加强仪器设备验收工作措施的研究

刘彦强，王益民，张小蒙，孟庆楠，张皓楠

加强仪器设备验收工作措施的研究

刘彦强，王益民，张小蒙，孟庆楠，张皓楠

介绍了仪器设备验收工作包含的基本要素，分析了仪器设备验收工作中存在的外包装不完整、缺少相关配件等主要问题，从规范验收程序、加强技术手段、明确档案内容、组建验收小组、完善监督体系和严格质量控制6个方面提出了应对措施，对保证仪器设备质量和杜绝故障隐患具有重要的意义。

仪器设备；验收；措施

0 引言

仪器设备验收是质量控制的关键环节，直接决定着仪器设备的功能、用途等方面是否满足高校科研教学工作的需求。近年来随着国家对高校投资力度的加大，高校购置的仪器设备的数量快速增加，技术含量逐步提高，大批国内外高端精密仪器设备的不断购进，大大地提升了高校硬件水平。同时，仪器设备代理公司的数量也急速增加，出现了一批二、三或多级代理的中小型公司，代理公司资金、信誉、服务等参差不齐，这给高校仪器设备采购验收工作带来很大风险。如若在验收工作中把关不严，一些不合格的产品就可能进入高校，这不仅会给学校造成经济损失，而且会影响学校科研教学工作。因此，如何做好仪器设备验收工作，使验收工作科学化、规范化，是当前仪器设备验收工作面临的主要问题。

1 仪器设备验收的内容

根据高校仪器设备验收过程以及涉及的相关事项，仪器设备验收主要包括6个方面内容，分别为验收准则、验收流程、验收方法、验收人员、验收时间和验收资料。

验收准则是指仪器设备验收的具体指标或标准，主要包括包装箱外观、随机资料、设备外观、功能用途、相关技术指标、运转稳定性等。验收流程是指学校制定的具体验收过程，用简要文字、简单图形或图标表示，通过把仪器设备的到货外观验收、开箱安装验收、运行使用验收等标志有序连接起来，形成规范化格式。验收方法是指运用相关技术手段或非技术手段，如实验测试、质量检测、主观观察等，对仪器设备相关指标进行计算与核实。验收人员主要是指高校仪器设备使用部门人员、设备管理部门人员、供应商代表、生产厂商技术人员、仪器设备专家等，进口仪器设备还需外贸代理公司代表和商检人员（部分法检产品），此外，不同价格的仪器设备验收人员也有所不同。验收时间是指仪器设备到货至验收完毕所消耗的时间。验收材料是指在验收过程中供需双方应准备的书面材料，包括验收单、测试报告、资质证明等。

2 仪器设备验收中存在的问题

2.1 仪器设备外包装不完整

查看仪器设备外包装是验收的第一道程序，包括查看外包装是否完整、规范等，这也直接决定着验收的有效性。仪器设备送货方式可分为3种：第1种是由搬运公司直接送货，这是最为普遍现象；第2种是由中标供应商送货；第3种是由外贸代理公司送货。在仪器设备接收过程中，发现外包装的形式各种各样，主要问题有：外包装破损、受到外力撞变形、外表面脏乱、倾斜标志出现问题、封条有重封迹象、封条不统一等[1]。

2.2 仪器设备缺少相关配件

高校购置的仪器设备一般不是单个的，而是由多个仪器设备成套组成，缺少任一个设备都会导致仪器设备无法完成验收。在实际验收过程中，存在2种缺少相关配件的情况：一是购置的仪器设备主要组成部分在到货后发现根本无法使用，还需另外购置相关支持设备，如氧气发生器需要配备真空泵，核酸蛋白分析仪需配备恒流泵、工作站等；二是购置了仪器设备主机，但忽略了相关支持配件，到货验收时发现该仪器设备的许多功能无法使用，需要额外配件才能使用该功能。

2.3 仪器设备随机资料不完整

随机资料是指仪器设备配备的相关材料，主要有装箱清单、说明书、出厂检测报告、合格和证明等。在实际验收过程中，进口仪器设备和国产仪器设备的随机资料不完整情况经常出现。这导致验收人员难以判断该仪器设备是否为全新，是否合格，是否为展品或厂家长久存货等，给验收工作带来了一定难度，影响了验收工作进度。

