我国档案志愿者服务实践与研究评析

2016-01-05李宗富

档案管理 2015年5期

李宗富

摘要：档案志愿者服务是公众参与档案事业建设的重要途径，笔者对我国档案志愿者服务的实践现状和研究成果进行梳理，总结成绩与不足，认为当前加强我国档案志愿者服务建设需要在充分借鉴图书馆、博物馆等机构志愿者和国外档案志愿者服务建设先进经验的基础上，先要厘清一些理论问题。

关键词：档案志愿者;志愿者服务;志愿者服务建设

Abstract：Archives volunteer service is an important way that the public participate in the construction of archival undertaking.The author reviewed the practice and the research results of Chinese archives volunteer service， and summed up the achievements and shortcomings， then put forward that at present strengthening the construction of Chinese archives volunteer service should be based on the advanced experience of the construction of the library volunteer、museum volunteer and foreign archives volunteers service at first， and then clarify some theoretical issues.

Key words：Archives volunteer;Volunteer service;Volunteer service construction

2014年2月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第五条明确指出：要规范并支持社会力量参与档案事务[1]。此前，2013年12月27日，国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议讲话中要求：按照党的十八届三中全会《决定》关于“支持和发展志愿服务组织”的精神，在遵守国家有关法律法规的前提下，把可由社会组织和志愿者承担的一些具体事务交由社会组织或志愿者承担，并加强监督指导检查，以缓解档案部门人少事多的矛盾[2]。2014年12月23日，杨冬权在全国档案局长馆长会议讲话中指出：要着眼新的档案工作合作者，及时吸收、利用他们参与档案工作，让更多人参与、支持档案工作;要利用网络组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作，延伸档案工作手臂，壮大档案队伍[3]。

近几年，我国档案志愿者服务实践虽然有所发展，学界也有所探索，但总体发展情况和研究状况均不得而知。为此，笔者拟对我国档案志愿者服务的实践现状和研究情况进行梳理和总结，以期对我国档案志愿者服务建设和研究有所帮助和启发。

1 我国档案志愿者服务的实践现状与特点

1.1 我国档案志愿者服务的实践现状。志愿服务起源于19世纪初西方国家宗教性的慈善服务，在“二战”后得到普及和规范化。我国志愿者组织起步于1994年中国青年志愿者协会的成立，最早见诸报端的档案志愿者服务是江苏省南通市档案局、馆团员青年于1994年3月5日“学雷锋奉献日”加入团市委组织的“青年志愿者”行列，把开展学雷锋活动与宣传《档案法》有机结合起来，开辟《档案法》宣传咨询站，接待咨询者，向社会发放宣传资料[4]。由此拉开了我国档案志愿者服务活动的序幕。

我国档案志愿者服务活动主要有两种类型。一是为了迎接重大活动，由档案局等组织志愿者开展档案志愿服务活动。1996年5月4日，为迎接第13届国际档案大会在北京召开，由国家档案局和北京市档案局团委联合举办了青年志愿者迎接第13届国际档案大会宣传日活动，志愿者们向行人发放了各类宣传品1.5万余册（份），介绍了第13届国际档案大会和国际档案事务的具体情况以及我国档案工作、事业的各个方面情况[5]。2010年4月29日，为迎接上海世博会，上海市档案局、上海市世博会工作领导小组志愿者部联合成立了由上海市和各区县档案局馆档案工作者及上海大学、上海师范大学档案学专业学生共400多人组成的上海世博会档案工作志愿者总队，主要承担协助有关单位做好世博建档和世博档案进馆工作及服务世博的任务[6]。二是各地档案局馆联合档案学会、高校等组织成立档案志愿者队伍，积极开展各种档案志愿服务活动。2006年，北京市昌平区档案馆与北京化工大学材料学院志愿者团联合开展了档案志愿者活动，让大学生积极宣传档案工作，努力拓宽爱国主义教育基地服务领域[7]。2006年6月5日，上海市徐汇区档案局和档案学会组建了沪上首支“家庭档案”志愿者队伍，推进“家庭档案”建设。2007年3月5日，上海市徐汇区档案局馆与区房地中心档案室组成学雷锋志愿者服务队，深入社区发放档案法律法规、政府公开信息公报、档案馆服务指南等宣传资料1000余份，接待服务1280人次，深受居民欢迎。2010年9月14日，“沈阳市家庭建档志愿者工程启动暨家庭档案网开通仪式”举行，沈阳市档案局馆建立了家庭档案志愿者系统并在全市通过注册方式组建了家庭建档志愿者队伍，形成了市—区—街道—社区/行政村的档案志愿者系统和网络[8]。2010年上海市闵行区档案馆成立了由退休教师、医生、普通工人等组成的展览讲解志愿者队伍和史料征集志愿者队伍，2011年江苏省如东县档案局成立了档案巾帼志愿者服务队，2014年4月11日，江苏常州市成立了“常州市档案志愿者分会”，2014年6月9日，山东省档案局馆成立了山东省档案征集工作志愿者服务队伍等，他们积极开展了多种档案志愿服务活动，为宣传档案文化、传承历史记忆等发挥了积极作用。

