浅析银行档案管理工作中的创新

马 睿

（南京大学信息管理学院，江苏南京，210093）

1传统银行档案工作的弊端

1.1 传统银行档案的载体形式单一、数量庞大

传统的银行档案，往往是以纸张作为唯一载体。随着银行日常工作的日积月累，随之产生的是数量极其庞大的纸质档案，银行往往需要安排专门的档案工作人员，每天对纸质档案进行装订整理，工作量巨大。而且，在同一银行的各个分行之间，由各自的业务工作而产生的纸质档案往往是分别保管，这就造成了档案凭证分散且查阅困难，档案利用效率低下，纸质凭证信息也无法与银行电子化业务系统配合使用，更无法实现各分行间的信息共享。与此同时，以纸张作为银行档案载体，大量占用物理存放空间，绝大部分银行档案库房可存放面积接近饱和。有资料显示，截至2011年12月，仅调研一家地市级分行及所属的专用档案室数量，最少的有6个、最多达到62个；又如某一级分行信用卡中心信用卡档案自2003年新业务产生以来，每年以2.1倍的速度增长，如此快的增长速度导致该行已经没有物理空间来存储与此业务相关的档案凭证［1］。

1.2 对银行档案工作尤其是其开发利用缺乏重视

一方面，我国的银行界长期以来普遍存在重视金融业务、轻视档案工作，既不注重档案管理，更不注重档案开发利用的现象。另一方面，由于不同银行之间以及同一银行不同分行之间存在竞争性关系，传统的思想认为银行档案是金融工作者在日常工作中长期积累所得，记录本银行日常运营信息和商业机密的原始记录，含金量很高而且来之不易，不可轻易开发利用，更不能轻易共享。所以，这就导致了我国银行档案信息往往是存而不用，造成了资源的极大浪费。

1.3 现有银行档案管理方式粗放，缺少现代化技术手段

随着银行业务的不断拓展，银行档案资料的数量也快速增多，即使很多银行加强了对纸质档案的影像化、电子化处理，但是按照要求，仍需要对纸质档案进行一段时间的保存备查。现有的银行纸质档案保存很多都没有采用密集型书架管理，也没有利用RFID电子标签技术进行分类标注，因此无法利用计算机和数据库技术进行管理，在档案存储和利用的过程中需要耗费大量的人力物力。这些也就造成了我国现在银行档案的管理方式粗放，利用效率低下。

2 银行档案工作创新的必要性

2.1 档案工作的发展需要不断的制度创新

档案管理无疑是企业管理的一个子系统。建立一套科学的档案管理制度，是企业档案管理工作和档案人员行为规范化、系统化、程序化的有力保证。而制度的时效性特点，决定了制度本身必须紧跟经济、社会的发展，及时做出有针对性的调整。作为一种重要的信息资源和企业管理的辅助工具，档案面对着不断变化和发展的社会环境，其规范化管理面临着更严峻的挑战，这对档案制度的更新与发展提出了更为迫切的要求。在日常工作中，企业档案部门必须随时关注各方面的变化，将新的档案管理理念、管理方式、管理手段融进企业的档案工作制度，根据需要不断调整其工作制度的内容，积极推进制度创新，以适应档案工作发展的需要。

2.2 银行档案工作的压力持续增长

纸质化银行档案是造成当前物理存储空间不足，不方便银行档案信息检索和利用的最主要原因。根据我国法律环境的现状，除涉及债权债务关系的资料有必要保留纸质形式外，在银行高度电子化的环境下，其他资料实行电子化归档完全可以满足银行档案日常管理工作的需要［2］。但是由于相关制度的规定，银行仍保存了大量的纸质档案，且随着业务的发展，纸质档案呈几何倍数增长，对档案库房造成了巨大压力，银行档案的电子化已经势在必行。

2.3 银行档案工作面临信息化时代的考验

随着计算机技术、信息技术、现代通讯技术在全社会的普遍应用，人类进入了信息社会，信息成为维持社会活动、经济活动以及生产活动的重要资源，信息化建设也就成为建立现代化企业管理机制和构筑核心竞争优势的重大发展战略。在银行信息化过程中，传统的档案管理模式和工作流程必然面临一次变革，档案领域涌现出许多新生事物，它们对档案管理的规范化、标准化提出了更高的要求，如电子文件管理、网络传输中档案信息安全维护等。处理不好这些问题，将使银行档案工作中原有的问题在新环境下进一步被放大。因此，调整和变革现有的档案管理制度是提升银行档案工作质量的必然要求。

