档案的保护和利用，进一步协调三个部分的关系。对于过去的立卷来说，其档案的案卷是通过多个文件共同构成的，而通过案卷管理，各个档案利用者的档案利用可以更加高效和安全。

2、不同的管理方式带来的思考

2.1 以件为保管单位组织馆(室)藏有利于转变过去的档案观念

通过以件为基础的馆藏或室藏行为，有利于取消过去的“案卷”特征。依据国家的归档文件整理规则可以得知，传统的“案卷”形式被取消，这在一定程度上减轻了档案人员的工作重量，同时也规范了档案整理工作，防止因为个人的因素导致前后立卷存在差异。

2.2 以件为保管单位组织馆(室)藏对科技、声像等门类档案管理不适用

对于《归档文件整理规则》来说，它的应用局限于文书档案，加上文书档案里的单份文件有很高的独立性，所以它仅适用于文书档案。然而，科技和声像的档案管理截然相反。在进行管理时，如果把单份凭证作为基础，那么必然会加剧管理过程和查找过程的复杂性。而对于人事档案来说，它的案卷组成一般是以人为基础的，一旦把一个人的案卷材料打乱进行保管，整个档案整理归档系统都会受到影响。综合来看，对于单份文件保管只适用于文书档案管理模式。

3、加大档案管理方式改革力度，针对问题不断探索新方法

以件为保管单位组织馆(室)藏与以案卷为保管单位组织馆(室)藏在本质上是有很大差别的。对于过去的案卷为基础的档案保管方式来说，它的地位被以件为基础的保管方式取代，而人们的过去的档案管理理念受到冲击。在这一背景下，要继续整合各个方面的资源，共同研究新的方法。在进行研究时，要和文件材料的相关规律相适应，使各个文件之间可以有一定的联系，制定合理的管理和归档方法。另外，要发挥计算机管理和人工管理两种方式的作用，共同进行文书归档工作发展。尽管通过归档文件整理规则的实施可以解决好计算机管理方式和人工管理方式的关系，但是在具体的实践过程里还是有一些问题暴露出来，具体来看，主要有以下几个角度:

第一，因为归档文件整理规则中实施的是文件级管理，所以在实施中职能管理的意义比较突出，一旦出现劳动工资和安全环境等问题时，分类方案要以“职能”为基础进行分类，另外，要利用好“职能”，发挥其承上启下的关键作用。

第二，在实施归档文件整理规则时，部分工作人员的理解存在偏差，他们认为，归档文件整理规则的实施就是把文件排好顺序就是完成任务，这就是对其工作的简化。然而，工作的简化并不代表的是档案人员的不作为，在收集了相关部门的文件资料以后，不能把文件乱放，而是要依据一定的原则和规律整理好档案，保障其有序性，有利于更好的利用档案信息。

第三，习惯使用传统的有分类号和案卷号的查询方式。实施了归档文件整理规则以后，分类号和案卷号被取消，这样一来，在进行查询时要制作一个可以通过手工查找方式进行查找的目录。然而，在找到更有效的途径之前，现在通常是在目录的标题下标明保管期限和盒号。尽管对于每一份归档文件都加以标识，这在一定程度上加大了工作量，但是这一方式的应用效果特别好。

综合来看，虽然在实施归档文件整理规则时出现了很多问题，但是它在解决档案馆的工作中扮演着重要的角色，起到了重大作用。通过归档文件整理规则的实施，立卷工作更简单，对其业务的指导上也要做出一定的转变。在未来的发展中，指导档案工作要加大对执法检查力度的控制，同时还要编写参考资料，实现现代化的管理，这必然需要档案业务指导人员提高个人素质，增强业务能力，逐渐和现代化的发展相适应。除此之外，各个档案管理者要具备档案专业知识，还要有一定的外语基础，对网络信息技术有一定把握，具有一定的应变能力和超强的探索精神。通过提高自身素质，有利于加大对档案学理论和现代化管理知识的把握，有利于和现代化的档案归档整理工作发展相适应。

[1]DA∕G22-2000,归档文件整理规则[S].

[2]曾红.对一个失之偏颇的创新文本的质疑[J].档案学通讯, 2008(2).

[3]姜龙飞.试论信息网络环境下档案管理[J].档案学研究,2008 (1).

[4][美]T·R·谢伦伯格著,黄坤坊等译.现代档案——原则与技术[M].档案出版社,1983.