推进高校档案信息网络建设

武伟王艳

（山东医药技师学院，山东 泰安 271000）

一、档案工作必须主动与市场经济接轨高校档案信息网络化建设,不仅是为了满足高校本身的发展需求,而且是为了满足社会各个领域的需求,从而达到社会化服务的必然途径。科学在发展、社会在进步,在知识经济的挑战和网络信息时代的冲击下,许多新型载体的档案和全新的管理手段方式不断涌现,给专职档案人员提出了更高的要求。随着信息技术的快速发展,对档案人员提高信息处理能力的要求也越来越高。档案人员要适应新形势下的工作,首先就得提高自身的计算机网络水平,学会使用计算机处理档案信息,并能够从计算机数据库中贮存检索档案信息。次之要以用户需求为中心,突出改进与用户相关的档案信息,围绕立卷、归档、编研、鉴定、移交、跟踪、联网、销毁等各个环节开展研究工作,提高检索能力和工作效率。特别是在高校体制改革的今天,随着新的工作不断出现,档案工作将面临更大的考验。因此,高校档案人员也要进行相应的观念调整和思想定位,要改变过去那种盲目追求“小而全”、“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务。多一些创新与果断,结合高校改革,转变更新思想观念,摒弃“守株待兔”和“自有人求”等旧观念。寻找市场,捕捉商机,把档案工作推向市场经济大潮中,提高档案工作的自身价值,使档案工作产生一定的社会效益和经济效益。档案工作必然将融入市场经济之中,它以直接或间接的方式参与到市场经济中去,并努力为其服务。要使档案人员明白:档案信息进入市场首先要有质量意识、效益意识,要根据信息市场的需求开发含“金”量高的档案信息,把能产生较好社会和经济效益的档案信息推向信息市场,在市场环境中体现档案信息价值的最大化。因此,无论从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理信息网络都有其重要的意义。

二、挖掘潜力、苦练内功,适应社会化服务的要求挖掘潜力、苦练内功,这就需要档案管理人员自觉提高自身的素质。专职档案工作人员,不仅需要扎扎实实的理论功底还要具备较强的管理能力和超前的服务意识。档案工作表面上看是一项较为单纯的业务性工作,但是把它放到社会服务来看就不难发现牵涉很多边缘学科。首先,要创建全面配套的信息形式,信息载体不仅包含有书面文字形式还要有电子版形式。次之,利用现代信息技术实现传统的书面工作方式与科学的网上形式并举；三是了解客户需求、按照市场规律调整信息结构；四是提高服务意识,讲究工作效率,眼光盯着市场转；五是编制具有个性特点的功能全面、性能优良、分类合理、文档管理一体化的软件。研究开发与其他文件制作部门和文书处理部门的信息共享途径,实现档案信息的传输网络化、管理自动化、服务在线化。高校档案工作建设要适应新形势、研究新问题,要善于解放思路,创新思路,勇于打破传统的条条框框和管理模式。开发优秀的适用于档案管理使用的信息网络软件,是实现高校档案管理信息网络化的前提。技术含量高的档案管理软件不仅在管理档案业务方面要有较强的通用性,可以适应不同类型的档案管理,而且还可以针对应用人员的不同素质和不同水平同样有较强的适应性。通过软件开发还能利用档案管理网络直接生成部门档案并汇总进人学校的档案管理信息网络系统,转换成高校的完整档案库和管理系统,充分利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用,完全实现档案信息数据库与各部、系、所、中心数据的资源共享。因此,高校档案信息网络的建设与发展无可非议的是高校信息化建设的重要组成部分,相关领导和部门要切实做好配套和协调工作,加快建设与发展步伐,使其真正适应经济社会发展的需要。高校专职档案人员是开创档案业务网络化、社会化新局面的具体实践者。组织部门和档案管理部门要探讨人才资源的创新使用,提高对人才资源是第一资源的认识,克服“见物不见人”和“重使用,轻培养”的倾向,针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新的良好环境。在务实的基础上促进创新,在创新的指导下开拓前进。努力造就一支政治强、业务精、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身教育体系,不断提高档案培训质量,提升档案人员的文化和专业程度,切实增强档案干部运用专业理论解决实际问题的能力。加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。

三、不断学习、与时俱进,实现档案管理现代化在信息飞跃发展的今天,信息作为一种重要资源已与我们的生活密不可分,人们对信息作用的认识和需求大大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会重视。如今各高校已普遍利用计算机等通信设备以及现代化的办公设备进行档案管理,从而更加迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送处理、检察贮存和管理等过程,实现档案管理现代化、自动化。这不但把档案工作人员从繁琐、枯燥的手工作坊式劳动中解放出来,大大提高了人力资源利用率,同时也逐步实现了档案信息的资源共享,体现了档案信息的价值最大化。从管理的角度看,传统型档案以手工管理为主,按档案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小。而所有这些都要求档案管理人员必须注重专业知识的学习与更新。与其同步是要求专职档案管理人员要了解所涉及工作领域的现状及发展动态,与时俱进。运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向复合型人才转变。

为迫使水平和能力稍差的工作人员适应档案管理信息网络化环境下的工作要求,体现整体联动,我们也希望管理层能多多提供在职培训机会,制订相应的在职培训制度,提出具体培训目标,以促进专职档案人员在其位、谋其事,多思考,多研究,营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。