1.2 我国档案志愿者服务实践的三个特点

1.2.1 我国档案志愿者的组成方式和成员都比较单一。从实践现状可以看出，我国档案志愿者队伍主要是由各级档案局等档案行政管理部门牵头组织成立并运行，志愿者成员结构相对单一，大多是档案局馆工作人员或高校大学生，社会上其他职业群体的人员较少。然而由于我国各级档案部门长期存在着人少事多的矛盾、大学生由于学制学业等原因，使得当前的档案志愿者队伍成员来源有限且不够稳定，相对单一的来源渠道和数量有限的成员，很难组织一些类型多样的、可持续的档案志愿服务活动，使得志愿服务活动效果有限。

1.2.2 档案志愿者服务内容和方式单一、整体服务效果不佳。我国档案志愿者开展的服务活动大多是走上街头，深入校园、社区等，发放一些档案资料等，大多属于档案宣传工作;即使有进馆讲解宣传、征集史料的队伍，但数量非常有限，基本没有利用网络进行开放档案的编目、关键词著录、编研、馆藏资源的开发与管理等专业性志愿服务活动。志愿者活动时间大多集中在3月5日“学雷锋活动日”、5月4日“青年节”、6月9日“国际档案日”等，而很少有持续深入、贯穿全年的志愿服务活动。这些活动取得了一些效果，但由于服务内容单一、方式传统以及时间相对集中，有限的空间和时间较大地影响了志愿服务活动的效果。总体上，我国开展志愿服务活动的档案局馆数量仍然较少，对志愿者往往只有一些简单的规章，而未形成一个科学、系统的管理制度和体系，我国档案志愿服务活动仍处于起步阶段。

1.2.3 未充分利用网络工具和手段开展志愿服务活动。我国档案志愿者服务大多是采用走街串巷的传统方式，而很少利用网络技术和工具开展活动。杨冬权在全国档案局长馆长会议讲话中指出：为了适应、引领档案工作新常态，我们必须有网络思维特别是移动网络思维，要善于利用网络开展工作，给传统档案工作插上网络这一现代翅膀[9]。档案志愿者服务工作自然也不能例外。

2 我国档案志愿者的研究评析

2.1 我国档案志愿者的研究状况

2.1.1 关于档案志愿者的概念、招募、管理与激励等方面的研究。赵淑梅等提出了“社会档案人”概念，认为“社会档案人”是自愿参与档案相关工作的志愿者或志愿者团体。档案部门应搭建平台，鼓励和引导这个群体，发挥公众在档案保护、档案价值实现以及构建社会记忆方面的作用[10]。王海燕从社会发展、档案馆和志愿者角度探讨了志愿服务进入档案馆的必要性，提出志愿者可以到档案馆参与重大活动策划、提出合理化建议、展览讲解服务、接待和引导服务以及对社会大众的宣传教育等活动，并指出在引入志愿服务时需要注意统筹规划、建立工作制度以及志愿者的招募、培训、使用等问题[11]。孙实平认为，成立档案志愿者队伍，组建编外收集大军是收集散存散失档案、整合我国社会档案资源的重要途径，并提出了招募档案志愿者的三种渠道[12]。高缨建议从青少年、大中专学生和退休档案工作者、专业人士以及民间热爱档案工作的人员中招募档案志愿者，并对志愿者队伍管理做了简要探讨[13]。张文英针对当前大学生志愿者参与档案服务存在的问题，提出了加强志愿者的能力培训、实行人性化管理、建立激励机制、定期组织活动、加强档案业务指导等措施[14]。易奕等针对国内档案志愿者项目存在志愿者流失严重、积极性不高以及专业性不足等问题，提出了激励档案志愿者的4条策略：实施专业的档案志愿者培训、建立健全档案志愿者绩效评价机制、使用多层次的激励手段和强化人本管理[15]。