2.4 仪器设备型号与合同要求不符

为了防止到货仪器设备出现名不符实、以次充好的情况，采购合同一般对产品的型号规格都有明确规定，然而型号规格与合同不符的情况仍时有发生[2]。按原因可分为3种：第1种是合同型号存在笔误；第2种是该型号已停产、断货或升级，而供货商私自更换产品型号；第3种是该型号产品成本较高，供应商以同类型低档产品替代，如荧光PCR仪620型更换为600系列等。

2.5 仪器设备安装人员技术资质参差不齐

仪器设备到货以后，供应商应及时安排工程技术人员对仪器设备进行安装和使用培训。在实际安装过程中，购置高校往往忽略检验工程技术人员的安装资质，而工程技术人员资质的参差不齐给仪器设备带来很大隐患。特别是大型精密仪器设备，一个微小的错误都可能导致重大问题。目前安装工程技术人员包括4种类型，分别为生产厂家工程技术人员、生产厂家委托代理人员、代理商内部员工和代理商安排的其他公司人员。由于后3种安装人员对仪器设备了解不够，一个简单的错误都可能导致仪器设备无法安装，或给仪器设备的使用埋下隐患。如学校仪器设备到货后，安装调试不成功，严重影响使用，安装人员把责任归结为仪器设备的质量问题，后经专业人员检验，只是电源线问题，诸如此类现象时有发生。

2.6 验收人员对仪器设备功能用途缺乏了解

验收人员一般都是高校教师，由于部分高校老师主要从事教学或科研工作，对仪器设备技术性能和功能用途缺乏了解，技术水平专业性不够和责任感不强[3]，在验收过程中，只是简单听从安装人员的讲述，只要正常运转，即验收通过，很少对仪器设备的主要功能和关键技术指标逐一检验。这很容易造成一些代理商以次充好、故意隐藏该设备的一些功能配件，从而降低配置或干脆以二手产品替代，给学校造成很大损失。

2.7 仪器设备验收期限持续时间较长

验收期限是合同明确的问题，然而由于各方面原因，往往导致验收期限超出规定要求。总结多年验收经验，发现导致验收延迟的原因主要包括3个：（1）执行监督重视程度不够，提前供货或延迟供货都不被处罚，这使得供应商放松法律约束，随意拖延送货时间；（2）供应商未按学校规定要求进行验收，不能及时提供验收所需材料；（3）使用者因场地、安装条件等原因私自要求推迟送货。验收期限拉长对高校自身影响很大，既影响高校教学科研正常使用，也会错过退换货期或索赔期（进口），从而给学校带来不必要的经济损失。

3 加强仪器设备验收工作的措施

3.1 完善验收内容，规范验收程序

根据目前仪器设备到货验收的一般步骤和不同验收阶段所需材料，将验收程序与验收准则结合起来，形成规范化的验收流程，可分为前期准备、到货外观验收、开箱安装验收和运行使用验收4个步骤。

前期准备主要是使用部门对仪器设备进行接收，同时根据仪器设备价值及技术精度要求，组建验收小组和制定验收方案。对于大型贵重仪器设备，应提前准备仪器设备的安装使用条件（水、电、场地），必要时可邀请校外专家参与整个验收过程。

到货外观验收属于前期验收，主要是对包装箱外观进行验收，防止出现包装不良或防护措施不充分、不妥善。外观验收即是对外包装外观进行全面检查，对外包装出现拆封、破损、挤压、潮湿、淋雨、生锈、标志变色或破碎、倾斜、倒置等现象的仪器设备，及时进行退换货处理。

开箱安装验收属于中期验收，主要包括非技术验收和技术验收2种形式。非技术验收主要利用验收相关制度规定和实践经验，对包装箱内的仪器设备的外观、型号、配件、说明书、合格证、装箱单及技术资料等进行验收，保证仪器设备主机及配件外观完好、数量完整、型号一致、正品出厂和随机资料完整。技术验收主要是将使用说明书上给定的功能、技术指标以及实际测试结果与合同和招投标文件上的要求进行比对，逐项检验该仪器设备的功能、技术指标稳定性及可靠性，判定该仪器设备功能质量是否符合要求[4]。

