我国高等职业院校档案管理现状研究

李寅晓

近十几年来，我国的高等教育发展较快，随着国家对教育事业的重视，国家对教育的投入逐年递增，高校的招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期。为改善办学条件，每年几乎所有的高校都要花上几个亿或是几十个亿投入到高校的基本建设中去。高校的建设工程逐年增多，随之而来的也产生了大量的建设工程竣工档案。此外，高校的合并与重组，是二十世纪末、二十一世纪初我国高等教育发展体制改革的重要举措，给高等教育事业的发展提供了很好的条件。各高校纷纷响应这一高等教育体制改革的重要举措，就连一些著名高校也加入了合并的行列。从1999年到2004年期间，合并调整后的高校数目达到416所，原有612所高校合并组建为250所，数量之大，空前少有。随着高校的合并也带来了许多各种各样的问题，档案管理问题也是其中之一。这就使高校基建档案管理工作面临新的挑战。与教学档案、科研档案等相比，基建档案管理在高校档案管理中较不受重视，因此，要保证高校基建档案的齐全和规范，必须加强管理。

高校建设离不开基建档案，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据。高校基建档案管理工作如何在新的平台上发挥应有的作用，服务于高校的改革和发展，是摆在高校管理层和档案工作者面前的新课题。做好高校基建档案管理，已成为高校基建部门和高校档案管理部门工作的重要组成部分。这就迫切要求找出高校基建档案管理中存在的相关问题并加以分析，得出相关可行的对策，提高高校基建档案管理水平。笔者所在单位是豫北地区最大的职业技术学院，在学校档案馆成立以后，本人一直从事档案管理工作。近几年来，为了满足发展要求，学校每年都要投入上亿资金从事校园的基本建设，这些基建项目的材料虽然在城建档案馆有所存档，但在本校却无一保存完整，造成在查找利用时的诸多不便。同时我校是由五所中专学校合并升格而成的，以往的基建材料几乎没有存档，查找利用更是难上加难。曾经就发生了这样一件事：我校的某图书馆因建筑物电线老化需要修理，但是在修理过程中发现没有相关的水电图纸，电工不敢贸然下手，只能逐步排查，虽然排除了当前障碍，但由于不是彻底修理，水电故障还是不时地出现，给大楼管理和使用带来了很大不便。假设再有问题出现时，又是由其他电工来处理问题，那么又得重新开始。如此，周而复始会造成极大的浪费。通过类似基础设施的维护保养事件，笔者逐渐意识到规范高校基建档案管理的重要性和紧迫性。如果再不重视现在的基建档案归档工作，那么它们的利用价值将会丧失，给学校造成不可弥补的损失。

高校基建档案对于高校发展有着重要意义，主要表现在：第一、高校基建档案在高校建设中可反复多次利用基本建设档案，是在工程的规划、设计、施工和使用、维护过程中形成的。高校的建筑规划、建设、管理；旧房改造、功能变化；校区开发、基础设施的改建，都与基本建设档案紧密相连。从某种意义上说，档案是历史的再现，这种历史再现在基建档案中显得尤为重要。高校的工程项目需要进行扩建、改建、维修时，如果有完善的档案参考，可以不走或少走弯路。基建档案都经过施工的考验，并接受了实践的检验，重复利用，不仅可以加快工程速度，还可以节省劳动耗费，提高经济效益和效率。高校基建档案和其它工程设计档案一样，其最大特点是可以重复利用。如将一些通用性很强的设施标准图、文件资料整理归档，再次建设时完全可以重复利用或在现有基础上稍作变动即可利用。这样不仅节省设计力量和时间、还加快了建设进度，是提高设计质量及经济效益的最佳途径。另外，通过对基建档案的调查了解，不仅能提供检查质量、造价的凭据，而且能从中提取出许多有价值的信息，为领导决策提供依据。高校基建档案的收集、整理、报送、保存不仅仅是基建档案管理工作的过程，还是为了充分利用资源，进行信息分析，提供必要服务，变消极单纯地保存档案为积极有效地利用档案，以便提供服务。

