保险公司分支机构财务内部控制措施探讨

文/李蔚



保险公司分支机构财务内部控制措施探讨

文/李蔚

财务内部控制是保险公司内控的重点领域，本文结合保险行业特点，从财务管理、零现金、财务集中化、应收账款四个方面探讨保险公司分支机构的财务内部控制措施。

保险公司；分支机构；财务内控措施

改革开放30年来，中国保险业市场日渐成熟，多家保险公司获准筹建，保险公司内部分支机构也在全国迅速铺设。随着机构规模壮大、保险业务收入增长，保险公司对企业内控管理水平提出了更高的要求。提高分支机构的财务风险防范能力和合规经营水平已成为保险企业重点关注对象。下面将探讨分支机构财务内部控制措施。

一、财务管理控制

（一）建立财务业务流程图。完善的流程图将有效指导工作，预防风险。流程图主要规范分支公司财务部、财务负责人、公司管理层的职能、职责，规范分支公司财务部内部与第三方（主管税务机关、财务报表使用者、信息技术部）在财务管理、核算管理、预算管理、系统管理的职责分工。

（二）建立财务风险矩阵，进行体系化风险管理。分支公司财务部根据矩阵结果进行风险管控，风险矩阵是前置性、梳理性、系统性风险管控；风险矩阵可包含：可能的风险点、控制制度、控制措施、控制是否充足、控制执行部门和岗位、控制存在的证明性文件、预防性控制或检查性控制、控制行为出现的频率（月度、季度或年度等）等。

（三）建立财务组织构架及工作职责。财务组织结构是对财务功能规划的向导，科学的组织架构可以避免不必要的财务损失。在工作职责方面建立岗位职责说明书，明确财务各岗位职责、基本目标、职责权限、任职要求（教育要求、经验要求、技能要求、培训要求）、工作联系（汇报对象、督导对象、内外部联系部门）。在操作上关注不兼容岗位相分离、加强重要财务岗位入司前职业道德审查、做好财务人员离司交接。

（四）制定分支公司财务审批授权管理办法。通过授权审批办法约束分支机构费用审批权限，规范审批流程，实现机构的权责统一。

二、零现金控制

在保险公司涉及资金的一是保费、二是管理费用，在历年的保险公司的稽查案件中，不乏有挪用保费、侵占费用的案件发生。在总分支资金案件中分支公司占比90%以上，因此对分支机构实行零现金管理是保险公司内控的首要武器。零现金管理是指不允许现金结算，充分利用银行转账功能及第三方支付（如通联支付）功能实现实现客户账户与总公司账户直接对接。

（一）业务类资金零现金管理。业务收付费零现金管理是指取消营销员、保险中介机构（银行除外）代收代领现金，充分采用银行转账完成保险费缴纳以及退保金等各类款项的领取。这能有效避免保费被侵占挪用、赔付款被冒领、账户资金往来不清晰等资金风险。对业务类资金零现金，保险公司需要做到：1.个险、团险、银保各渠道资金通过转账处理，分别由客户账户、中介对公账户、银行保费归集账户直接到公司账户，对各分支机构进行转账率考核；2. POS机刷卡视同现金结算，需全面取缔。这可避免POS机收费不易管理局面，保证客户利益及公司利益不受侵害；3.取缔现金缴款单，取消现金缴款单首先利于公司银行账户管理，另外拦截了不法分子代为投保谋取不法利益路径。

（二）经营类资金零现金管理。为防范套取费用、私建小金库、资金账外循环等不良现象发生，在经营类资金零现金方面可采取以下措施：1.所有报销款转账支付，小额费用可对员工账户支付，大额费用必须直接转账到供应商；2.通过系统升级等方式减少收取现金事项。例如保险公司收取新业务员押金、培训费，此类资金金额大且经常发生，公司可通过升级改造资金系统，通过报盘方式从业务员账户扣划；3.取消公司实物收款收据，实行财务系统内打印电子收款收据。电子收款收据会在系统内自动制证，确保了现金与账目必须一致，避免收款后认为不入账造成，挪用风险，从源头解决收据管理风险。另外如果员工还款可系统内打印收款收据作为还款证明；4.取消现金支票，对已有的现金支票到银行回销。

