缩短合同审批流转时间

庄陆挺

浙江省围海建设集团股份有限公司“智慧围海”QC小组

(浙江省围海建设集团股份有限公司， 浙江 宁波　315040)

缩短合同审批流转时间

庄陆挺

浙江省围海建设集团股份有限公司“智慧围海”QC小组

(浙江省围海建设集团股份有限公司， 浙江 宁波315040)

【摘要】QC小组成员根据公司合同审批过程中存在的问题，设立目标值。灵活运用QC工具找出问题症结，用关联图透彻分析原因，合理选用PDPC预案及优选法进行对策实施，最终缩短了合同审批流转时间，完成了目标值。

【关键词】合同； 审批； 流转时间； 缩短

1课题简介

工程管理部(质量管理部)是公司合同管理部门。合同审批流程环节由工程管理部、法务部、商务部、资财管理部、副总经理等组成。

成本管理要求横向到边、纵向到底，公司支付项目部工程款须以审批完的合同为依据，合同审批工作量大，时间紧。因此，成立了以公司副总经理为组长、各相关部门人员参与的QC小组，研究如何缩短合同审批流转时间。

2QC小组概况

QC小组成立时间为2013年5月，由参与合同审批的相关部门共10名成员组成。公司副总经理戈明亮任组长，组员包括庄陆挺、仇志清、夏平华、王狄青、金新、薛归、陈味、冯宗义，是一个技术全面、专业能力强的团队。

3选择课题

根据公司要求，月度合同审批流转时间平均不超过5d(周末、节假日不计在内，每天工作时间按8h计)。根据2013年1~5月调查，合同审批平均时间大于5d，故选定课题为“缩短合同审批流转时间”。

4现场调查

a.现状调查表。按每份合同审批流转所用时间抽查2013年度第二季度90份合同审批记录，详见下页表1。

表1　合同审批流转所用时间调查

b.现场调查。按合同审批流转环节用时调查，抽查2013年度第二季度90份合同审批记录，详见表2。

表2　合同审批流转环节用时调查

图1　现场调查结果

由图1可知：在已完成审批的90份合同中，影响合同审批时间的主要问题为“领导不能及时审批”和“项目部合同不规范”，确定其为所选课题的症结。

5设定目标

小组成员认为：“领导不能及时审批”、“项目部合同不规范”两项共占合同审批时间4d，是影响合同审批流转时间的症结所在。只要有针对性地制定妥善的解决方案，有效缩短症结所在的2个环节50%时间，就可以缩短合同审批流转的整个时间。4×(1-50%)+3=5(d)，见图2。

图2　目标设定柱状图

6分析原因

QC小组成员运用头脑风暴法集思广益，针对导致合同审批时间过长的两个症结“领导不能及时审批”、“项目部合同不规范”进行了深入探讨，做出了原因分析关联图，最终找到7个末端因素，如图3所示。

图3　原因分析关联图

7确定主要原因

小组成员对原因分析关联图中的7项末端因素制定了详细的要因确定计划表，并按计划逐一进行确定，具体情况见表3。

表3　要因确认计划活动

8制定对策

根据要因确认结果，QC小组成员制定了4条主要原因的对策表，落实了对策的目标、具体措施和负责人及完成时间等，详见表4。

表4　对策表

9对策实施

对策实施一：引进OA电子审批流程

a.建立合同OA电子审批流程，合同由以前的纸质审批改为网上电子审批；加强OA应用培训：对公司全体人员分批次进行OA应用培训。

b.制定PDPC预案。详见下页图4。

对策实施二：明确合同会签时限考核要求

制定下发《关于合同审批流转会签时限的通知》，

表5　PDPC预案确定表

明确规定合同审批发起人应在合同右上角注明急件还是一般件，急件会签时限不大于3工时，一般件会签时限不大于6工时，“工时”是指工作8h内时间，工作下班后，周末、节假日不列入“工时”计算。(急件：会签时限3工时；一般件：会签时限6工时)

图4　PDPC预案图

对策实施三：合同审批流程再造

随着公司经营业务不断增长，分包合同大量增加，原有的“合同审批流程”越来越不适应公司发展的需要，合同审批流程应按合同金额大小等区别对待。合同价在50万元及以下的，由工程管理部经理直接审批，合同价在50万元以上的由主管领导审批。

对策实施四：频率较高的分包合同应有地区分包指导价

对频率较高的分包合同，如:闭气土方、石方运输、排水板插设、土工布铺设、物资采购、设备租赁、劳务分包合同等85%以上应有地区分包指导价，并在市场调查基础上出台地区季度分包指导价。

分包指导价采用“简单移动平均法”计算，即以地区同类合同过去三个月的分包价平均值作为下一季度同类合同分包指导价。在此基础上制定企业施工定额，并不断完善，为公司以后分包合同指导价提供依据。

通过小组成员的努力，已对频率较高的分包合同，如：闭气土方、石方运输、排水板插设、土工布铺设等制定了地区指导价，以供项目部合同起草时参考。

10效果检查

2013年12月25日，QC小组随机抽查了11、12月部分合同审批情况，审批时间统计见表6。

表6　合同审批所用时间统计

11制定巩固措施

小组成员对活动提出的对策措施、实施情况等进行了全面的梳理和总结，编制了OA办公应用指南、对合同审批流程进行了更新，频率较高的分包合同85%以上制定了地区分包指导价，制定了《关于合同审批流转会签时限的通知》等，并向企划部申请将其纳入公司管理标准。

12跟踪验证

2013年12月30日，小组成员对12月份25份合同审批情况做了详细调查，并作了统计分析，详见表7。

表7　合同审批时间跟踪调查

结论：巩固措施标准化后，跟踪抽查的25份合同审批时间均小于5d，平均用时为3.5d，证明巩固措施是持续有效的。

13总结及下一步打算

此次QC活动，成功缩短了合同审批流转时间，大大提高了合同审批效率，得到了公司、项目部的一致好评。小组成员对QC活动有了深刻认识，极大地提高了小组成员的团队精神和质量意识，增强了集体凝聚力和创造性。

在此次活动中，小组成员团结一致、分工协作，充分发挥了各自的主观能动性和良好的技术创新意识，各方面能力都得到了提高。小组成员在质量意识、QC知识、团队精神、专业水平、创新能力等方面有了较大提高。下一课题是：“提高合同的执行力”。

中图分类号：TU723.1

文献标志码：A

文章编号：1005-4774(2015)02-0078-04

Shortening of Contract Examination and Approval Turnaround Duration
ZHUANG Lu-ting

Zhejiang Reclaim Construction Group Co., Ltd. ‘Wisdom Reclamation’ QC Team

(ZhejiangReclaimConstructionGroupCo.,Ltd.,Ningbo315040,China)

Abstract：Members in QC team set up target values according to problems in company contract examination and approval process. QC tools are flexibly utilized for discovering causes of problems. Causes are thoroughly analyzed by association graph. PDPC plan and optimal seeking method are rationally selected for countermeasure implementation. Contract examination and approval turnaround time is finally shortened, and the target value is completed.

Keywords：contract; examination and approval; turnaround time; shortening