新时期加强人事档案管理的思考与实践

梁爱荣

摘 要：人事档案管理在确保人事工作稳定、有序发展方面具有重要的作用。随着时代发展与社会进步，人们对于人事档案管理工作也越来越重视。与此同时，社会与科技的发展也使得传统的人事档案管理工作受到了冲击。人事档案管理工作如果再不求改变的话必将在今后的人事工作中寸步难行。论文结合笔者研究，从新时期人事档案管理的重要作用分析入手，探讨了当前形势下人事档案管理工作存在的问题，并针对这些问题提出了有效的建议。

关键词：人事档案管理；重要性；问题；建议

随着时代的发展，人们越来越认识到人力资源的重要性。人事管理工作与人力资源密不可分，是充分保障人力资源发挥作用，保障企事业单位正常运行与进一步发展的重要推动力。新时期，随着社会变革与科技发展，传统的人事档案管理工作已经不再适应时代的需求。当前时期的人事档案管理必须以开发人力资源、培养高素质人才为己任。但是长期以来人事档案管理工作形成的惯性导致人事档案管理改革阻力较大，工作中存在较多的问题。所以说，探讨当前形势下人事档案管理工作的进一步发展具有明显的现实意义。

1 新时期人事档案管理的重要作用分析

（一）人事档案是科学选拔、任用干部的重要依据

干部的选拔与任用必须有依据，确保能够知人善任、选贤任能。在人事档案中记录了干部在各个时期的基本情况，能够为相关人员以及决策者提供重要的参考价值，确保其能充分了解将要任命的干部。因此人事档案则为干部的选拔与人用提供了重要的依据。

（二）人事档案关系着每个人的切身利益

做好人事档案管理工作，必然能增强企事业单位员工的归属感。并且随着社会福利制度的不断深入发展，今后人事档案将会作为个人参加社会保障的重要凭证。所以人事档案关乎每个人的切身利益。

（三）人事档案有利于促进市场经济的快速发展

从人事档案的内容来说，它记载了一个人的成长与发展，是一个人社会经历的真实反映。与此同时，人事档案也较为客观的记录了一个人的能力与素质。随着我国市场经济的快速发展，未来的人力资源流动将更加频繁，而人事档案则可以作为衡量一个人能力重要凭证，将会面临更多的需求。因此不断完善与推动人事档案工作的发展，就可以促进市场经济的快速发展。

2 新时期人事档案管理中存在的主要问题

（一）由于人为或历史原因等，人事档案存在失真、内容不全等问题

随着市场经济的不断发展，各种企事业单位人员的选拔、任免等都离不开人事档案管理。人事档案数量越来越多，给管理带来了严重的困难。尤其是认识电感的多样性与载体方式的变化等，导致人事档案管理问题越来越多。具体表现为人事档案内容不全面，甚至存在失真的现象。这就导致人事档案无法提供较为全面的参考，使得人事档案失去了意义。究其原因不外乎两种，一是人事档案管理人员意识不强，人为一些信息没有必要填写；另一原因则是人事档案管理人员不专业，导致人事信息丢失。

（二）人事档案的多头非制度化管理，束缚了人才的自由流动

传统的人事档案管理已经不再适应时代的发展，因为不完善的档案管理制度导致人事档案多头非制度化管理。这样一来就为各单位互相推诿、扯皮留下了空间，严重影响了人事档案管理的效率。与此同时，这种管理制度还导致人事档案使用的范围缩小，其利用率不高。

（三）人事档案的现代化管理水平有待提升

人事档案管理工作内容众多，劳动符合高，已经不适应当前不断加快的生活与工作节奏。但是人事档案管理的现代化进展仍然缓慢，比如说一些管理人员仍然使用手工抄写的方式。一方面，一些工作人员能力较低，无法使用计算机等现代办公设备，另一方面一些人事管理软件无法做到互相兼容，严重降低了工作效率。

（四）人事档案管理人员的综合素质仍需提高

人事档案管理人员综合素质不高，急缺高素质的人事管理人才是当前人事档案管理工作中最为严重的一个问题。一些从事人事档案管理的工作人员并非专业人员，或者专业的人事档案管理人员在其他工作方面有所欠缺。当前人事档案管理最为迫切需求的是复合型人才。但是因为该工作的特点，导致人事档案管理人员无较大的发展空间，因此流动性较大，工作人员工作积极性不高。

3 加强新时期人事档案管理工作的对对策与建议

（一）加强档案管理的规范化、制度化与法制化

今后在开展人事档案管理工作时，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定，确保档案管理工作的规范化、制度化与法制化。为此，笔者认为首先应该根据档案收集制度，构建完善的人事档案材料收集网络。在此基础上充分发挥人事档案工作的特性，确保工作的顺利开展。其次，要健全完善人事档案的鉴别与归档制度，确保工作人员严格落实，便于人事档案管理补缺查漏。第三，严格加强对人员的管理，避免因为操作不当等人为原因导致人事档案的损害事故。

（二）建立培训机制，不断提升管理人员的综合素质

人事档案管理工作工作繁多，任务较重，这就要求工作人员必须有较强的综合素质，确保其能耐得住人事档案管理工作的寂寞与清贫。为此，就必须建立科学、完善的培训机制，加强对工作人员的培训。培训内容必须全面，一方面要从工作能力与责任意识入手，打造一支工作作风强、业务能力精的队伍；另一方面也要实现培训的多维度、多广度，为人事档案管理工作培养更多的复合型人才，从而不断提高人事档案管理的效率。

（三）加强宣传教育，提高全员的档案意识

通过宣传教育，不断提高全员的档案意识是新形势下加强人事档案管理工作的主要措施。要采用广播、电视、报纸、网络等多种形式进行宣传，引导人们充分认识到人事档案管理工作的重要性，从而形成良好的工作氛围。

（四）不断推动人事档案管理的信息化、现代化

要进一步引进先进的技术，促使认识档案馆里工作不断向信息化与现代化迈进。为此要将人事档案管理工作与计算机网络技术相结合，借助信息化的手段实现档案管理的效率。与此同时，要推动人事档案管理软件的开发工作，实现多种功能的整合，做好软件间的相互兼容工作，这样一来人事档案管理就能够借助先进的工作平台实现新跨越，在提高工作效率的同时不断拓宽应用领域。

结语：综上所述，我们要认识到我国的人事档案管理工作已经步入了一个崭新的阶段，逐步趋于成熟。在这一个阶段中因为市场对人才资源的配置，导致人事档案管理面临诸多挑战。再加上传统的人事档案管理理念与方法与高速发展的信息化社会脱节，导致人事档案管理工作存在诸多弊端。这就要求人事档案管理人员要进一步规范人事档案管理工作的制度与体系。要加大培训，不断提高工作人员的能力，并要提高他们的档案管理意思。与此同时还要将人事档案管理与信息化相结合，推动人事档案管理工作的高效运转。

参考文献

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