论信息技术对学校档案管理工作的作用与要求

摘 要：档案管理是学校工作不可缺少的部分，信息技术突破了传统档案管理工作的局限，促进了学校档案管理工作的创新，同时也对学校的档案管理工作提出了新的要求。

关键词：信息技术；档案管理；创新

1 信息技术突破传统档案管理局限

1、提高档案管理效率

现代学校档案客观地反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果，档案管理第一要务是要求能做到处理迅速、查阅方便。学校档案因往应届学生数目大、教职工个人信息变化大以及上下级单位信息交流多，客观上对档案管理工作带来了新的要求，驱使学校档案工作必须与时俱进，与现代信息技术接轨。引入信息技术，档案资料的利用以及多种信息的共享，降低了人工对信息的多次重复输入、手动加工等人工成本，在信息输出上则更快捷方便。比如笔者所在单位，目前的档案分类有大致九大类：党群类、行政类、教学管理类、学生学籍类、教师业务类、基建类、设备类、会计类、特种载体类，均对应相应的目录号；所有文件均分为永久、长期、短期三类进行归档装订。在保证纸质为主的档案形式的同时，绝大部分档案均对应建立了电子档案。在电子档案输入上，我们要求各单位档案归档时就要提供电子档案方便归档。而在查阅和使用电子档案时，通过专人或口令直接查阅就十分的迅速和方便，有效的提高了效率。在信息化的时代，信息技术无疑为学校档案管理提供了新的思路，与信息技术接轨并充分利用信息技术，能确保学校档案管理工作的高效，更贴切档案管理工作的本質。

2、突破档案管理空间限制

就载体来讲，档案一般包括实物档案、文字档案和电子档案。其中电子档案，是现代信息技术在档案工作中的运用实践。电子档案使档案管理工作走向了信息化阶段。网络技术为档案管理工作提供了便捷的工具。档案数据库和数字图书馆是实现档案管理信息化的必由之路。档案数据库是在PC存储设备上存储的档案信息数据的集合，可以存储历届的学生档案及教师、教学信息，高效地实现档案日常管理。数据库及自动化办公系统能有效节省学校管理信息的数据仓库存储空间，有效减少信息查找时间，既提高了效率，又能因灵活性、精准性突破空间上的限制。另外，成熟的电子档案管理系统能为学校的档案现代化管理提供了完整的解决方案。这种自身即是一个完整的系统，发挥完整的档案功能，同时也与学校系统中的OA办公自动化及地方教育系统的信息管理系统有机结合，突破地域甚至是行业领域的空间限制。

2 信息技术推动档案管理创新

1、推动档案管理观念创新

信息时代的到来无疑对学校档案管理工作提出了新的要求。学校档案管理工作必须适应信息时代的要求，引入并有效运用现代信息技术，服务学校的教书育人主旨。目前，我国各级学校的档案信息化建设尚处于发展之中，还未达到成熟的程度。档案信息化建设还处于被动而非主动的地位，其原因之一就是还没有全面转换到信息建设观念，对信息技术在解决传统档案管理工作诸多突出问题上的作用有所怀疑。传统上，档案管理工作的重点是管理；而在信息时代，档案管理工作的重点是服务，服务对象也由以前的特定的师生和教育行政管理单位发展为面向社会化提供全方位服务。如前所述，提高效率、发挥档案的功能是时代的要求。从而要求档案管理工作必须顺应时代潮流，与信息时代接轨。

2、推动档案管理行为创新

创新是行动的先导，思想观念的创新是管理创新的前提。档案管理工作也如此，必须确立信息管理意识，既要树立档案利用的效率意识也要树立档案信息的转化意识，把知识和创新贯穿于档案管理工作的全过程。一是推动学校信息应用技术创新，以自动化集成管理的工作搞好档案资料的收集。二是推动学校信息技术投入的创新，保证档案事业的可持续发展。三是推动学校不断更新档案人员专业结构和知识结构，专职工作人员的信息技术能力。四是推动学校在信息资源共享方面的创新，既要保证学校档案自身系统的独立性和安全性，也要能与其他信息公开系统对接。

3 信息技术对学习档案管理工作的要求

1、对系统建设的要求

一是宏观上档案标准化、规范化水平的建立和适时修正。档案管理的信息化系统建设必须以档案标准化和规范化为前提，这就要求处理好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。需要相关部门在充分研究的基础上高屋建瓴的制订出规范化标准。同时注意随着信息技术的一日千里，适时修订才能真正做到与时俱进。二是在具体单位中档案信息系统的具体建设实施中，既要投入足够的资金完善硬件系统，也要挑选合适的软件系统，保证软件的合理性和使用便捷性。三是硬软件的投入要到位，这是个艰巨的任务，因为硬软件的投入并不是一次到位即可的，应随着信息技术的发展，适时、不断的更新，保证能跟上技术的发展。四是要处理好系统的独立性和兼容性，即要保证系统的相对独立性，能安全、共享信息，也能做到与系统外接口有一定程度的相互协调。

2、对管理主体的要求

学校档案的管理主体是指掌握学校档案管理权力、承担档案管理责任的相关组织和人员，具体由档案管理部门和档案管理人员有机组成。对档案管理部门来说，要发挥其效能，即提高其利用学校资源的经济性、效率和效益，必须建立可行的目标体系、设置合理的权责关系、创造基于绩效评估的内外部竞争关系，以人为本，不断创新。对档案管理人员而言，应具有良好的政治素质、业务素质。是否具备专业的技能，是档案管理信息化建设成败的关键。要制定相应的培训计划，鼓励参加培训，不断强化其档案管理技能。同时也要努力学习相关领域的知识，以适应档案管理最新发展的动态。

3、对管理模式的要求

从大方面讲，档案的管理模式是学校以有效地应对学校与学校外部环境互动的规范化、制度化的行为制约体系。确立其管理模式，主要是要建章立制，在学校教书育人主旨的指导下明确内部各部门之间以及各部门内部的职权关系，建立岗位职责，规范工作程序、纪律要求、资源配置等各项规章制度。从小的方面讲，档案的管理模式是能理顺工作关系，提高工作效率，最终体现档案管理工作的必要性和优势，即服务内外部公众和机构。科学的管理就是生产力，管理就是组织高效运作的关键。学校档案管理工作要改善服务质量、提高效率，必须适当的授权和放权，打造富有团队精神和创造力的部门文化，加强交流与合作，废除繁文缛节等。

4 结束语

随着信息时代的来临，学校档案管理工作必须顺势而为，借信息技术来推动档案管理工作创新，要保证硬软件的投入，建好档案信息系统，档案管理部门要改革管理模式，档案工作人员也要不断学习提高自己，以适应新时代的要求。

参考文献

[1]屈国华.《现代信息技术条件下学校档案工作的管理》.教育教学论坛.2013年19期

[2]常文娟.《信息技术视角下档案管理新模式的构建》.山西青年. 2013年第7期

作者简介

毕仲怡，女，大学本科，湖北省十堰广播电视大学（教育学院）专职档案管理人员。