浅谈转制科研型企业的库存内部控制

王喜叶

（陕西省石油化工研究设计院，陕西 西安710054）

为了适应集团化企业快速发展的需要，根据当前转制科研型企业物资管理薄弱的实际现状，建立适合科研型企业发展的物资库存管理系统及体系，以有效规范和化解道德风险和经营风险堵塞管理漏洞，节能增效。

1 转制院所库存内部管理的特点和存在的主要问题

1）企业缺乏统一的基础管理制度。长期以来，一线各个部门分类经营，自负盈亏、形成了自有的层次不齐的管理模式和管理方法。但随着企业化的发展、生产规模的逐步扩大，各个基层部门的库房管理还按照在原来的管理要求运行，没有统一的管理程序和标准，管理过程各自为政，物资统计时间节点不一致，入库物资不能做到账实相符，缺乏统一标准的管理，不能正确反映整个经营过程，不能给决策层提供正确的决策信息。

2）企业缺乏系统的内部控制管理体系设计。科研、生产、供应、销售是转制企业目前进行经营的主要业务环节，物资的流动数量上联系紧密，而在物资管理流程上的联系缺乏统一口径的统一控制。比如，科研的实际收益率基本是生产环节的收益率指导，供应的采购量以科研的理论供应参数为根据，产品的入库量加上一定的损耗等于生产的出库量等，他们之间比例关系就是我们进行考核及计量的根据。

3）缺乏信息数据对物资管理系统的分析。现代科技信息的发展，带给企业生产经营过程管理上飞速发展，但作为转制科研单位依旧沿袭传统的物资管理模式，大多采用手工作业账务管理，与电子信息管理脱节，不能利用电子系统带来高效便捷功能，更谈不上分析管理。

4）缺乏科学的绩效管理体系。在绩效管理方面，沿袭事业单位过去主要的绩效考核标准，把科研、收入、利润作为重要的考核指标，对作为基础管理的物资管理工作重视不够。缺乏基本的管理，缺乏基本的条件，库存面积不足，人员设置不足，兼职较多，缺乏物资管理与专业相关的管理知识与技能。

2 如何做好科研院所库存物资的内部控制管理

以销定产是目前转制科技型企业常见运行模式，多品种小批量产品生产是其生产的典型特征。根据集团管理要求，不同所有制形式、不同规模的企业，结合本单位具体管理情况进行全面分析、总结的基础上，从不同的角度入手，建立适合自己的库存内部控制管理制度。通过建立健全物资内部控制，把库存管理工作和工作流程以制度形式确定下来，使企业的库存管理工作变得程式化、例行化和规范化，使库存管理流程更加流畅，大大提高管理效率，也可以有效的节约管理成本。做好物资库存的内部管理主要从以下四个方面做起。

2.1 设置物资库存基础管理资料

伴随着原材料的投入、机器设备的运转，与产品相关的各项原料也就随之开始流动，物资库存管理需要根据物资流动过程和会计成本核算原则的要求，设计健全的原始记录，充分收集各方面信息，以加强物资管理。生产制造过程中，库存材料管理需要的主要资料以下种类:各种账册、单据、图表、凭证和原始记录、分析报告等，包括:到货验收记录，索赔单、入库通知单、物资保管明细账、料卡、领料单、退料单、库存物资月报表、库存物资盘盈盘亏报告表、报废物资鉴定表、销售材料发料单、委托加工发料单等；产成品入库单、产成品出库单。

对于各种原始记录报表单据，我们将严格按照企业管理的实际需要和行业标准进行设置和管理，做到记录载体适合，程序严谨，管理有序，操作可行。

2.2 设计物资的内部控制过程

物资流转过程设计是否合理，直接影响到企业成本管理，影响到企业经营成果和最终的市场竞争力，因此，

必须结合不同层次，不同部门的实际工作需要，做好过程设计工作，保证物资流转控制工作的顺畅、有效。

2.2.1 一级管理控制流程

物资按照供应链管理模式进行管理，其流程（图1）如下:

1）营销公司根据销售订单签订销售合同后，填写销售物资出库单。

2）成品库房根据物资库存对出库单进行评审:存货充足时，直接发货；存货不足时，向生产部门提出生产计划申请。

3）生产部门根据销售量做出生产计划，依据产品定额向物资供应处提出原料购买计划。

4）物资供应处根据最低库存标准及原料购买计划申请，及时与物资供应商协商，签订物资采购合同。

5）物资供应商根据物资采购合同及时供应物资，货物到达后，经质检部门检验，如果质量不合格，返回供应商，检验合格直接进入原料库房。

6）生产部门填写出库单，经部门领导同意，办理领料手续后，领用原料进行生产，生产完成后办理成品入库手续。

7）成品库房对质量合格的产成品进行入库。

成品库存控制符合以下逻辑关系:前期结余＋本期生产－本期销售＝本期结余。

图1 库存物资一级管理控制流程

2.2.2 车间二级仓库管理控制流程及管理办法

物资实行分级管理，院部一级库负责物资采购，各所二级库房统一纳入院物资供应处一级库房协调管理。车间仓库管理在行政上受一线部门领导，在业务上接受院物资供应部门指导。其管理流程（图2）及方法如下:

图2 库存物资二级仓库管理控制流程

1）物资验收。根据订货或者采购计划，采用不同的标准和方法，分ABC类对物资按照程序进行数量和质量的检查，经过验收准备、核对证件和实物，及时、准确、全面的保证入库物资数量准确、质量完好，建卡立账。入库物资必须做到六个清楚:渠道清楚、数量清楚、规格清楚、价格清楚、用途清楚、质量清楚。统计记录指标:到货记录、验收记录、入库通知单、物资保管明细账。

