淮安高等院校档案信息化建设

刘 瑛

（淮阴师范学院，江苏淮安，22233000011）

淮安地处苏北，高等教育相对薄弱，但淮安高校档案管理工作的信息化建设在1990年代初就开始起步，经过20年的发展，淮安高校的档案管理水平正在突飞猛进地发展，逐渐缩短与苏南高校的差距。

一、淮安高校档案信息化建设基本情况

1.积极探索开展计算机管理档案的新途径。

淮安高校的计算机管理档案工作最早始于1995年，当时淮阴师范专科学校（现淮阴师范学院）使用由南京大学开发研制的南大之星的单机版。起初，只是对档案文件目录进行著录和输入工作，实行简单的目录级查询。随着技术水平的不断发展，单机版发展为网络版，由简单的查询功能延伸至全文检索、声像、电子、办公自动化等一体化管理。进入21世纪，随着学校合并、升格、扩张，计算机管理手段的广泛应用，各校也纷纷购置相应档案管理系统，利用现代化手段管理学校档案，为以后信息联网做准备。

在上级和当地主管部门的指导下，为了加快计算机在高校档案部门的推广应用步伐，各学校经常组织档案人员到自动化程度较高的淮阴师范学院、淮阴工学院进行学习，淮安地区大中专协作组成员单位每两年举办一次深入交流学习活动，取长补短，互通有无，大大促进了全市高校档案基础管理和计算机管理水平的提高。有条件的学校跟随市档案局外出考察先进地区计算机管理档案工作，协作组成员单位积极参加国家、省、市举办的计算机应用技术的培训。近5年来，协作组内7所高校共参加省市各类上岗培训、学习、交流等活动52次，学习236课时，培训123人次，大大提高了档案管理人员的业务水平和专业程度，淮安高校档案管理水平迈上一个新的台阶。

2.加快淮安高校档案信息数据库建设进程。

实现档案信息化建设的基础工作是加快和完善档案信息数据库建设，这也是迈向档案管理现代化的必要条件。加大技术资金的投入后，各个学校加速开展档案数据库建设工作，淮安地区大中专协作组内几所院校先后建立起文件级档案目录数据库和案卷级目录数据库等15种，其中淮阴师范学院、淮阴工学院、江苏省食品职业技术学院、江苏省信息职业技术学院、江苏省财经职业技术学院5所高校建有重要的档案全文数据库、声像档案数据库、实物档案数据库、荣誉档案数据库等6种数据库。与此同时，各个学校也在加紧各类数据的录入工作。截至2014年12月，淮安地区大中专协作组内各校已存有各类档案目录68万条，全文扫描输入系统管理数据185万页，声像数码电子照片6万多条，扫描纸质照片档案8655张。另外，除了中专校外，其余5所大学还设有专业机构存放大量的声像档案资料，例如信息中心、现代教育技术中心、多媒体演播室等，并建有专门的多媒体数据库，刻录VCD光盘1260多张，改善了馆藏结构，丰富了馆藏内容。

目前，淮安市各大中专院校建立的档案信息数据库已经发挥了作用。80%的学校已使用档案管理网络系统对全校的档案进行网络化管理，配备了相应的服务器、高速扫描仪、复印机、防磁柜等专业配套设施，并已实现网络化查借阅、电子传输、PDF打印等功能。其中淮阴师范学院已经实现100%的学历学籍类永久档案全文扫描，80%长期档案实现数字化。而使用单机版的其他学校也完成大部分存量档案的目录级管理，并能实现计算机检索查询功能，对内外提供服务，查全率、查准率达到95%以上，从检索到调出档案不超过3分钟，已输入的全文和照片档案可直接打印输出。其他几所中专校也已建立数据库并开始使用，初步实现了档案利用的计算机检索、查询、统计、打印输出。

3.各校积极创建档案信息网站，建立档案馆（室）内部局域网。

档案信息网站的建立可以有效地扩大服务范围和实现远程化服务方式。随着数字化档案馆（室）的建立，为了扩大与外界的合作与交流，实现档案信息资源共享，充分发挥档案信息网络的宣传与指导作用，在市档案局的指导下，淮阴师范学院于2012年12月开通档案信息网，网站设有档案馆概况、馆藏介绍、制度规范、业务指导、工作动态、百年校史、兰台内外、下载中心等栏目，以文字、图片、视频等形式从不同角度向校内外宣传学校档案工作的信息动态，展现学校在档案管理方面取得的成就。同时，通过网站还可以登录学校的档案管理系统，方便于学校内部档案管理人员使用系统。在下载中心，学校已逐步将馆藏全宗目录、馆藏珍贵档案、馆藏资料等上网，供利用者下载使用，让社会各界及不同地域的人不出家门，即可从网上查询，得到了广大毕业生、社会人士的普遍欢迎，截至目前，访问该网站人数已达2万人次。淮阴工学院档案网站在2013年也逐步开通，其他学校也在积极地创建各类宣传档案的网页。学校档案网站的建立，向全社会宣传了淮安高校档案工作所取得的成绩和发展动态，淮安高校档案工作在全省的知名度有了明显的提高。

二、淮安高校档案信息化建设发展策略

1.推进高校档案管理信息化。

档案工作必然要加快步伐，运用现代化信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理和利用的数字化、网络化。要从档案事业的各个发展阶段和具体环节入手，针对档案工作过程中遇到的一系列难题，不断发现新情况，及时解决新问题，形成新认识。

2.淮安大学的成立将推动档案信息资源的整合。

2014年8月，先后经江苏省教育厅、江苏省政府同意，淮阴师范学院和淮阴工学院正式筹建淮安大学。淮安大学的成立意味着淮安终于有一所文理兼具的综合性大学。两所学校都是有悠久的历史底蕴，为淮安乃至苏北地区培养了大量的中小学师资教育力量以及具有专业技术能力的理工类人才，为淮安地区、苏北地区的发展储备了智力资源。两所学校相似的建校历史以及规模，为淮安大学的成立奠定了稳定的基础。档案机构成立的时间也相同，档案库藏的种类、管理模式、馆藏数量等都非常接近，这也为日后淮安大学成立综合性档案馆提供了坚实的基础。

3.积极探索高校档案馆（室）创新人才的培养新途径。

随着科技的快速发展，高校档案事业的发展迫切需要创新型人才，以适应高校发展的客观需要，满足高等教育自身发展的内在要求。作为高校档案部门应该拓展思路，设法有效吸引、培养、用好专业人才特别是复合型人才（同时具有档案与计算机双技能）。人才是档案管理活动中的主导因素，作为档案管理部门应该注重培养具有“一专多能”基本素质结构的复合型人才，充实高校档案管理队伍，提升高校档案管理的现代化水平。

2011年8月，江苏省委省政府正式出台《关于加快淮安苏北重要中心城市建设的意见》，将支持淮安加快苏北重要中心城市建设上升为重要的省级战略。淮安高校档案机构也应该为苏北重要中心城市的确立，贡献自己的力量。

淮阴师范学院