三、财务集中化控制

保险公司机构遍及全国，集中管理是实现财务内部控制的有效手段，集中化可以实现风险控制、标准统一、更高的效率、更好的服务、更低的成本目的。在集中程度上可以从省级集中过渡到全国大集中。建议从以下事项推进集中工作：

（一）核算集中管理

保险公司分支公司财务核算主要涉及费用报销与总账处理。随着会计电算化的发展，保险公司分支机构核算可以全部集中到总公司后援作业中心。集中核算可从以下方面规避风险：1.集中核算利于与会计法律法规和国家会计准则制度相统一，避免因全国财务人员专业技能差异导致核算科目错误。核算错误将影响财务报表质量，影响董事会等报告使用者参考使用。同时核算错误会影响应纳税额的计算从而影响税款缴纳，带来不必要的税务处罚风险；2.集中核算利于强制对发票真伪验证，规范发票抬头、开票事项、金额，发票清单等，避免不合规发票入账。不合规发票列支费用税前不能扣除，会造成企业税务成本增加，集中核算则可有效控制此情况。3.集中核算利于核算附件规范要求，如对列支宣传费、会议费的事项有严格的附件要求，在集中作业后，如果附件不全，则不予审核通过，避免了附件不全风险。4.财务集中后费用报销采取领导电子签名审批，进入系统需要输入密码，避免出现模仿领导签字虚报费用现象发生。

（二）印章集中管理

财务使用的印章有财务专用章、法人章、发票专用章。1.财务专用章是法定印章，对外具有法律效力，利用财务专用章侵害保险公司及客户利益的事件时有发生，但由于财务章使用频繁，建议将此章省级集中，即中支财务专用章集中到分公司，指定专人保管，设立印章保管责任书，规范财务章使用范围，实行印章使用申请制度，做好印章使用登记，保管在保险柜；2.法人章一般结合公司的公章或财务专用章使用，如银行开户，建议对中支的法人章也集中到分公司管理，指定专人保管，但是不相容岗位要相分离，即法人章保管人与财务专用章保管人不能是同一人。3.发票专用章主要盖在发票上，分支公司发票由分公司集中打印，发票专用章由分公司税务会计统一保管。

（三）税务集中管理

1.对保险业增值税专用发票实行省级公司集中管理、集中认证。保险公司均拥有庞多分支机构，保险业务交易频繁，通过集中管控方式实现生产系统与税务系统的有效衔接，实现增值税发票的在线开具功能，不但满足正常经营需求，还能有效避免发票管理风险。2.企业所得税年度汇算清缴由上级财务部集中审核通过后申报备案。分支公司虽然不在当地缴纳企业所得税款，但是需要在当地国税局备案，如果备案数据有误将会被面临处罚风险。因此对企业所得税清缴报表需逐级由中支到分公司到总公司上报审核，对基础数据及调整事项数据审核通过后才能在当地国税上报，在这过程中上级财务部需发挥指导与审核职能。

四、应收账款控制

保险公司涉及的应收账款主要包含：应收保费、应收利息、其他应收款（如银保通保费、航意险保费、通联支付、预缴税金、备用金），应收账款将直接影响公司现金流，长期可能会影响公司利润。因此需加大管理，建议做法如下：1.管理应收报表，对应收款项进行账龄分析，对业务单位公示分析结果，警醒业务单位办理；2.对应收账款定期清理，超三年以上应收账款视情况进行核销，建立应收账款奖惩机制；3.对系统原因造成的应收账款，需加强系统改造升级，确保财务数据的清晰准确，提高会计信息质量；4.对应收账款在年末做好函证工作，保持往来清晰，避免坏账。

