浅议如何提升地勘事业单位文书档案规范化管理水平

丰伟

摘 要：地勘事业单位的文书档案是有关地勘单位工作的真实记载，它反映了地勘单位在各个时期的生产、经营、文化等各方面的状态，准确地记载了地勘事业的变化和改革进程，是地勘单位一份不可再生的资源和十分稀有的财富。本文就如何提升地勘事业单位文书档案规范化管理水平，提出几点建议。

关键词：地勘单位；文书档案；规范化管理

地勘单位文书档案记载了地勘单位的改革进程，它真实、准确地反映了各个历史阶段地勘工作的发展和变化情况，是非常珍贵的历史凭证和资料，它对于地勘单位未来的发展起着重要的作用。但是因为没有得到单位的足够重视，出现了诸多管理上的薄弱环节，使地勘单位文书档案管理工作缺乏规范化。

1地勘单位文书档案管理工作现状

当前，虽然许多地勘事业单位的文书档案管理工作都建立了管理制度，但该工作一般归口行政办公室管理，并由行政文秘兼职管理，由于行政文秘工作任务繁、杂、重，并没有足够的时间和心思及时对文书档案进行归档管理。在地勘事业单位档案管理人员专业素质的培养方面，因地勘单位当前的工作重心是抓项目、抓市场，对基础管理的很多环节都没有引起足够的重视，故文书档案管理等人员被外送培训，学习前沿理论和掌握新方法的机会少之又少，管理意识总是停留在原有制度的固定层面，无法与时俱进。业务能力的不足，直接导致其管理水平的落伍，致使文书档案管理水平得不到有效的提高。

2 地勘单位文书档案规范化管理的重要意义

地勘工作是社会发展的基础性、先行性工作，其范围涉及社会经济发展的各个领域。地勘工作所形成的文书档案材料是地勘服务于社会的主要载体。通过设立完整的地勘文书档案共享和社会化服务系统，应用现代化方法，科学管理文书档案，将会为社会发展产生更大贡献。由此观之，地勘文书档案规范化十分重要，且意义重大。

3 提升地勘单位文书档案的规范化工作的措施

1、加强组织管理

若要实现文书档案工作规范化管理，必须加强领导，认真组织实施。地勘单位应成立专门的文书档案室，安排专业人员进行管理，单位有领导负责主管，使文书档案实行统一领导，归口管理，文书档案工作规范化才能有序开展和不断推进。

2、建立健全管理制度

完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，使文书档案工作有规律可循，有法可依。同时完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。比如，从各类管理文件的草拟与编号、分发与回收、归档和保管、作废文件处理等一系列公文处理流程，建立一套完整的管理制度，切实以制度管人，以制度管事，严格照章办理，保证各类文件的准确、完整，使文书档案得以规范化管理。

3、改进管理模式

3.1.建立文书档案目录数据库。地勘单位从建立至今，形成了大量的文书档案，在这庞大的信息资源中，若要查找其中某份文件，靠以前的簿式目录或卡片目录手工检索，不仅费时费力不说，其工作还难度非常大。但是用计算机信息化管理，对所产生的文件全部进行电脑信息录入，就能轻松实现案卷级目录和文件级目录的检索，可以从档案号、时间、责任人、题名、关键词、编著单位等多方面方面进行检索，能够方便、快捷、准确地查询到自己所需的档案，大大地提高了查找的速度。

3.2.积极推进文书档案数字化进程。保存的文书档案，随着时间的推移，因为借阅和利用，会老化、破损、褪色甚至霉变，我们要有前瞻性，在档案未受损前采取抢救措施，隨着计算机的普遍应用，文件实现数字化已是不容质疑的趋势。文书档案数字化的实质是将单位馆藏的各种纸质等文书的档案信息，通过计算机技术转换成能被计算机系统识别、处理的档案信息，再遵循一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传输。这样既可以使文书档案不受到损害得以很好的保存，最大限度地延长了档案的寿命，同时又可以实现文书档案信息资源的利用，使文书档案能够更长久地为单位服务，一举两得，何乐而不为？

3.3、建设“自动化”系统，实现一体化管理

随着社会的发展，计算机技术已成为现代社会管理的重要工具，我们应该充分利用计算机和网络技术，提高文书检索的速度，提高文书档案管理的效率。在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。

4、提高管理人员素养，提高管理质量

4.1.是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。

4.2.建立激励机制，激发管理人员积极性和能动性。建立激励机制，采取激励机制充分激发工作人员的潜在能力和积极性，这对于提高工作质量起着重要的作用。对于地勘单位文书档案管理工作也不例外，需要进一步完善激励机制，做到赏罚分明，使管理人员在获得激励的同时，能够更加认识到自己工作的重要性，从而增强责任感。在建立激励机制时应该从工作人员职业资格开始，将文书档案管理各方面均纳入到考核评定指标中，针对业绩较为突出、工作能力较强等管理人员，应当给予其同等的晋升机会。通过物质和精神双重鼓励的方法，不仅能够大大增强管理人员对工作的热爱，同时还能够提高管理人员的创新能力和竞争意识，使管理人员以更加积极的态度面对工作，从而提高管理质量。

4.3.重视管理人员培训，全面提高管理质量。培训的目的是为了提高管理人员的业务水平和工作能力，以适应新的形势和工作要求。当管理人员上岗时必须对管理人员进行全面的培训，使其明确自己的岗位职责和工作任务，进一步了解地勘文书档案管理的规范要求和内部制度。由于社会发展快，管理技术更新快，单位应该适时不定期地为管理人员安排适当的培训学习、进修深造等机会，通过学习不断提高管理人员的职业素养和工作能力，进而推动地勘单位文书档案规范化管理为单位未来的发展打下更加坚实的基础。

4 结束语

地勘文书档案规范化是我国目前进行的一项长期而又艰巨的任务，我们要加强学习和应用新的知识，不断地改进工作方法，不断提升地勘事业单位文书档案管理水平，使地勘文书档案实现规范化、标准化管理，真实地记载地勘事业单位的改革发展历程，为地勘经济发展提供更加优质的信息服务和保障，推进地勘事业单位改革发展。

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