运行使用验收属于后期验收，是对仪器设备的最后检验，主要是在仪器设备试运行一段时间后，对现场培训状况、运行状况和使用状况的验收，并听取用户的反馈意见。在验收过程中，严格遵守验收流程，统一验收原则[5]，出现问题时应立即暂停验收，待问题解决后，再继续验收。仪器设备验收流程图如图1所示。

图1 仪器设备验收流程图

3.2 加强技术手段，规范验收方法

目前，高校大部分验收都是基于验收人员主观判断或依据安装人员提供的运行数据进行判断，对仪器设备实际技术性能和功能缺乏科学严格检测，验收工作往往简单化。鉴于此种现象，应采用科学有效的验收方法，特别是引入或加强技术手段，才能获得良好效果[6]。

目前，技术验收主要采取实验检测和质量检测2种方式。实验检测是利用实验材料测试仪器设备，测试结果与理论数值或其他相同仪器设备的实验结果进行比较，判断该仪器设备技术性能是否达标。实验检测是一种常用的技术验收手段，验收结果的可靠性较高。但实验检测存在一个致命缺点就是无法检测仪器设备的一些硬件指标，导致无法准确判定该仪器设备所有部件是否是原厂产品。质量检测是采用合法或合乎检定规程的检定器具，对仪器设备硬件质量进行检测[7]，能有效弥补实验检测的不足。因此，对于大型仪器和精密仪器设备，需要将实验检测和质量检测相结合，进行全面检验，严格进行质量控制。

3.3 统一验收期限，规范档案内容

在仪器设备验收过程中，验收期限不规范的现象比较突出，没有一个明确的验收期限进行约束，极大影响了验收进度。对于进口仪器设备，验收须在货到港90 d内完成验收，因为按照国际惯例进口仪器设备的有效索赔期一般是货到港90 d内。对于国产仪器设备，验收期限根据学校自身情况确定，原则上只要合理即可。

验收材料是验收内容的具体表现形式，如说明书、质量检测报告、安装调试报告等。由于验收材料涉及内容较多，为了便于事后查询与管理，必须对重要材料及时存档，形成规范有效的验收档案[8]。在验收阶段，一般根据仪器设备价值的不同，对存档材料进行分类保存与管理。对于大型仪器设备，验收阶段的档案内容应包括装箱单、说明书、质量检测证明、安装调试报告、验收报告和电子图片，对于普通仪器设备，档案内容主要是验收单。

3.4 组建验收小组，规范验收人员

随着高校购置仪器设备数量的不断增加，验收工作任务也越来越重。鉴于高校教师数量和工作时间的局限，应根据仪器设备价值不同，合理安排相关验收人员，组建验收小组[9]，以提高验收工作的效率和质量。

验收小组一般可分为3种形式：（1）单价10万元以下的验收小组应由使用部门、供应商代表、生产厂商技术人员和外贸代理商（进口）共同组成；（2）单价10万元至100万元的应由使用部门、设备管理部门、校内设备专家、供应商代表、生产厂商技术人员和外贸代理商（进口）共同组成；（3）单价100万元以上的应由使用部门主管领导及仪器设备负责人、设备管理部门、监察部门、校内外设备专家、供应商代表、生产厂商技术人员和外贸代理商（进口）共同组成。

由于供应商、外贸代理商和生产厂商的工作人员流动性较大，为规范验收工作，使其具备有效性和法律性，参加验收的校外工作人员在验收时，需携带公司法人代表的授权书、公司营业执照副本和本人身份证及复印件[10]。鉴于一些验收人员对仪器设备知识了解不足，可以通过邀请有经验的相关人员协助验收。

3.5 完善监督体系，规范监督方法

在实际验收过程中，经常出现未能及时完成验收的情况，严重影响执行进度，这既有供应商的原因，也有学校自身原因。为了按规定时间完成验收工作，及时反馈并解决存在的问题，建立完善规范的监督体系必不可少。完善监督体系需要做到3点：（1）明确监督人员，即要求高校具有明确的基层和上层监督人员；（2）指定监督工具，即利用相关计算机软件对仪器设备验收进度进行监督与提示，实现信息共享；（3）疏通反馈渠道，即对验收遇到的问题及时准确地反馈至仪器设备主管领导，以便及时解决问题。

