稿件处理流程和稿件排版模板的制作与应用——以《建筑结构》为例

2016-01-21吴定燕朱晓琳

传播与版权 2015年2期

吴定燕朱晓琳王彬

稿件处理流程和稿件排版模板的制作与应用
——以《建筑结构》为例

吴定燕朱晓琳王彬

[摘要]结合《建筑结构》工作实践，介绍采用Microsoft Office Visio软件制作稿件处理流程和采用Adobe Acrobat Professional软件制作稿件排版模板的具体过程，并对制作完成后的稿件处理流程和稿件排版模板的具体应用进行论述。

[关键词]稿件处理流程；稿件排版模板；作者；编辑

[作者]吴定燕、朱晓琳、王彬，亚太建设科技信息研究院有限公司。

一、前言

稿件处理流程和稿件排版模板是编辑工作实践中最基本的两项要素，如何制作合理、直观、有效的稿件处理流程和稿件排版模板也是编辑的一项重要任务。笔者结合自身的编辑实践工作过程，提出采用Microsoft Office Visio软件制作稿件处理流程和采用Adobe Acrobat Professional软件制作稿件排版模板，经过近年的实践，取得了良好的效果。通过稿件处理流程，作者投稿之后有了清晰的认识，并能够迅速了解稿件的具体状态，提高了编辑与作者沟通的效率；通过稿件排版模板，作者投稿前就能基本按照刊物的要求对稿件进行初排，图片、表格、参考文献都基本能满足刊物的要求，给后期稿件的编校处理提供了很大的便利，有效保证了编辑的工作效率和刊物的质量。

二、稿件处理流程的制作与应用

大多数图形软件需要通过长时间的学习和实践才能够实现应用，然而Microsoft Office Visio软件作为Microsoft Office的套件之一，安装Microsoft Office Visio之后，可以采用与Microsoft Office Word类似的操作方法来使用Microsoft Office Visio，但是采用Microsoft Office Visio比采用Microsoft Office Word画图、修改更方便，功能更强大。特别是备有机械、电子、电气、建筑、计算机、管理图表等丰富的绘图模板，使用起来更方便、更理想。Microsoft Office Visio可以用“绘图工具”直接画弧线、曲线，以可视方式传递重要信息。

基于此，笔者提出采用Microsoft Office Visio软件制作稿件处理流程，下面介绍一下具体的制作过程：（1）启动Microsoft Office Visio软件；（2）在模板类别中选择“流程图”中的“基本流程图”，具体见图1；（3）将图1左侧的“基本流程图形状”中的相应图形直接拖曳到图1右侧带网格的界面；（4）双击相应图形，在图形中输入关于流程的解释说明性文字；（5）将各个图形通过“基本流程图形状”中的“动态连接线”进行连接；（6）采用“基本流程图形状”中的“批注”进行必要的解释说明；（7）将制作完成后的稿件处理流程另存为PDF格式，方便阅读。制作完成后的《建筑结构》稿件处理流程见图2。

将《建筑结构》稿件处理流程上传到投稿系统中，供作者查阅和下载，这样作者在投稿时就能够很便捷地了解稿件处理的具体流程，给作者提供了很大的便利。同时，经过多年的实践证明，作者针对稿件处理流程咨询的来电和来信有非常明显的减少，这大大节约了编辑的时间和精力，使得编辑能够将更多的、宝贵的时间和精力投入编辑工作的重心——稿件编校工作中，提高工作的效率。

三、稿件排版模板的制作与应用

稿件经过编辑处理完毕后，采用专业排版软件排版，经过编辑部的三校一读，印刷出版前排版公司会提供PDF格式的文件。另外，Adobe Acrobat Professional软件是办公必备软件之一，它使用用户熟悉的高亮、附

注、铅笔和删除线等注释工具，还可以从其他内嵌应用程序中以注释的形式附加文件。

图1：制作稿件处理流程的用户界面

图2：《建筑结构》稿件处理流程

图3：制作稿件排版模板的用户界面

基于以上两点，笔者提出采用Adobe Acrobat Professional软件制作稿件排版模板，下面介绍一下具体的制作过程：（1）选择1篇已印刷出版的典型稿件，并征得稿件作者的同意，将其稿件作为排版模板，供作者参考；（2）利用Adobe Acrobat Professional软件打开所选稿件的PDF；（3）选择“注释”中的“注释和标记工具”，并点取“文本框工具”（见图3），将文本框布置在页眉的空白处，双击插入的文本框，在文本框内输入解释说明性文字，包括页面布局、页边距、页眉、页脚、页码、文档网格、单或双栏等要求；（4）选择“注释”中的“注释和标记工具”，并点取“标注工具”，双击插入的标注，针对各个典型类目进行解释说明，例如，章节图表和公式的编号、图表及公式的编排格式、基金和作者简介的位置和格式、文献的引用方式和格式等等。制作完成后的《建筑结构》稿件排版模板见图4（以首页为例）。

图4：《建筑结构》稿件排版模板

将《建筑结构》稿件排版模板上传到投稿系统中，供作者查阅和下载，这样作者能够清晰地了解稿件的具体编排格式，在撰写稿件时就按照稿件排版模板对稿件进行编排。经过多年的实践证明，自采用稿件排版模板后，投稿稿件的板式有了非常明显的改善，这给编辑后期的编校处理提供了很大的便利，在稿件编校工作中，将更多的、宝贵的时间和精力投入稿件的内容中，提高刊物的质量。