关于物业管理信息化建设的思考

2015-12-23吴扬

北方经贸 2015年7期

关键词：物业管理物业信息化

吴扬

（厦门邮政物业管理有限公司，福建厦门361000）

关于物业管理信息化建设的思考

吴扬

（厦门邮政物业管理有限公司，福建厦门361000）

管理信息化建设是现代化管理企业的需要。企业传统的物业管理和记录方式已不再适应改革和发展的需要，突变的信息和适时的查询，资源共享的要求。物业管理信息化建设要提供客户服务，加强设备管理，实现收费管理，便于集中采购与管理，为用户提供良好物业环境。

信息化建设；物业管理；经济

随着我国对物业管理工作越来越重视，物业公司呈现市场化、集约化、规模化发展进程，且物业公司的管理结构日趋壮大。与此同时，内部沟通、成本控制以及管理难度的增加，对信息化建设提出迫切需求，通过提升信息化资源的共享利用率，可有效提高物业管理的工作效率，为用户提供更好的服务。而建立一个完善的管理信息系统是实现物业信息化建设的重要环节。

一、信息化建设在物业管理中的功能

（一）提高物业管理工作效率

在物业管理中，由于涉及的信息量非常大，包括业主信息、员工信息、楼宇信息以及工作值班信息等，而传统物业管理中的信息记录多采取纸质文件，带来诸多重复建设工作，降低了工作效率，同时无法保证数据的可靠性。信息化管理，则可有效避免这些问题，通过信息系统采集数据，可以重复利用，提高应用效率。

（二）促进物业管理的流程化管理

信息化建设给物业管理企业提供了科学的管理与业务流程平台，有利于物业管理的科学化、专业化、组织结构扁平化，既提高了物业管理效率，又对物业管理结构产生深远影响。通过信息技术的应用，物业管理企业还可促进企业优秀员工的素质提高，将其个人专业知识的积累转换为管理知识积累，并融入管理流程与业务流程中，更重要的是在企业运营管理过程中，注入规范、高效、精确的职工自我学习因子，促进物业管理企业专业技能水平的提高，并为用户提供更好的服务，获得良好口碑。[2]

物业管理信息系统总体结构图

（三）提高物业管理企业的整体竞争力

首先，信息化管理给物业管理者提供了更科学、更恰当的经营管理模式，以客观、公正的手段促进企业及员工管理意识与管理行为的增强，进而促进员工团队合作意识的提高，促进企业依照制定的管理模式运行。其次，信息化建设利于物业管理企业和业主之间建立良好的关系，缩短双方距离，便于物业管理企业更好地把握市场，提高工作效率与工作质量。再次，物业管理信息化还可快速建立员工绩效考核方法，提高员工服务的能动性与积极性，加上科学的决策与管理，可实现物业管理企业与各部门、各员工间的有效协调与融合，最终提升企业应变能力与整体竞争力。[3]

二、实现物业管理信息化的总体要求

作为可以科学反映物业管理个性化的信息系统软件，首先应确保良好网络、程序语言、数据库及兼容操作平台等条件，这也是物业管理公司成功步入管理信息化的第一步。同时涉及的具体问题，如信息系统的具体功能模块数量、输出报表的最终形式等问题也不容忽视。但是管理系统中的下属模块软件等问题的确定应该在下一阶段才具体确定，这是由于物业信息管理系统必须经过前期开发涉及、中期调整改进、后期使用维护等一系列过程，方可完善，是一个不断推进、相互作用的互动过程。因此，不能苛求物业管理系统在策划建设初期就得以完善。

另外，在策划、选购软件以及中期洽商改进过程中，还应充分考虑信息软件的适宜性、扩展性与兼容性，并确保软件内容与物业公司的整体工作安排一致，以及后期使用的操作便捷性与维护简单化，以实现资源共享、无纸化办公、固化管理过程、规范化流程管理等目标，为用户提供高效服务。通过信息化建设在物业管理中的应用，给物业项目提供了更大的升值和利润空间。