论企业档案管理中的几个问题

张秋华

摘 要：企业档案属于企业软实力的一种，是企业文化形成、传承的载体，是企业的一种宝贵资源。做好企业档案管理，对企业文化的培育、企业的生产经营活动都有巨大的支撑作用。然而反观国内企业的档案管理工作，工作质量堪忧，企业的许多宝贵资源都在不恰当的管理过程中价值流失。本文从档案管理的制度建设、设施建设、人员队伍建设及成果运用等四个方面，对当前企业档案管理中存在的问题进行了剖析，并借鉴国内外先进经验，对如何这些问题提出了一些建议。

关键词：企业；档案管理；资源

1 企业档案管理中的制度建设问题

档案管理工作是一项巨大的工作，同时也是一项长期性的工作，档案管理工作的持续健康开展，才能为企业生产、经营及管理活动提供有效数据和资料。建立企业档案管理制度，保证企业档案管理工作的正确方向，才能实现企业档案管理工作的良性运转，才能发挥企业档案资源的应有作用。

从当前我国国内企业的档案管理工作现状来看，大多数企业对档案管理都存在错误认知，把档案管理片面的解读为档案归档、储存。认为档案管理工作就是把有用的资料收集并存放起来，之后便天下太平，不需要制定一些琐碎的制度来给企业工作增加负担，于是便导致了各种疑难杂症的出现。如企业并没有建立借阅制度，一些部门和个人在借阅资料后，由于没有登记，也没有人及时提醒，便忘了将资料归回档案室，当其他部门或者个人借阅此份资料时，却找不到了这份资料的踪影，这就造成了资料的浪费甚至是丢失。

面对上述问题，要想做好企业的档案管理工作，必须首先制定完善的管理制度，将档案管理纳入到制度的条框当中，这样才能够保证企业档案资源的完整性。具体来讲，就是要建立档案管理的归档制度、借阅制度、交接制度及销毁制度。建立企业档案归档制度，要求归档管理人员每隔一定周期就对需要归档的资料进行收集整理，在归档时要注明归档部门、归档时间，编制统一的归档编号，建立归档电子档案等；建立企业档案借阅制度，要求档案借阅人在借阅记录薄上签字，记录节约时间，告知应归还时间等等；建立企业档案交接制度，明确交接双方的责任和义务，确保交接双方在交接档案时无异议；建立企业档案销毁制度，对需要及时销毁的档案资料，由两人以上档案管理工作人员在场共同进行销毁，等级销毁记录薄等。

2 企业档案管理中的设施建设问题

企业档案管理中的设施建设，既包括档案管理的硬件设施建设，也包括档案管理中的软件设施建设。硬件设施方面，主要包括档案管理室、档案柜等存储设备、档案归档装订机等归档设备等。软件设施方面，主要是指在信息网络化时代背景下企业档案管理的信息网絡建设及档案管理软件平台建设等。企业档案管理的软硬件设施，是企业档案管理工作的必备基础条件，是企业档案安全性、完整性的保障。

从国内当前企业的档案管理工作现状来看，状况不容乐观。首先在硬件设施方面，很多企业对档案管理工作重视不足，特别是对档案管理的安全性认识不足，档案管理室多为已经淘汰了的办公室，这些办公室没有加装防火装置，一旦发生火灾，档案资源损失巨大。也没有加装除潮除湿机，部分手写档案资料受潮自己逐渐模糊，档案资源信息收到损坏。在一些企业当中，也没有购买专门的档案储藏柜，往往用一般办公用的铁皮柜来储藏，极易导致档案资源受损；其次在软件设施方面，很多企业的档案管理工作仍停留在手工管理阶段，没有建立档案管理的现代信息网络，缺少档案资源的电子备案，档案资源一旦丢失便永远丢失，成为不可再生资源。而在已经建立了档案管理信息网络的企业中，极少有企业能够安装专业的档案管理软件，虽然实现了电子信息化管理，但管理效率和管理质量依然很低。

档案管理设施在档案管理中扮演者不可或缺的角色，要改进当下国内企业档案管理工作的现状，就必须做足基础工作，加快企业档案管理的设施建设。首先在企业档案管理的硬件设施建设方面，企业应重视档案管理工作，将档案管理工作当做一项基础工作来做，按照国家《企业档案管理办法》及其他相关的法律法规，建设标准化档案室，以确保档案资源的完整性、安全性为出发点，购置高标准的档案柜等等；其次在企业档案管理的软件设施方面，加快企业档案管理的信息化建设，购置档案管理软件，提高档案管理的现代化、信息化水平。

3 企业档案管理中的人员队伍问题

企业档案管理工作属于企业管理的一个具体的范畴，何为管理工作呢？所谓的管理工作其实就是采取一定的措施，为了让某个人达到某种行为效果的各种行为的总和。管理的具体实施者不可能是组织，只可能是组织中的某个人，这个人我们通常称之为管理者。在企业档案管理工作当中，管理者就是企业档案管理工作人员。企业档案管理工作人员队伍的建设情况，直接关乎到企业档案管理工作的正常运转，也决定着企业档案管理工作的工作质量。

从国内企业档案管理工作的现状来看，国内企业档案管理工作人员队伍建设主要还存在以下几个问题：其一，尚未设立专职的档案管理人员工作岗位，尚未明确专职的档案管理人员。大多数企业的档案管理工作都被列入到办公室来负责，档案管理工作人员也没有固定下来，办公室工作人员谁有时间谁就是档案管理工作人员，半路出家的和尚其工作质量可想而知；其二，档案管理工作人员队伍的整体素质偏低。一方面很多档案管理工作人员多为兼职，缺少必要的专业基础教育，理论基础薄弱，另一方面很多档案管理工作人员信息网络素养较低，很难满足当前信息网、网络化档案管理工作的需求。

国内企业要想做好企业档案管理工作，必须加快档案管理工作人员的队伍建设。其一，重视企业档案管理工作，明确专人专职的负责档案管理工作，提高档案管理工作人员的薪酬待遇，挖掘人才、留住人才；其二，严格档案管理工作人员的准入制度，档案管理工作人员队伍建设的根本准入准则即受过专业档案管理教育，拥有扎实的理论基础；其三，档案管理工作人员必须加紧自身信息现代化素养的培育，学习档案管理软件的操作，为推进信息化、网络化档案管理工作做好准备。

4 企业档案管理中的成果运用问题

企业档案管理工作是企业的一种宝贵资源，为企业的生产、经营及管理活动提供一手资料，让企业少走弯路。企业档案管理的成果运用是对企业档案管理工作成绩的肯定，同时也是企业档案管理工作价值的具体体现。

从当前国内档案管理工作实际来看，大多数企业对企业档案管理工作的成果运用还不到位，可以说超过半数企业从档案归档之后就让其走入了养老院，弃之不理，难以把企业档案管理工作的成果充分的运用起来。

企业要想为实现档案管理工作的价值，就必须学会通过多种途径充分发挥档案管理工作的价值，如将整理完成的档案信息按照部门分类划分保管，设置关键词，一旦某个部门需要查阅资料，只要通过关键词检索就能够迅速找到档案资源等。再如组织一次主题为“回顾历史”的主体活动，让企业领导层及各部门负责人充分参与进来，通过梳理、规整企业档案信息资源，增进他们对企业档案资源的熟悉程度，方便其需要时信手拈来。

参考文献

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[3]庞涉芝，刘丽.浅谈现代企业管理与企业档案管理[J]. 黑龙江科技信息. 2002（01）