基于微信公众平台的档案信息服务研究进展

2016-01-07胡康林胡星

档案管理 2015年6期

胡康林+胡星

摘要：分析了近年来国内微信公众平台在档案信息服务中应用研究文献的基本情况，从作用研究、优势分析、可行性分析、类型与方式研究、策略研究和调查分析等六方面，归纳总结了微信公众平台在档案信息服务中应用研究的主要内容，并提出研究不足与展望。

关键词：微信公众平台;档案信息服务;研究进展

Abstract： This paper analyzes the basic situation about the archive information services through WeChat public platform of china in recent years， firstly. Then summarized the main content about the research on WeChat public platform in archive information services，from the role， benefits， feasibility， types， methods， strategies and investigation， etc. Proposed the problems and prospects， at last.

Key words： WeChat Public Platform; Archive information services; Research progress

1 引言

在微信广泛利用的浪潮下，档案部门利用微信面向社会提供多样化、个性化和及时化的档案信息服务，提高档案部门信息服务质量与水平，为社会公众了解和获得档案信息提供新途径，既是档案事业改革与发展的内在要求，也是新媒体时代的社会需求。利用微信公众平台提供档案信息服务有其独特的优势，如2014年浙江省档案局（馆）在微信公众平台推出《乡音浙江》栏目，首次上线点击率便高达65671人次、栏目互动人数计6700人次^[1]。据统计，已有70多个综合档案馆开通档案微信公众服务平台，虽较之于电子政务、图书馆等领域，其数量甚少，但整体上呈现为增长趋势。相信未来会有越来越多的档案部门选择微信一类的新媒体，作为档案信息服务的新平台。因此，加强这方面的研究具有重要的应用价值和理论意义。

2 研究文献的基本情况

笔者在中国知网、万方和超星等数据库，用不同的关键词和检索式进行对比检索，以了解基于微信公众平台的档案信息服务研究状况，结果如表1所示。

从表1可知，国内与本主题直接相关的研究文献较少，而与其间接相关、相近的研究文献则比较丰富，从某种程度上表明本主题的研究尚在起步阶段。由“微信+档案/档案馆/档案局”检索结果整理后，获得26篇有效文献：其中，2013年3篇、2014年10篇、2015年13篇;档案核刊文献12篇（占46.2%）、档案普刊10篇（占38.5%）、其他期刊4篇（占15.3%）。

3 研究文献的主要内容

通过文献的内容分析可知，其研究重点与热点包括微信公众平台在档案信息服务中的“作用、优势、可行性、类型、方式和策略”等方面，概况如下：

3.1 微信公众平台在档案信息服务中的作用研究。微信公众平台作为一种高程度流行的社交媒体，在档案信息服务中扮演着什么样的角色、发挥着怎样的作用？对此，胡晶（2013）指出“微信服务可更方便、快捷、准确和广泛地为档案用户提供所需档案信息资源，提升档案部门信息服务能力和市县档案信息资源的共享程度”^[2]。孙洋洋等（2013）指出微信可以在档案信息服务中发挥“提供在线咨询服务、向公众传播档案文化、完善档案信息资源共享机制、改善档案机构服务模式”等作用^[3]。逄通等（2014）指出“建设高校档案移动通信平台（如微博和微信公众平台）是时代的发展要求、是提升高校档案服务能力的重要途径，微博和微信公众平台为高校的档案宣传、档案信息公开、校际间档案交流、档案收集和馆藏资源开发等工作提供了新载体、新方式和新渠道”^[4]。

综上，微信公众平台在档案信息资源服务中的作用可概括为两方面：一是为档案馆实现档案信息资源服务提供了新的方法，二是为档案用户更好地了解和利用档案馆信息服务提供了新的途径。这种新方式、新途径在档案信息服务工作中发挥着提高效率、扩大范围和优化质量等方面的重要作用。

3.2 微信公众平台在档案信息服务中的优势分析。微信公众平台之所以能用于档案信息服务，因其相较于传统的档案信息服务方式和其他类型的社交媒体，有其独特的优势。对此，孙洋洋等（2013）从“广泛的现行应用载体、强大的网络联动机制、殷实的信息传播功能和先进的集群推广平台”四方面分析了利用微信开展档案信息服务的优势^[5]。江歆楠（2014）从“服务覆盖面更广、信息形式多样化、扩大服务对象”等方面分析了微信在档案信息服务中的优势^[6]。张倩男（2014）从“多元化的应用平台、多样化的传播方式、消息推送更及时准确、公众账号的开放使用”等方面分析了微信用于档案信息服务的优势^[7]。