2.1.2 关于国外档案志愿者服务情况的研究。张学斌考察了英国档案志愿服务的发展情况，认为英国档案志愿服务具有政策日益完备、社会机构广泛支持以及项目选择灵活等特点，建议我国档案部门开展志愿服务时也应重点考虑其教育和宣传作用以及专业性与规范性等问题[16]。闫静考察了英国“档案志愿者”和美国“公民档案工作者”的服务情况，发现英美均十分重视并充分挖掘群众的力量，公众参与具有态度上极其重视、理念上协同合作、内容上博采群智、项目化开展方式、公共教育目标导向、公益性组织保障等特点以及技术上充分利用社交媒体的新趋势，并以此为鉴提出了我国公众参与档案事业建设的6条具体措施[17]。

2.2 我国档案志愿者研究的成绩与不足

2.2.1 纵向看，研究有了一定的成果与进步，但整体上研究水平不高。国内最早涉及该主题的研究是2012年赵智艳在其硕士论文中对档案志愿者有所论述[18]，随后又有一些学者对此进行探讨，但总体上研究人数很少、成果数量不到20篇（截至2015年4月5日）且研究内容、主题比较分散，规模很小、不成体系，这说明该主题还未引起档案学界的注意，不过这与国内档案志愿者服务的实践现状较为吻合。

2.2.2 横向看，与图书馆、博物馆等机构志愿者研究有较大差距。从与图书馆学、博物馆学等相近学科关于志愿者研究的横向对比来看，无论是从研究人员和成果数量、层次，研究内容的广度和深度，研究方法的使用和熟练程度以及研究成果对实践的指导效果等方面，我国档案学界对档案志愿者的研究均不及这些相近学科。与他们相比，档案学界仍有较大差距。

2.2.3 与国外档案志愿者研究相比，也有较大差距。国外尤其是欧美发达国家关于档案志愿服务的实践和研究已有多年历史，英美将公众参与作为档案事业发展的重要组成部分并在探索中不断完善参与模式。英国国家档案馆开展志愿者活动已有20多年的历史，档案志愿者服务从传统纸质文件的著录与保护到数字时代网上志愿服务，服务内容越来越广泛、方式也更加灵活多样。2010 年4月，美国国家档案馆馆长David Ferriero倡议“培育公民档案工作者”，2011年9月，美国国家档案馆网站专门开辟“公民档案工作者”板块，2012年“公民档案工作者”倡议因其在重塑公众与机构关系中所取得的成绩而荣获年度政府最佳创新实践奖。美国公民档案工作者主要在各实体档案馆和网站从事志愿服务活动，公民档案工作者可担任讲解员、参观者助理、学习中心助理、馆员助理、家谱学家助理等职务，网上志愿者可以参与诸如加标签、翻译、条目编辑、上传和共享、参加竞赛、见解表达等多种志愿活动[19]。总体上，国外关于档案志愿者的研究更侧重于实践，研究范围更加广泛，内容也更加系统、深入。反观我国档案志愿者服务活动，虽然有一些志愿服务项目可以提供，也有不少志愿者投入其中，但是档案志愿者参与服务动机、服务范围、服务质量与国外相比仍有较大差距，档案志愿服务精神和文化需要进一步弘扬。

