浅谈如何控制单位公文质量

苏子金

摘 要：古往今来，公文在国家机器和社会组织的正常运转中起着法规、书面指导、公务联系、宣传教育、依据凭证等的重大作用，而实践工作中，许多机构的公文质部规范、质量不高的情况屡见不鲜，本文通过领导重视、公文写作人员重视和写作能力提高、文件接收人员和部门重视三个方面来阐述如何控制单位公文质量，以提高组织机构的办事效率，提升组织机构的公众形象。

关键词：控制；公文质量

古往今来，国家机器和社会组织的正常运转离不开公文的正常流转，历史证明，公文的质量保证、流转顺畅的时期是国家和社会组织发展上升期，而当公文流于形式、流转滞涩时是一个国家和社会组织走下坡路甚至是发展末期。由此可见，公文对于一个组织机构维系正常发展、经济政治利益的不断拓展有着重大的意义。

公文即“公文是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书”[1]，此定义包括几重意思，即首先公文的制作和发布者具有法定性，包括政治、经济、军事、司法、科教文卫等组织；其次公文产生于各种法定社会组织的公务活动中，是其意志的体现，与其管理生产活动紧密相连；第三公文一经制发，具有法定效力，在制发公文的社会组织所辖范围内有关单位和人员都必须付诸执行、遵循和参照处理，否则将受到有关部门的追究甚至是依法承担行政或者法律责任；第四公文具有规范的的体式，国家出台了《党政机关公文格式标准》，作为党政机关公文的标准，其他单位可以参照执行，并且随着经济社会的不断发展，国家标准还将不断地改进和完善，不断地与世界标准接轨；第五公文从属于文书，公文突出作用在“公”，即公文产生在国家和社会组织的公务活动中，区别于因人与人之间情感交流等需要产生的私人文件。

在信息时代，随着科技的发展，计算机硬件和软件的普及，越来越多的部门和组织机构的职能活动的开展，建立在计算机网络上，信息传递和处理快速、高效，由此而产生的种种电子文件构成了一种新型的公文——电子公文。“电子公文是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”[2]。

从公文的定义及其分析可以看出，公文的制发和办理是一个很严谨的过程，大到政党和国家机器的正常运转，小到一个微观社会组织的生死存亡，都靠着公文来传递策令、沟通信息、联系事务，可以说公文的质量，牵涉到公文制发和办理的效率，进而影响到一个政党、政府部门的办事效率，一个社会经济组织的效益和成长速度，甚至是党政部门、社会组织的公众形象。因为公文事关本单位的各项事务，大多数公文处理完毕以后必须移交至档案部门归档保存，公文的质量还影响到今后的档案价值。

而从当前形形色色的公文工作实践来看，公文写作的质量不高、不规范问题表现得比较突出，有些公文在阐述策见时，含蓄隐晦，拐弯抹角，令人难得要领；有些公文文种使用不当，格式项目标注不合规范，与国家现行公文法规规定相悖；“发文机关名称加括弧”是党的机关专用公文版式，但不少行政公文也采用这种版式；有些公文在陈述事实时用语随意铺陈、渲染和藻饰，不符合公文的语体和要求[3]。

笔者认为，提高公文质量、规范公文制发及其办理是一个系统工程，需要从上至下的统一行动，需要一个社会组织内部各个部门的通力合作才能实现。

一、党和国家标准和规范的不断改进和完善。在制定标准时，不但要与国际标准接轨，在格式标准、行文标准等方面，使我国在外交、外贸等领域能够更快地获得友邦的领会和认可，从而推动外交外贸活动的顺利展开，还应考虑我国实际情况，比如中外语言习惯的不同会造成的歧义如何处理等。使得公文制发规范工作“有法可依”。

二、单位或者部门领导重视，一个单位的公文，是领导意志的体现，是单位各个职能部门运作的依据，因此公文质量的提高必须依靠单位领导的重视。

1，领导重视公文制作的硬件材料，比如对单位公文制作纸张、油墨、电子文件系统、打印机型号和油墨、装订材料等的要求，其单位公文质量在基础上已经提高了几个档次。

2，在公文制发过程中，领导应该重视公文质量，对公文制发的整个过程进行质量控制，并且认真履行好自己参与的环节，重要文件需要领导亲自拟稿或者核稿时，认真细致严格地履行职责，确保公文的质量；在签字前认真浏览稿本，对稿本进行质量把关；在下达指示时，表意简洁、清晰、明确，使公文写作人员能理解准确。