综上，微信公众平台以其“用户基数大、传播速度快、推广便利、形式多样化、网络融合程度高和经济适用”等方面特点，在档案信息服务中发挥着独特的优势。

3.3 微信公众平台在档案信息服务中的可行性分析。微信公众平台用于档案信息服务需要综合考虑多种因素，可行性是其中之一。对此，刘福利（2014）从传播学的“控制-Who、内容-Say what、媒介-Which channel、受众-To whom和效果-With what effect”5W分析要素，分析了利用微信进行档案信息资源开发利用的可行性^[8]。尚珊等（2014）从“用户优势、经济优势和传播优势”三方面分析了微信应用于档案信息服务的可行性^[9]。贺晶晶等（2014）从“智能手机的普及、微信所依托企业平台的强大、微信的信息传播模式优势（多样化、时效性强、成本低、传播关系牢固）和微信公众平台的多功能化”四方面分析了微信用于档案信息服务的可行性^[10]。

综上，利用微信公众平台提供档案信息服务需要进行“平台管理者、信息内容、信息传播方式、信息受众和经济效果”等方面的可行性分析。

3.4 微信公众平台在档案信息服务中的类型与方式研究。微信公众平台作为一种新的服务形式和载体，与档案信息服务相结合极大地丰富了档案信息服务的类型与方式。对此，孙洋洋等（2013）指出，档案微信服务的信息包括“档案界信息、档案知识和档案馆藏信息”等类型^[11]。江歆楠（2014）指出，档案馆微信服务包括“在线咨询、提供检索途径和提供个性化服务”等方式^[12]。逄通等（2014）指出，高校档案微信服务包括“高校档案信息公开、传播高校及其档案文化、提供在线咨询和实时互动”等方式^[13]。刘福利（2014）分析了微信在档案信息服务中“发布档案信息、实现档案咨询、完善档案信息资源开发利用的反馈工作、实现与档案网站或数据库的对接、实现微信检索档案信息的功能”等功能与方式^[14]。张倩男（2014）指出，可利用微信实现“在线咨询服务、文化传播服务、多样化服务”等档案服务方式^[15]。

综上，根据不同的标准，可将档案微信公众平台信息服务划分为不同的类型与方式。如按档案信息的内容可划分为“档案动态资讯、档案理论知识、档案馆馆藏信息和档案法律法规”等类型;按提供档案信息服务的方式可划分为“在线咨询、智能应答、信息检索、推送订阅和用户反馈”等方式。

3.5 微信公众平台在档案信息服务中的策略研究。如何建设与管理档案微信公众平台，并提供服务，是研究者探讨的一个重要问题。对此，王潇等（2013）提出“思想层面和档案主管部门要高度重视、出台相应的《档案微信公众平台管理办法》、统一档案馆账号形式、设立专门工作组、挖掘档案与微信公众平台结合点”等方面的建设对策^[16]。尚珊等（2014）提出“服务内容（档案查询、档案利用、档案知识、现行文件阅览）、服务方式（在线咨询、档案论坛、视频讲解）和服务团队（档案专业管理人员、档案学专家）”等方面的建设对策^[17]。逄通等（2014）提出“解放思想：重视移动通讯平台的应用;政策引导：实现规范化管理和应用;优选人才：组建专门团队”三方面的建设对策^[18]。贺晶晶等（2014）提出“明确档案公众账号定位，建立管理办法;解放思想，档案主管部门重视，规范化管理;成立专门的档案工作组”等方面的微信管理措施^[19]。江歆楠（2014）提出“制度优化、人员配备、用户管理、数字馆藏资源配置”等方面的优化微信服务措施^[20]。刘福利（2014）提出“引入档案微信公众平台是一个持久性工作，需用心经营;档案馆应结合档案特点，设计具有档案特色的微信活动;抓住档案馆微信的互动性、及时性，树立良好的公众形象”等方面的优化微信服务措施^[21]。

综上，利用微信公众平台提供档案信息服务的策略大致可总结为以下几方面：一是思想上要高度重视，档案部门的领导和管理者应充分认识新媒体对档案信息服务工作的重要性;二是完善法规制度，保证档案微信公众平台的运行有法可依、有据可查和确保其权威性;三是加强人才队伍建设，设立专门的档案公众微信平台维护的工作组，保证档案微信服务提供的稳定性、持续性;四是做好配套资源的开发，加强资源的持续化、特色化、规范化与合法化开发，为档案微信服务提供不竭源泉;五是做好用户管理，如用户的分类管理、互动管理和意见管理等，以用户为导向，不断优化档案微信公众平台的服务内容与方式。