3 关于我国档案志愿者服务建设的几点思考

3.1 借鉴国外档案志愿者建设的先进经验和做法。当前，我国档案志愿者的服务意识淡薄、管理运作机制不健全、可持续性较差，与国外相比，还有较大差距。因此，学习借鉴国外关于档案志愿者服务内容、方式、岗位设置、招募、培训、管理等先进经验和做法，结合国内实际情况并加以创新，形成具有中国特色的档案志愿者服务模式与体系，不失为解决我国档案志愿服务事业发展的一条捷径。

3.2 充分借鉴图书馆、博物馆等机构志愿服务建设的先进经验和做法。档案馆、图书馆、博物馆同属科学文化事业机构，都要对公众开放，为社会发展服务。近几年，图书馆、博物馆等机构关于志愿服务的实践比较成熟、研究成果丰硕，形成了较为成熟、系统的理论体系，我们要充分吸收借鉴他们的先进经验和做法并进行创新，推动档案志愿服务的实践发展。

3.3 档案志愿者服务建设需要厘清的两个问题

3.3.1 档案志愿者的招募、培训、管理、激励与考评等问题。档案学界和档案局馆应该对志愿者招募、岗前培训、岗位分配、活动内容、激励与督促、考评标准、保障协议、权责分配等方面进行广泛、深入、系统的研究，探索建立并完善档案志愿者管理制度。具体来说，在志愿者招募与培训方面，探索建立一套科学的选拔和培养体系，以选拔、培训出符合档案事业发展需要的各类志愿服务人员;与志愿者签订保障与监督协议，严格按照国家有关法律、志愿者法规及档案馆规章制度进行规范，使档案馆内外、网上网下各种志愿服务活动做到有章可循、有序开展，切实起到协助、促进档案事业发展的作用;建立分类指导、多重激励、灵活有效的分层管理体系;在考评标准、权责分配方面，制定一系列能够客观、全面、准确考察志愿者服务水平与绩效的评价与反馈指标。同时，要对参与服务的志愿者在身心健康、安全保护等方面进行明确规定，将其视为档案馆员工和重要的人力资源，努力为志愿者营造一个安全、良好的工作环境，进而提升档案志愿者的服务层次和水平。

3.3.2 档案志愿者服务内容与方式问题。档案志愿者的服务内容应该根据国家对各级综合档案馆是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心“五位一体”的功能定位来设计开展。因此，志愿者不仅可以做档案宣传服务，还可以做档案利用辅助服务、馆藏资源开发与建设服务，开放档案的编目、关键词著录、编研等服务工作以及档案业务指导、电子文件的管理、开发、利用等咨询和辅助服务，定向推送、解读服务、一对一服务、跨馆利用辅助等专项服务、特色服务。在服务方式方面，不仅有档案馆内、馆外服务，更要充分利用便捷的网络工具和手段，开展各种网上志愿服务活动。

4 结语

公众参与档案志愿服务活动不仅有利于缓解档案机构人力资源不足的现状，而且也是未来的大趋势。推动档案志愿服务实践发展，需要档案局馆解放思想、转变观念、积极学习、大胆探索符合我国档案工作现状的志愿服务活动思路和管理模式，最终实现档案馆、志愿者与社会公众之间的良性互动和协调发展。

参考文献：

[1]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[Z].中办发[2014]15号，2014.

[2]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报，2014-01-06.

[3][9]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[N].中国档案报，2014-12-29.

[4]张莉.南通市档案局、馆团员青年开展学雷锋奉献日活动[J].档案与建设，1994（5）：32.

[5]宗钰.140余名档案工作者走上北京街头宣传——96国际档案大会再掀高潮[J].中国档案，1996（6）：9.

[6]甄学宝.世博会档案工作志愿者总队成立[J].兰台世界，2010（1）：23.

[7]魏颖.校地合作共同育人[N].中国档案报，2006-05-29.

[8]王天泉.“这件事情我们没有理由停下来”——访沈阳市档案局局长荆绍福[J].中国档案，2010（10）：24～25.

[10]赵淑梅，杨婉悌，赵丹阳，王梓林.“社会档案人”的培养[J].中国档案，2014（11）：70～71.