浅谈档案电子化管理和保存

侯春花

摘要：档案电子化是档案管理的方向，是科学规范管理和保存档案的重要途径，这能提高档案利用率，提高档案信息的时效性，一次投入多次产出，扩大了社会影响，拓宽了服务范围。这要求我们必须做好档案电子化的存储软硬件工作，做好归档整理电子文件和保护电子档的工作，加强网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，更健全、更高效地做好档案管理工作。

关键词：档案管理；档案保存；管理

中图分类号： G270 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2015）08（b）-0000-00

档案电子化是以馆（室）藏档案资料为基础，以纸质或机读形式为对象，对档案文献应用计算机这一科技手段进行收集、筛选和加工，使之转化为方便人们利用的二次文献信息，供利用者使用得过程。随着数字化、网络化和信息技术的迅猛发展，电子档案已被我们广泛应用。因此，档案电子化管理和保存工作较为重要。

1电子档案管理和保存的重要性和益处

1.1重要性

科学规范管理档案，重视和支持档案工作，是单位的一项重要工作。档案的归档包括纸质档案归案和文件电子化归档两个方面。档案电子化的特性决定了在保存与维护方面较为复杂，不同于传统的纸质档案。如何保存、维护值得为子孙后代留存的电子档案，帮助后人发现且获得国家历史上任何时期的电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态。本着对科学、对历史、对社会高度负责的态度，要听取档案工作人员的意见，切实加强档案管理和保存的重视性，及时解决工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供必要的物质条件。同时增强档案干部队伍人员的生机和活力、不断提高档案工作人员素质、不断地更新档案管理观念、勇敢探索和尝试电子档案管理手段、不断地提高管理效率对档案管理和保存工作具有深远的影响。

1.2益处

档案电子化后形成的二次信息有利于提高档案的利用率，这需要充分利用计算机在档案管理中的作用。目前，大多数基层档案馆、室只是单一应用计算机，使现代化设备不能充分发挥其作用。

二次文献信息加工时间得到降低，档案信息时效性得到提高。档案电子化后形成的数字化信息，有利于利用者直接利用档案信息。完成信息加工工作程序要充分利用计算机功能，快捷地加工出相应二次文献信息。

档案电子化形成的信息为一次投入，多次产出。手工编研档案信息需要的经费较多，这可避免由于编研经费紧张对档案信息加工工作的不利影响。但在相当长的时期内，档案管理部门难以从国家或地方或自筹获得更多的经费用于档案信息编研工作，这需要相关领导和管理部门认识到投入充足经费的关键所在。

档案电子化后可多份拷贝相应的信息成果，在相关管理部门和领导中进行广泛传播可扩大社会影响力，拓宽服务范围，档案部门在经济社会发展中的重要地位自然可以得到提高。

档案电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

2做好档案电子化的存储软硬件工作

完善的技术条件是档案电子化管理的重要前提和关键。实际工作中，应根据保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台，并着眼远期发展，配制相应的数据库系统、网络设备及相关的软硬件。电子档案是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档属于无纸形式，应在一定技术环境和一系列技术保障措施下进行并高质量完成，才能使归档的电子档案具有纸质档案的功能。电子档案运用一般有直接运用、通信传输等方法。由于电子档案在工程建设、生产部门等单位多样化的运用，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，加强对电子档案运用的存储，就显得特别重要。

3电子文件归档整理

符合归档条件的电子文件应按照档案管理要求，将其存储到可长期脱机保存的磁带、光盘、磁盘、硬盘等载体上。至少应有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者阅读，第三套作异地保存）归档电子文件材料，因为在其利用过程中可造成损坏等现象，可以永久保存。

3.1档案移交

以年度、组织机构、保管期限等分类方法对内部文件进行组盘。组盘方式有两种，一是按上述分类方法将档案资料统一组盘，二是按上述分类方法将档案资料分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，归档电子文件的保管寿命得到最大化的程度。在同一盘上集中同一归档部门的文件，可以方便利用。赢统一规范完成文书电子文件组盘，档案部门集中完成接收归档文件并组盘，档案人员应按照档案管理要求，以统一的数据库结构和规范命题，建立文书档案盘内文件目录，这有利于利用者查找计算机盘内文件，提高利用效率。

外来文件应以一定的设备，扫描成影像后进入局域网络，在局域网内完成各类公文的传递、批办、督办等一系列工作。业务部门掌握电子文件的归档工作，承办部门根据相关规定将处理完毕后文件的重要性，合理确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过管理人员审查后，加上分类号、档案号等档案检索信息，然后将其纳入到档案数据库中。在其权限范围内，可以通过各网络终端查询。归档电子文件收集齐全后，把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，方便利用和查询。

3.2整理电子文件

文件接收归档时，档案部门应集中完成。为便于计算机查找盘内文件，设定的数据库结构和命题应统一规范，建立档案盘内文件目录。相关人员必须按照要求格式，将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

4电子档案的保护

除了对电子档案的环境要求外，应采取积极有效的措施加强对电子档案文件保护。正确使用才能保存并有效地延长其寿命。在实际使用中，可用存贮载体光盘保存电子文件。因为光盘有利于长期保存归档电子文件，抗干扰能力和结构稳定性良好。应将归档电子文件转储到光盘上。

4.1加强病毒防范

要采取各种措施，确保保存电子文件的盘不带病毒。

4.2把握存储介质（主要是光盘、硬盘）质量关

质量直接影响到信息的保存寿命，而低质量盘使用时间相对较短，使用寿命过后不能读取相应数据。目前市场所售存储介质的质量良莠不齐，选购盘时要认真把好质量关。

4.3定期检测和拷贝

对所保存的电子档案载体，为确保电子档案信息的可靠性，必须进行定期检测和拷贝。定期检测应采取随机抽样的方式进行，频次为每年1次，抽取的样品数量应在10%以上。

4.4规范保管条件

在理想的温湿度环境中，光盘或磁带在规定的期限内倒带一次。倒带后要保持在标准的读写状态。

4.5掌握信息修复技术

信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术等物质载体破损的修复技术等。

为保证电子档案的安全性，防止丢失档案所致的损失，要同时保存电子档案与纸质档案，在当日档案当日网上物理归档以及年终光盘刻录保存的同时，要将电子档案转化成为纸质档案，将其按照要求分类、立卷和保管，尽量做到万无一失。但是，以年度为单位所刻录的电子档案光盘必须与实存纸质档案完全一致，对于不能在网上处理的涉密档案，相关部门或人员应在处理完毕后，及时将其移交给档案部门，由档案部门负责提供给办公网络中心，按电子档案归档要求扫描，保证电子档案的齐全和完整。

档案电子化是档案管理的方向。在实际工作中要不断创新和优化，不断提高工作的简易性和稳定性。在这个高度信息化的时代，继续采用传统的手工方式已经无法满足档案事业的发展需要，只有把工作重点放在电子化和信息化管理上，强化网络资源化建设，充分利用电子科学技术的优越性，才能促进档案电子化管理工作的顺利开展。

参考文献

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