高校教学档案信息化建设

段月新

【摘 要】推进高校教学档案信息化建设，加强档案信息化管理是档案事业发展的必然选择，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，提出推进高校教学档案信息化建设对策。

【关键词】教学档案；档案管理；建设

教学档案是指学院在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一，也是学校档案管理的重点。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校教学档案信息化建设是高校教学档案工作发展的必由之路，是高校教学档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校教学档案在其信息化、数字化的实践过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。

一、高校教学档案信息化建设的重要性

学院教学档案记录和反映了学院教学建设和发展的历史过程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作。可改善档案管理工作。只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二、教学档案归档内容

（一）归档内容

1.上级教育主管部门下达的有关教育教学方面的文件；

2.学校制定的各种教学管理规章、制度、办法和规定等；

3.专业建设、课程建设、教学计划、教学大纲、教学日历、教育教学立项等有关材料；

4.教学质量监控材料和教学信息（文字与音像教材、CAI课件等）；

5.全部教学环节、教学运行相关材料（各类课程计划、各学期教师任课情况统计表、串、代、停课审批表、教师工作量与酬金发放表）；

6.教师及学生各类竞赛活动材料，各类检查、评估的记录与总结；

7.招生材料、学生名册、学生成绩单、学籍变动批件（升留级、休学、复学、退学、保留入学资格、保留学籍、转专业、学生意外事故）等；

8.其他教学与教学管理文件。

（二）归档要求

1.教学档案一般按学年或学期立卷，并按学年设教学资料总目录。二级学院（部）教学档案教学资料总目录须上交教务处一份。立卷时按学院档案室确定的办法归类，案卷的题名（标题）要确切，能简明地反映卷内文件材料的内容，卷内文件材料要逐件在目录上登记，并逐页编号。每卷厚薄适中，装订牢固。

2.归档的教学文件材料必须是原件（定稿）。做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一。项目填写完整、字迹工整、图像清晰、装订整齐，折除卷内所有金属物，禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔等）。

3.在组卷时，应按不同问题进行组卷，每卷材料力求保持有机联系，即批复在前，请示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管时间长短顺序或发文时间排列，也可按由上而下的单位级别等排列。

4.归档份数。凡是原始材料、各种文件材料手稿及正本，一般归档各一份；重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件；学生课程设计、各类实习等成果材料归档份数要多份；学生毕业设计成果应全部归档。

5.凡计算机打印纸制教学资料，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。

三、高校教学档案信息化工作的标准化建设，应当把握以下几点：

（一）大力加强定标工作

从现状看，制约高校教学档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。标准建设，在加快制定基础性的管理标准的同时，重点应分三个层面标准。一是基本条件层面，即教学档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建教学档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对教学档案信息资源的形成、保护和利用，满足教学档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；三是安全保障层面，主要是为了加强教学档案信息保管利用中的安全防范，达到维护真实、永久保存、保障秘密的目的，如数字加密、电子签名、权限设置等方面的标准。

（二）提高认识，引进和培养教学信息化建设人才

要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。从目前高校教学档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展

（三）加大投入，增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加快更新改造的步伐。使档案信息化建设得到更快的发展。继续推进应用计算机管理档案工作，逐步提高档案室计算机和网络技术的应用水平。开展档案文件目录数据库建设和电子文档管理工作。逐步增加配备邮件服务器、应用服务器、数据库服务器、WEB服务器、备份服务器、多媒体视频服务器，满足海量数据存贮以及纸质载体档案扫描、数字档案信息存贮、音视频转换存储设备。

（四）数字化档案资源建设

采用信息化手段，整合不同系统、不同机构的档案资源，构建专题档案信息数据库。建立档案信息中心，在实现部门档案信息目录共享的基础上，形成集中和分布相结合的、覆盖各类档案目录和全文信息的、包括多媒体档案在内的档案信息资源总库，真正实现档案资源的优化配置、安全存储、集成管理和远程利用。逐步建立完善多媒体档案数据库建设。加强档案目录数据库建设。全面实现档案检索计算机化。构建档案专业特色数据库。积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对重要、易损和利用频率高的档案和现行公开文件的数字化划控和转换工作。逐步实现纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。

（五）加强档案信息安全保障体系建设

建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。要建立档案信息安全制度，加强对计算机档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用磁盘、光盘等方式同步备份。高校教学档案部门局域网要与外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。要采取数据备份策略和异地存放管理措施，建立数据备份基地，确保档案信息数据的安全。高校教学档案部门也要注重档案信息资源的安全，要建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。

【参考文献】

[1]论档案信息化建设的发展，2009-05.

[2]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考，2011-8 .

[3]郝丹梅.高校教学档案信息化建设环球市场信息导报2013年4月12日.