3，在电子文件时代，领导对电子文件系统的重视和全面把关，能够选择质量更保证的软件供应商，在系统设计阶段，能更好地对软件供应商提要求，使电子文件在系统设计阶段更规范和完善，使整个电子文件生命周期的流程更顺畅，即保证了电子文件质量，也保证了电子文件档案的质量。

三、公文写作人员的重视和能力的提高。公文写作人员是公文质量高低的关键所在，一个单位公文写作人员的政策水平、领悟能力、表达能力和对国家标准的遵照程度，决定着公文质量的高低，所以单位公文质量提高重点放在公文写作人员的重视和业务能力的不断提高方面。

1，提高思想政策水平，公文作者思想政策水平的高低，是衡量一篇公文质量的决定性因素。所以公文作者要努力学习政治理论，掌握一定的有关科学社会主义的基本知识，把握本单位的大政方针，保持清醒的政治头脑，将国家主流政策、思想的基础揉入单位公文写作中，才能在公文起草时不出现政治上、原则上、与本单位工作实际相悖等的失误或不周[4]，保证单位公文的政治质量。

2，公文写作人员要有过硬的写作能力，进行过专门的公文写作培训，即清楚公文写作的意义、性质、特点、任务、目的，掌握一定的公文写作技巧，熟悉公文的构成要素和公文写作的工作流程，懂得公文写作的基本原理和运动过程，从格式和内容上，语言和技巧上，不断地练就写出高质量公文的本领。

3，正确领会和在公文中体现领导意图。一份高质量的公文，是公文写作的指挥者与撰写者双方的思想和理论水平以及写作才能的充分发挥，并且紧密合作、精心劳动的结果。公文体现的是领导的意志，传达领导的精神和指示，公文写作者应该充分领会领导意图，结合实际情况写出能够充分体现领导意图的公文，才是提高质量公文的基础，亦是收文部门高效处理公文要求业务的关键[5]。

4，要时刻关注国家标准，按照国家标准制作公文。如2012年7月颁布的《党政机关公文格式》，虽然它规定“本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。”但按照它的格式标准来制发公文，无疑是规范公文格式、提高公文质量的一个可靠保证。

四、公文受理部门的支持。一个单位的职能部门多种多样，其中并不缺乏专业性较强的部门，比如技术部门、财务部门和业务部门等，对一些专业或者普遍的事物往往有他们专业领域的专有称呼，而公文写作人员不一定是文理皆通的全才，在公文写作过程中，公文写作人员需到部门进行调研时，该职能部门应在其职责所在范围内给以支持和指导，使得公文中的专业术语描述更精确，收文人员和部门领会更清晰，达到提高单位公文质量的目的。另外，收文人員和部门在接到单位公文后，通过阅览该公文，发现公文中专业术语用法不妥当、表达不清晰时，也应及时向公文写作人员反馈，以备今后公文制发时参考和修正。

总之，公文在国家机器和社会组织的正常运转中起着法规、书面指导、公务联系、宣传教育、依据凭证等的重大作用，公文质量一定程度上决定着组织机构办事能力的大小、办事效率的高低，甚至是组织机构的公众形象，而实践工作中，许多机构的公文质部规范、质量不高的情况屡见不鲜，我们应从领导重视、公文写作人员重视和写作能力提高、文件接收人员和部门重视三个方面来控制单位公文质量，自上而下齐心协力提高单位公文质量，提高组织机构的办事效率，提升组织机构的公众形象。

参考文献

[1]岳海翔主编.公文写作培训教程[M].北京：中国言实出版社，2010：1。

[2]岳海翔主编.公文写作培训教程[M].北京：中国言实出版社，2010：379。

[3][4][5]岳海翔主编.公文写作培训教程[M].北京：中国言实出版社，2010.