城市规划业务档案规范管理的探索与实践

韩世华

摘 要：当前，城市规划业务档案管理已经成为了城市规划建设当中的一个非常重要的依据。城市规划建设管理是一个相对比较大的系统，管理业务内容涉及到的范围相对较广，其中信息含量比较高，同时对这些信息的利用也比较频繁，所以我们需要对城市规划业务档案规范管理工作加以重视。本文主要分析了城市规划业务档案规范管理的探索与实践，以供参考和借鉴。

关键词：城市规划；业务档案；管理

城市规划业务员档案能够为城市的规划建设奠定良好的基础，同时还能对城市规划管理的创新和改善有着非常重要的作用。它也成为了城市规划管理工作中的一个非常关键的环节，随着时代的发展，城建档案工作需要跟上时代的发展脚步，这样才能更好的保证城市规划管理工作的质量和水平，所以在工作中，相关的工作人员也做了一些有益的尝试。

1 文档一体化管理

1、文件的拟定

《行政许可法》执行之后，規划管理部门在工作中确认了规范的工作吃鞥徐，所有的业务都借助管理部门为外界提供服务。经过了审批的案件其中的一份送到建设单位手中，其余的部分都到城建档案馆进行封存。传统的城建档案管理当中，档案管理工作才真正的开启，在业务案件变换的过程中，可能辉出现一些诸如文件内容并不是很全，完整性也不是很好的问题，这样的方式会使得文件的质量存在着非常强的不可控性。为了更好的解决这些问题，城建档案馆对文件材料进行了前端的控制。按照文件档案生命周期的理论和文件档案前端控制管理的基本要求，将所有的文件都转移到了刚刚开始的时期。

按照城市规划管理部门的要求和规定，市城建档案管也初拟了档案管理办法，同时还在这一过程中对不同的科室和不同的部门在档案形成和管理过程中应该担起的职责加以处理，每一项规划业务开展过程中所形成的文件内容和质量以及文件归档过程中所需要遵循的基本流程都有了较为详细的规定，这样也就使得文件材料的形成工具规范性。

2、文件材料形成中的质量控制工作

按照《行政许可法》和管理部门的相关的规定，业务办理中办理收件业务窗口一定要在工作中按照业务的类型将一定要具备的文件全部收起。不同业务的审批部门在业务的范围之内一定要给出详细完整的审批意见，文件内容和数量一定要具备明确性、清晰性和准确性，同时所有的签章手续必须要齐全。

3、文件材料的移交

业务文件在通过审批之后，主要是通过业务经办人按照业务形成文件的主要内容在文件归档清单上对归档的文件内容进行清晰地标注，同时还要对移交文件的质量要求进行详细的说明，对于归档，但是并没有移交的文件阐明具体的原因。

4、文件管理人员的业务培训

文件材料质量有所保证的一个重要的前提条件就是规范化的管理，文件管理者自身的素质也是确保文件质量的一个非常重要的因素，集成化的管理主要强调的是文件工作者和档案工作者在文件管理和文件保管体系建设中的合作。所以我们在工作中一定要定期的对不同科室的人员开展文件管理培训。借助培训，人们的文件管理能力得到了提升，这也是文件档案一体化管理当中的一个重要的条件。

2 档案的接收和整理

1、档案的审核接收

按照规划业务管理部门对业务办理当中的相关规定，编制出了一个清晰的业务移交文件的内容清单，在移交的时候，不同的科室一定要填写清楚文件归档的清单，在移交文件的项目栏当中应该对明确标注归档，瑞昱补一觉的文件应该有专门的材料加以说明。此外，档案馆在接收清单的时候，一定要核查签章的手续质量，对不合格的材料还要退回，并逐渐的完善。对合格的文件要按标准办理接收手续，同时在OA系统当中最终确认。

2、档案的整理

档案的分类。档案的分类主要以实体分类为主。《行政许可法》的实施和规划管理部门深化审批制度改革，调整了业务审批的类别，每个建设项目从项目选址到规划验收等按行政许可事项分成若干业务种类。因同一项目都有唯一的“出世号”，因此该项目建设不同阶段、不同种类的业务审批工作文件，可以从信息上相互关联起来。

档案的立卷。一直以来我们以业务审批的种类和批复文号来立卷，由于规划业务种类繁多，档案的类别也纷繁复杂，不利于管理和利用。规划管理部门规范审批制度后，我们基本上按照许可事项的业务种类来立卷，也就是一个项目的一个业务种类立一卷，但根据分类大纲，将一些业务种类密切相关的业务合并，以保证工程信息的准确和动态联系。

3、档案的整理

档案的整理是档案利用的前提，依据规划业务审批的程序和内容，制定了档案整理的内容和排列顺序，并进行了立卷的改革，采用文件不装订的方法，以“件”为整理单位整理，既简化了整理的程序也节约了人力物力，方便了利用。

4、档案的著录

档案的著录是提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录内容的设置直接影响档案信息建立的数量和质量，因此，在实际工作必须遵守《城市建设档案著录规范》的要求，同时考虑行政审批各环节的联系和动态管理的需要，合理设置档案著录的条目，以保证档案数据库信息的完整、齐全，档案信息的动态管理也保证了数据的及时、准确。

5、计算机信息管理。计算机在档案管理中的应用，为规划业务档案提供了现代化的管理手段。在规划业务档案的信息管理中，设置了四级（项目级、案卷级、文件级、电子文件）的著录级次，以件为最基本著录单位，每个项目设惟一的“项目关联号”，利用“项目关联号”从档案信息上将同一项目不同阶段的规划业务相互联系，同时，“项目关联号”还延续到该工程项目的竣工档案的管理中，保持工程项目业务办理过程和建设过程信息的延续和动态管理。

3 档案的提供利用

《行政许可法》第40条规定：“行政机关做出的准予行政许可决定，应当与于公开，公众有权查阅。”档案的提供利用是档案工作的中心和最终目的。过去对规划管理业务档案的利用条件限制较严格，主要为规划管理部门提供工作参考和工程项目的建设单位的利用，公众一般不可以查阅自己产权以外的管理文件。随着群众公民意识和法律意识的增强，公众越来越频繁地利用规划业务管理档案来维护自己的权益，《行政许可法》的实施提高了行政审批的透明度，我们也积极应对，充分发挥城市规划业务档案的社会价值和经济效益。

4 结语

在我国的城市规划业务档案管理当中，很多因素都会对其最终的质量和效果产生非常大的影响，为了更好的保证城市规划业务档案的质量，我们一定要采取有效的措施对档案的规范化管理加以改进和完善，只有这样，才能为城市规划创造更好的条件，提升管理的质量和水平。要达到这一目的，我们还需要做出很多努力。

参考文献

[1]杨云明.城市建设档案管理问题研究[J].福建建材.2012（06）

[2]宋颖.谈海事业务档案的对外利用[J].中国海事.2008（11）