五、结束语

中国保险业自2016年正式实施风险导向偿付能力体系（简称“偿二代”）。在偿二代下，资本金与风险管控挂钩，当保险公司受到监管处罚或监管评级降低时，必须增加资本金，导致企业增添资金成本、增加资金风险。因此新环境下保险公司必将转型升级，将风险防范放在更加突出的位置，做到合规经营，警钟长鸣。加强保险公司的分支机构财务内部控制，将为公司稳健经营保驾护航，为公司平稳健康发展坚固根基，为公司创造价值。

［1］高级会计实务，财政部会计资格评价中心，2016，3.

［2］企业内部控制［M］.高等教育出版社，2008，1.

［3］财务管理学［M］.人民大学出版社，2010，3（第五版）.

（作者单位：合众人寿保险股份有限公司安徽分公司）

上接（第247页）和责任人的工作分工及岗位配置情况。

3. 监督机制建设评价

内控小组内部权力监督情况、内控小组对单位内部其他部门监督权责履行情况。同时，针对不相容岗位设置及职责分离控制有关内容进行评价内容设定及操作。

4.具体制度建设评价

首先要确定预算管理、收支管理、政府采购管理、资产管理、项目管理、合同管理、决策机制制度等配套制度的建设的具体情况，并从科学性、合理性、可操作性及未来的发展可能性等多个方面综合评价其是否具有有效性。

5. 信息体系构建及运转

在信息体系构建及运转的评价方面，包括几个方面内容。第一，单位内部网络建设是否完备。第二，部门间信息传递端口是否统一规范。第三，信息传递是否具有周期性与规范性。第四，部门间信息是否具有共享性与互动性。第五，单位内部网络账户安全性是否达到国家要求，访问权限设置是否符合管理规范。

6.业务层面评价内容制定

业务层面的评价对于整个事业单位内部控制有效性具有非常重要的实际意义，业务层如果缺乏有效性，那么内部控制的制度建设再科学规范也无法将有效性体现出来。在业务层面的评价内容制定上，应根据各个制度的不同特点分别进行操作。第一，在预算管理的操作上，要重视预算具体执行情况、预算指标下达情况、预算执行差异率数据。第二，在收支管理操作上，要加强归口管理及票据控制评价力度，加强收入与支出双渠道管理规范化评价，加强举债行为的民主化水平评价，以及对账行为的合理性与科学性评价。第三，采购环节操作有效性评价主要包括采购行为合规情况评价、有关政策（如政府采购）落实情况评价、具体采购活动中变更情况的规范性与合理性评价。第四，资产管理有效性评价，要加强盘点、跟踪管理、定期核查等工作内容落实程度的考核评价。同时，要加强资产在采购、运输、管理、使用、报废回收等环节上的合规性评价。第五，在建项目有效性评价，要重视项目内容及变更的合规性评价、工程决算及资产交付合规性评价，最重要的是要进行建设项目超概算率合规性评价。第六，在合同管理评价方面，要重视合同订立及归口管理、合同履行及操作规范两方面的及时有效评价。

（三）监督约束配套机制建设

针对内部控制有效性评价体系建设，我们还应该重视配套的监督约束机制建设，如内部审计、外部监督环境打造等，强化工作队伍、内部部门、评价队伍及管理层级等各方面的行为自律及管控力度，确保内部控制有效性评价的规范与科学。外部监督环境打造，要联合社会媒体力量，加强大众在监督权履行方面的主动性与自主意识，为单位内部控制规范化推进保驾护航。

参考文献：

［1］高平达.事业单位内部控制评价模式浅析［J］.会计研究，2015，8.

［2］钱曹平.行政事业单位内部控制评价研究［J］.现代商业，2016，2.

［3］刘兴沛.事业单位内部控制评价探讨［J］.财务与金融，2015，11.

（作者单位：内蒙古自治区第二林业监测规划院）