2）物资的保管、保养。根据入库物资的不同性质和特点，结合仓库的条件、自然环境、进行合理的科学的储存、摆放、苫垫等活动。物资在保管过程中，按照具体的“十不”、“四无”标准进行保管、按期维护保养，防止变质、损坏和短缺，做到材质不混、名称不错、规格不串、附件不少、资料不丢。根据物资的包装形状、重量、数量和物资的安全属性和理化性能等特点，结合地面负荷、存放时间，将物资合理堆码、摆放。根据库内物资的物理、化学性质、结合物资储存的自然环境，采取不同的预防措施和维护手段，达到防锈、防腐、防霉、防老化、防变质的目的，以保证库存物资完好的一项工作。

3）物资使用发出与处置控制。

物料发放的程序:核对发料凭证→检查实物→备料→复核→点交→记账→盘点清理。

核对发料凭证:核对领料单所列的物资名称、规格型号、请领数量、领用单位、领导和领料人的印章是否齐全准确。

检查实物:物资发料前，应对库存物资进行一次检查，无误后方可发料。

备料:核对实物后，可以满足领用的物资及数量，按发料领料单进行备料。

复核:为了保证出库物资不出差错，由保管员或其他专业人员对发放物资的品名、型号、规格、数量是否同领料单一致，配件是否齐全，资料是否齐备，外观质量和包装是否完好等进行复查，达到准确无误。

点交发料:复核后，当面交给领料或者送料人。

记账:发料后，立即拨料卡、及时记载物资收支存明细账，做到日清月结，帐、物、卡、资金相符。

盘点清理:每月按照永续盘库制度对物资盘点，月底编制生产、消耗及库存月度报表。

并对报表进行分析，对物资储备情况应进行认真分析，找出积压原因，采取措施，保证生产需要，降低储备，减少资金占用；及时发现库存管理中存在的问题，对保存过程的受损物资及时维修，损坏无法使用物资及时按规定报废处理，对发出物资后的库房、货架、现场等进行清理。

内部库存控制符合以下逻辑关系:前期库存＋本期入库－本期消耗＝本期库存用。

2.2.3 建立完善的物资流转控制的成本归集核算体系

作为仓库管理内容之一物资的统计工作，与财务部门、生产部门，对物资的管理上也逐步通过对业务体系和作业流程建立制度化、规范化的管理控制，使部门之间、部门内部、有关人员之间、互为钩稽，互相制约，建立完善的物资控制的成本统计归集流程（图3）。

图3 库存物资的流转过程成本归集图

根据不同部门不同层次的管理需要，对库房物资管理过程进行分析，对各项工作业务流程进行梳理，建立可控的业务流转过程程序，通过过程控制以达到堵塞管理漏洞，增加企业效益的管理目的。

2.3 建立数据控制系统，充分发挥电子计算机现代网络管理功能

随着物资管理基础的不断提高，逐步加强信息技术内部控制的运用，逐步实现生产管理系统、营销管理系统、预算管理系统、财会会计管理系统等的信息集成和共享，促进物资内部控制流程与信息系统的结合，实现对业务和物资的自动控制，减少或消除人为操纵因素。将本企业微观信息和宏观信息，同行业信息进行横向与纵向的对比分析，从不同角度为企业的发展提供全面准确的数据参考依据。要把现代信息技术和统计数据相结合，充分发挥电子计算机现代网络功能，建立以数据系统的存储，检索、计算等基本统计功能，取代手工统计和加工整理的现代科技统计数据系统，从而在现代信息社会中，发挥物资管理通过现代管理手段的高效运作带来的巨大降本作用。

2.4 加强员工培训，提高业务能力和思想认识，建立完善的经营考核指标

1）现代企业物资管理人员应该具备现代物资管理专业理论基础知识，具备熟练的计算机操作能力、信息处理能力和网络运用能力，具有敏锐的洞察力和综合分析能力。所以必须不断加强员工培训，提高员工业务工作能力和综合解决问题的能力，逐步提高库房管理水平。

2）适应发展需要，转变思想观念，转变库存管理的最终目的，就是增加物资周转速度，节约物资积压数量。

3）制订合适的库存管理目标，且与各部门目标指标完成挂钩、使各部门的指标定额与其应取得的效益指标和职工的经济利益密切挂钩，这样既调动职工的积极性，又能使员工明白自己的管理责任，从而使物资管理的责权利相互统一，达到向管理要效益的目的。

3 结束语

物资库存管理作为企业基础管理工作之一，仅次于资金、人才因素之后，所以在企业发展中具有举足轻重的地位。作为企业的物资管理部门，在夯实基础管理工作之余，必须不断学习、及时总结在发展过程中存在的问题，不断完善相应的管理制度，推进企业库存信息化的高效运行。在新经济环境下，企业物资的库存内部控制机制应以企业经济效益为核心，以市场为依托，以最大限度节约资金占用、满足企业经营管理物资供应的需求为目标，与现代企业经营管理理论相结合，使库存管理理论更加科学，为企业可持续发展发挥巨大的作用。

［1］胡玄能.企业内部控制规范解读［M］.北京:新华出版社，2008.

［2］姜长才.化工企业仓库管理手册［G］.北京:化工部供应销售局，1987..

［3］李殿富.会计制度设计［M］.北京:中央广播电视大学出版社，2002.