3.6 公众微信平台在档案信息服务中的调查分析。调查分析现有档案微信公众平台，总结不足、汲取经验，是推进实践与研究的重要基础。对此，宋鑫娜（2014）调查分析了部分综合档案馆公众微信平台的“设计理念、内容推送、服务方式”等内容，指出其存在“设计理念不足、信息推送内容不规范、服务意识缺失”等问题^[22]。贺晶晶等（2014）调查了八个具有代表性的档案馆微信公众平台，指出其存在“平台不够完善、内容单一性和长期不更新”等问题^[23]。刘娜等（2015）调查了比较活跃的档案微信公众账号的“平台类型、维护和更新频率、开通时间、运营机构和业务内容”等内容，并对其“运营机构、运营效果和推动效果”进行了评析^[24]。施瑞婷（2015）通过综合档案馆“官微”新浪微博和微信平台的实证调查，分析了综合档案馆“官微”的整体样态与传播行为;以“国际档案日”典型事件分析“官微”的传播行为;以“江苏档案”和“抚顺档案”为例比较分析了微博和微信传播行为的异同;最后，从“传播者形象、传播内容、传播方式和人才队伍”等方面提出建议^[25]。翟宛东（2015）调查分析了国内62个档案微信公众平台在“运用程度、内容及更新、关注用户与受众”等方面的问题，提出“提高微信利用自信和自觉、多途径宣传微信、提高微信公众平台服务质量、建立激励机制和操作规范、整合新媒体中多元传播手段”等对策^[26]。张妍等（2015）调查分析了国内26家经过认证的档案馆微信公众平台的“账号特征、发布内容、互动效果、推广及自助服务功能”等方面的情况，对其“认证现状、活跃账号分布、账号功能、用户体验和宣传推广”等方面存在的问题提出了对策^[27]。

综上，目前有关利用微信公众平台提供档案信息服务的调查研究成果较少，调查方式主要是通过微信公众账号的搜索、关注并体验的过程，需要进一步加强对档案部门的实地调查、社会公众对档案部门提供微信服务的需求调查，进而多角度全方位地综合分析，并提出改进和优化对策。

4 总结与展望

一方面，应该肯定近年来基于微信公众平台的档案信息服务研究，取得了一系列研究成果，针对微信公众平台在档案信息服务中的问题进行了多视角的探讨。究其原因，主要是随着近年来信息技术和移动数字媒体的迅猛发展，微信作为一种流行的社交媒体应运而生，以其用户基数大、互动性强、覆盖精准、和沟通深度化等优势，成为继微博之后又一高效流行的社交应用软件，档案实践部门已逐步认识其重要价值，相继开通微信公众平台并提供档案信息服务，相关的研究成果日渐丰富和成熟。

另一方面，通过现状分析可知，国内微信公众平台在档案信息服务中应用的研究尚存不足：一是研究成果数量明显不足，较之于整个“微信”研究领域，档案“微信”的研究可谓沧海一滴，如图书馆“微信”是档案“微信”研究的14倍之多;二是研究成果内容不够深入，当前研究主要聚焦在作用、可行性、优势、方式和策略等基础理论的研究，而对档案信息服务中微信公众平台的内容开发、功能设计、资源整合、特色化服务及其与其他服务方式的关系等方面的研究则比较匮乏。因此，基于微信公众平台的档案信息服务研究：一是要档案研究者与档案实践部门提高紧迫感，紧随时代步伐，重视研究、宣传和利用微信优化档案信息服务;二是要深化微信公众平台内容、功能和资源等方面的开发与研究;三是要借鉴其他领域的成功经验，注重理论研究与实践应用相结合。这亦是本文下一步探讨和研究的空间。

*本文为基金项目：中央高校基本科研业务费四川大学青年教师科研启动基金（编号：SKQ201525）。

参考文献：

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[3][5][11]孙洋洋，徐晓莎.微信技术应用于档案信息服务初探[J].档案时空，2013（10）：18～20.

[4][13][18]逄通，肖文.依托移动通信平台提升高校档案服务力——以微博、微信公众平台为例[J].山西档案，2014（4）：45～47.

[6][12][20]江歆楠.实现档案馆微信服务探析[J].黑龙江档案，2014（3）：39.

[7][15]张倩男.微信在档案信息服务中的应用研究[D].南宁市：广西民族大学，2014.

[8][14][21]刘福利.开发利用的新平台：微信档案信息资源[J].北京档案，2014（9）：18～20.

[9][17]尚珊，郎惠彬.论微信在档案信息服务中的应用[J].浙江档案，2014（9）：14～17.

[10][19][23]贺晶晶，刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空，2014（10）：12～14.

[16]王潇，黄新荣.微信公众平台开启档案利用新时代[J].陕西档案，2013 （2）：26～28.