基建档案是高校建设管理中的历史凭证。高校的基本建设档案是收集整理建校过程中使用的文件、函件、记录，图纸、图表而形成的，其中有很大一部分依据性文件，如基本建设工程项目任务书，建设书、批复报告、可行性研究、规划、征地、计划投资等，它客观地记载了当时的历史情况。基建档案的凭证作用，在维护学校权益和学校建设方面是非常重要的。

基建档案在高校建设中具有增值作用。通过对基建档案的利用，在各种生产实践和经济活动中可以直接或间接地起到增值作用。基建档案是维修、使用、检修工程对象的惟一依据，尤其在工程对象改建、扩建或被破坏后进行恢复时更是离不开基本建设档案。高校的工程建设项目如教学楼、实验楼、图书馆等，必须保证档案的完整、正确、系统，才能在维修、改建中发挥它的凭证和查考的功能。同时，一般档案的增值作用是间接的，其经济效益和社会效益见效缓慢且不明显，但基建档案可在生产实践活动中产生直接的、明显的增值效果。其一是在新建、扩建工程活动中积极地开展档案工作的开发与利用工作，使其发生增值；其二是可以节省扩建、改建、维修工程项目的人力、物力、财力。可见合理利用基建档案，在高校建设管理活动中是一项十分有益的工作。完整的、系统的基建档案会给后来的建设以有益的启迪，通过查考过去的资料，掌握历史材料，在新建、扩建、再建等工程的图纸设计时，可从中吸取精华，去其糟粕，提高工作质量和效率。基建档案，不仅记录了学校建设的实际经过，而且记录了在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果，因此，基建档案对查考过去的情况，掌握历史材料研究有关事物的发展规律起到广泛的参考作用。随着时间的流逝其历史参考价值越高。与国外相比，我国高校基建档案管理与国外有一定的差距，投资小，起点低，不利于我国高校基建档案管理的保管和利用，因此，档案工作者都有责任和义务来提高基建档案的管理质量，以提供最大的利用。为此，高校基建档案的收集、整理和归档进馆管理工作需要加大力度，以免造成材料的散乱与遗失。但是，在实际的日常土作中，基建档案的进馆工作一直不尽人意，而使进入档案馆的基建档案达到完整、规范则更是一件难事。在这种情况下，如何使高校基建档案管理更为真实、完整、有效，是值得高校档案工作者深刻思考的问题，也是高校发展的新形势对高校档案工作者提出的工作要求。结合我国高校基建档案工作管理实际情况，对高校基建档案存在的问题进行研究，得出切实可行的对策，提高高校基建档案管理水平是十分必要和迫在眉睫的。

高校基建档案：高校基建档案是高等学校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等材料，包括基建文件档案材料、施工文件档案材料、竣工图纸档案材料。一些条件较好的高校为档案机构新配置了防磁柜、底图柜、电脑、复印机等基建檔案管理所需的设备，为基建档案数字化建设创造了一定的硬件。还有一些高校配备了高校档案管理软件。目前，国家档案局和河南省档案局推荐使用的软件有两个，但这两个软件并不符合高校档案管理的需要。高校目前使用的档案管理软件并不统一，是由各校自行选择的。虽然我国高校大多都配备了计算机管理，但总的来说，要达到现代化管理水平还相差甚远。档案数字化建设主要包括两个方面：一是档案目录的数字化、二是档案全文的数字化。目前除了少数高校实行部分的全文数字化利用外，大部分进行档案数字化建设的高校都只能做到目录级的数字化。综上所述，与国外的高校基建档案管理相比，我国高校的基建档案管理的制度并不完全适合高校基建档案管理的需要，保障力度也不够，保存条件和设施有待完善，数字化程度不高，高校基建档案管理水平有待大幅度的提高。