2.4 提升银行发展水平的必然要求

为了迎合现代金融服务业发展的需要，银行也在不断地寻求自我发展。随着市场经济的快速发展，银行间的竞争越来越激烈，一部分有远见卓识的银行管理者意识到，合理地利用银行档案，实施银行纸质档案电子化，再通过大数据存储和数据挖掘等现代化技术手段对这些原本躺在档案库里的，未曾被人重视的档案材料进行数据分析，往往能取得意想不到的效果，进一步巩固本银行在市场竞争中的地位。同时，越来越多的档案学、计算机科学和金融领域的专家投身到银行档案信息系统的开发和利用领域，这又进一步促进了银行档案资源的高效利用。

3 银行档案工作创新的举措

3.1 建立统一的银行档案管理规范

传统意义上的银行档案，主要是指会计档案。在纸质档案时代，各银行对经营活动中所产生的档案信息已经有一套完善的档案管理规范。随着计算机和网络技术的高速发展，银行新业务的不断创新，现代银行的工作模式已经从以往单一的柜台处理逐步转移到电子银行、电话银行、手机银行共同组成的，多种形式、多种服务模式并存的格局。尤其是当前大数据存储技术、数据挖掘技术等的发展，整合了来自不同应用系统、不同部门的信息发布、格式标准化转换、存储和最后归档等工作。这些信息往往来自银行不同的部门，属于不同的业务门类，很多并不属于传统意义上的会计档案，但又会影响到客户后期账户的处理，这就需要制定统一的银行档案管理规范，通过信息格式和信息处理方式的标准化，来统一规范银行信息。

3.2 进一步做好传统银行档案的电子化

近年来，随着高速扫描技术、海量存储技术、二维码技术、大数据检索技术等新兴技术的飞速发展，带来了电子化文档存储和管理的革命。在银行系统内，用电子档案逐步代替纸质档案，进一步提高银行档案信息的开发利用效率，正逐步得到广大银行人的认可。银行档案的电子化可以大幅节约档案的物理存储空间，可以进一步实现银行档案信息的海量存储。电子档案传输速度快，方便检索和查询，使得银行内部和银行的各分行之间档案信息实时互通、充分共享成为可能。传统银行的档案电子化包括扫描录入、影像传输、影像编目、影像存储四个步骤。

3.3 探索新的银行档案集中管理利用模式

随着银行档案事业的发展和社会各界对银行档案工作的进一步重视，档案集中储存已经是大势所趋。银行档案按照集中统一管理模式，在新建的档案存储基地，由专业人员保管档案，从而彻底解决以往由各个分行分别管理档案所带来的空间和人力资源上的极大浪费。新建的银行档案管理中心，将有效地加强档案集中后的全方位管理。档案集中储存的实现，档案管理中心机构的设立与档案管理专业人员的增加，为实现银行档案的专业化管理提供了条件。档案管理中心可以更好地履行保管银行档案的职责。

4 银行档案工作创新的意义

4.1 大力提升银行的竞争力

银行的经营管理活动是以最大限度地满足客户需求为出发点和落脚点的，银行的档案管理工作是银行高效开展经营管理活动的前提。银行档案按照价值大小设定不同的等级，通过编目分类、纸质文献电子化等一系列步骤，最终提供给银行管理者，为银行的各级经营管理者探索业务发展规律、规划市场竞争策略、总结经营成败得失，提供了详实、系统、全面的参考依据，节约了时间成本，大幅提高了银行的竞争力。

4.2 进一步维护银行的合法权益

当银行与客户发生经济纠纷时，银行档案就可以在澄清是非、划清责任的过程中起到有力的举证作用。会计档案和授信档案是银行资产和权益的凭证，齐全完整的档案有利于维护银行与客户的权益，澄清业务纠纷，并有效地防范和化解风险。

4.3 进一步规范银行的日常工作

银行档案所记录的专业内容，辅之以专业化的管理，就能在银行的经营活动中起到关键性的作用，为业务人员办理业务提供历史依据，为领导决策提供数据参考。据统计，银行档案的使用者有一半以上来自银行本身，其使用目的主要是查询客户交易信息和进行业务检查。银行定期对各类档案信息进行收集、整理、加工等工作，对银行的经营管理活动具有规范作用并提供参考价值。

［1］王秀云.商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化的思考［J］.科技与企业，2012（15）.

［2］陈宝东，王戎，杨茜.商业银行会计档案管理存在的问题与建议［J］.中国金融，2009（24）.