关于固定资产档案管理工作的探讨

2016-01-28孙丽茹哈尔滨市社会主义学院

科学中国人 2016年20期

孙丽茹哈尔滨市社会主义学院

关于固定资产档案管理工作的探讨

孙丽茹
哈尔滨市社会主义学院

随着社会和经济的快速发展，在当前信息化社会环境下，档案作为重要的信息资源，越来越受到大家的重视。固定资产作为各行各业发展的重要物质基础，在不断发展过程中，各单位固定资产的数量不断增加，这就对固定资产档案管理工作提出了更高的要求。文中对固定资产档案工作中存在的问题进行了分析，并进一步对提高固定资产档案管理水平的措施进行了具体的阐述。

固定资产档案；管理工作；问题；措施

固定资产档案是在固定资产管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表及声像材料等。各单位在固定资产采购、日常管理及处置活动中会形成第一手材料，这部分材料即是固定资产档案。由于固定资产档案涉及的范围较广，具有较强的系统性，是各单位的宝贵财富。因此需要加强固定资产档案管理工作，使固定资产档案能够得到合理的利用，提高单位固定资产的利用效率，更好的体现出固定资产档案的价值。

一、当前固定资产档案管理中存在的主要问题

（一）固定资产档案收集不规范

在当前各单位固定资产档案信息收集过程中存在许多不规范的现象，档案信息由于分散于各个部门，各部门缺乏档案信息收集意识，不能及时将信息进行上交归档，档案收集管理制度形同虚设。这就需要档案管理人员要到各个部门进行逐一收集，但由于档案人员无法参与到固定资产管理活动的每一个环节，这就导致无法有效的跟踪收集，从而导致固定资产档案无法及时归档，容易出现丢失及损坏的现象。再加之当前各单位人员调动频繁，人员调动过程中往往会忽略了固定资产档案的交接工作，或是在交接过程中部分未完成的内容出现了隐瞒及暂停问题，这其中可能就会涉及到档案的收集工作。

（二）固定资产档案整理无序

在固定资产档案整理过程中存在着卷内目录与实际不相符、类别不清、甚至有些档案不全等问。有些固定资产档案中分为多个子目录，而档案管理员在存放档案时出现归类划分子目录不准，在查找档案时无法做到高效率和准确无误。

（三）固定资产档案的综合管理力度不够

当前各单位在发展过程中，固定资产数量越来越多，这也导致固定资产档案管理工作量不断增加。但由于长期以来人们都认为固定资产档案管理是档案部门的事情，与自己无关，这就导致在固定资产档案管理工作中各部门缺乏有将我协调和配合，在这种情况下，单纯的依靠几个专职或是兼职的档案人员很难及时对档案材料进行收集、整理和管理，管理质量很难得到大幅度的提升。

（四）固定资产档案管理纵深度有待加强

各单位在固定资产档案管理工作中，由于档案管理人员对于本单位固定资产信息缺乏深入的了解，再加之业务熟练度不够，这对于固定资产档案的利用和收集效率带来了较大的影响。当前各单位在固定资产档案管理工作中普遍缺乏对声像档案的建设和管理，很多固定资产档案都没有对声像档案进行建档，即使部分进行了建档，但也没有对其进行有效的管理，这对固定资产档案信息化管理的实现带来了较大的阻碍。

（五）固定资产档案从业人员知识结构老化

在当前各单位固定资产档案管理工作中，由于档案管理工作相较于其他工作受到的重视度不够，大家也普遍觉得档案管理工作较为轻松，因此档案管理部门人员普遍年龄较大，年龄结构不合理，这部分人员不仅缺乏专业的档案管理知识，而且对新技术和新方法接受能力较差。其实档案管理工作实际上十分繁琐，需要每一项工作都要细化到每一个环节，对管理人员具有较高的要求。但由于各单位普遍对档案管理工作缺乏重视，不能及时进行人员补充，同时还存在部分兼职人员，日常工作中很少有培训和学习的机会，这就对档案管理水平的提高带来了较大的制约影响。

二、加强固定资产档案管理的措施

（一）加强固定资产档案的收集和整理

加强各个部门对固定资产档案管理的意识教育，主动配合档案员收集固定资产的档案；而档案管理人员也要深入到各部门，主动收集存档所需的各种资料、信息。档案工作人员要参加学校召开的各种会议，多参与固定资产的管理过程，掌握固定资产管理工作的动态，督促及时归档。对于在人事调动过程中不及时交接固定资产档案材料的要冻结调动手续，严格奖惩制度，对于丢失档案的行为要追究有关人员的责任。

（二）加强档案工作的综合管理，整合现有资源

目前固定资产档案主要是纸质档案，电子档案多在建设过程中。设计电子档案的目的是达到快捷、全面、便于统计等特点。新归档的档案，适用电子档案的方法归档，同时新建声像档案；而以前的旧档案多是纸质档案，不适用于电子档案归档。以前的纸质档案可以在电子档案中只建立检索目录，电子档案和纸质档案共存，以尽快实现档案管理的信息化、现代化和科学化。

（三）进一步加强档案队伍建设

各单位需要加强对固定资产档案管理工作的重视，努力提高固定资产档案人员的整体素质，注意日常档案管理人员的培训和再教育，通过针对性的培训，有效的提高固定资产档案管理人员的专业技能和信息化技术水平，加快推动固定资产档案信息化管理的进程，为固定资产档案管理水平的提升奠定良好的基础。

（四）加快实现固定资产档案的信息化管理

当前固定资产档案信息化管理水平普遍不高，部分单位应用了固定资产系统，但与固定资产档案信息化管理目标的实现还存在一定的差距，存在着手工检索和查找的情况。因此需要加快构建固定资产档案信息化平台，将传统管理方式与先进技术有效的结合，加快档案信息传输网络化和信息在线使用的步伐，实现电子数据的共享和综合利用，加快提升固定资产档案的管理水平。