3.6 严格质量控制，规范验收过程

在验收过程中，质量控制是非常重要的环节，同时也是验收的主要目的。严格质量控制主要措施有：（1）时刻树立质量控制理念，将质量控制贯穿于整个验收过程，形成一套完整、规范的验收制度；（2）重视验收流程中的每一个环节，对验收小组、验收方案、验收内容和验收方法进行规范定义，明确合格与不合格标准；（3）明确验收人员职责，责任到人，将验收经验丰富的人员作为验收负责人；（4）做好验收记录，详细记录验收的全部过程，对于贵重设备尽可能全程录像；（5）加强验收人员知识学习，深入贯彻计量法律法规，提升验收人员技术检测能力；（6）实施分阶段检测，不仅需要在首次安装完毕后进行检测，而且注重日常检测，特别是在运行过程中定期检测；（7）依据价值不同，实施分类验收与管理，提高验收质量与效率。总之，验收是一个过程，尽可能做到全程监测，保证仪器设备质量在整个验收周期都处于合格水平。

4 结语

仪器设备验收工作涉及高校的各个部门，是一项基础性与系统性相结合的工作。加强仪器设备验收管理，严格执行验收制度，把好质量关，从源头消除技术故障和安全隐患，对确保仪器设备正常使用、提高资金使用效益具有十分重要的作用。

[1]李庆立.浅谈设备开箱验收[J].科技风，2011，23（11）：177.

[2]饶艳辉，林建军，毛晓青.高校仪器设备验收存在的问题及对策[J].实验技术与管理，2011，28（11）：205-207.

[3]李爱群，陈念丽，陈国联，等.强化设备验收管理确保设备达标运行[J].实验室研究与探索，2010，29（7）：172-175.

[4]饶艳辉，毛晓青.高校仪器设备验收管理的实践与探索[J].实验技术与管理，2008，25（4）：170-172.

[5]吴兵，宋菲，赵志强，等.高校仪器设备验收工作的新探索[J].实验技术与管理，2008，25（7）：174-176.

[6]黄钺.验收在医疗设备管理中的地位[J].医疗装备，2009，22（6）：39-40.

[7]刘铁兵，汤黎明，吴敏，等.医疗设备引进过程中验收环节的管理[J].医疗卫生装备，2013，34（6）：114-115.

[8]余蔚旻.医院设备科设备验收工作的要点分析[J].当代医学，2011，17（23）：32-33.

[9]袁继红，骆汉生.贵重医疗仪器设备验收管理探讨[J].医疗卫生装备，2010，31（4）：72-75.

[10]邓明安，陈念丽，贾延江，等.高校贵重仪器设备采购验收工作的研究[J].实验室科学，2010，13（6）：160-163.

（收稿：2014-02-10 修回：2014-06-20）

Measures to strengthen equipment acceptance check

LIU Yan-qiang,WANG Yi-min,ZHANG Xiao-meng,MENG Qing-nan,ZHANG Hao-nan
（Department of Assets and Equipment,Tianjin University of Traditional Chinese Medicine,Tianjin 300193,China）

The basic elements of equipment acceptance check are introduced.The main problems of equipment acceptance check are analyzed,including incomplete packaging,lack of related accessories,etc.The countermeasures are put forward from the aspects of standardizing acceptance procedures,strengthening technical methods,determining file contents,establishing acceptance team,improving supervision system and strict quality control,which are of great significance to ensure equipment quality and eliminate hidden faults.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（1）：116-119]

equipment;acceptance check;measure

R318；R197.39

A

1003-8868（2015）01-0116-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.01.116

天津市高等学校实验室工作研究会学术研究计划项目（201219）

刘彦强（1985—），男，实验师，主要从事实验室仪器设备管理与采购方面的研究工作，E-mail：lyq181@163.com。

300193天津，天津中医药大学资产设备处（刘彦强，王益民，张小蒙，孟庆楠，张皓楠）

王益民，E-mail：wym@tjutcm.edu.cn