信息化新时代对于城建档案电子化的研究

绳墨?沈东辉

摘 要：随着全球经济的不断发展，城市的经济也在进步，科学技术在我们生活中的运用也在逐渐扩大，我国信息化技术加快了发展进程。随着现在办公技术的应用，信息技术在其中的运用逐渐普遍，城建档案电子化是现在城建档案发展的趋势。所以，本文就信息化技术在城建档案中的运用进行详细分析。

关键词：信息化；城建档案；电子化；策略

对于城建档案的重要性，主要体现在它是一个城市在发展道路上各种建设项目和工程真实记录的材料，这些材料对于档案管理部门来说非常重要。对于城市的未来发展，也有着很大的参考价值。假如一个城市的城建档案管理比较合理，这些资料可以保证城市的市场监督、以及日常工作，保证城市在建设过程中可以提供第一手资料，同时保证档案的齐全性，也是一个城市发达的标志。

1 电子化对城建档案管理工作的重要作用

在电子文件诞生以后，它不断改变着传统的档案管理方式，其主要特点是档案不再是静止的，而是变成一种具有动态的信息。档案的电子化，可以有效地方便管理者和使用者，管理者不需要太多空间就可以储存很多信息，档案的保存时间也可以无限地延长，使用者可以快速查找到自己想要的信息。档案部门的对外服务模式不再是传统模式，得到了现代化的改变，主要表现在下面几点：

（1）复用性。传统档案在进行多次使用后，会有着很大程度上的老化，甚至损坏。而现在电子档案就不会存在这样的问题，它可以被多次使用，也不会有任何损坏，不论经多长时间，电子档案都可以进行打印，正常使用电子档案，不会对它造成一点损坏。

（2）交互性。档案使用者在使用档案过程中，会有自己的见解，这些见解属于使用者所有，计算机会根据这些信息，把它输入到电脑中去，并保存到档案中。使用者可以把相应的信息连接起来，做成一个链接，让需要的人来进行阅读和使用。

（3）共享性。对于一份档案，其使用者可能很多。我们可以通过共享把电子档案进行共享，扩大其使用者范围。如果有特殊需要时，可以把档案放到互联网中，让所有人都可以阅读它、使用它。

（4）可操作性。对于电子档案使用者而言，可以把自己需要的信息进行整合、分类，然后进行汇总，转变成自己需要的形式。对于档案的管理工作人员而言，可以把这些电子档案进行汇总，然后根据其属性来进行分类，形成具有自己特色的档案，以满足不同使用者的需要。电子档案的最大特色就是每一个信息都可以被灵活利用，这样一份电子档案能够发挥的作用，相当于几份、甚至几十份纸质档案。

2 我国城建档案信息管理电子化的现状

对于我国的城建档案馆，大多数的建立时间是在上世纪80年代，那个时候才开始建立初期档案馆。对于MIS系统的建立，只有大城市才具有实力建立，时间是在上世纪90年代，并且开始了最初电子档案模型的建立。但是现在电子档案馆的内容存在严重的局限性，所包含内容十分少，这个现状与现代电子档案的发展方向不相符。主要表现在以下几个方面：

2.1 标准化有待提高

对于档案的信息化管理，要想实现它必须要有一个很好的前提，那就是档案管理工作必须规范化、各种相关规定也必须标准化。但是，由于我国电子档案管理还处于一个起步阶段，与外国存在很大差别。由于各地实际情况不一样，同样的系统，复制到其他地方，可能就达不到预期的效果。標准化不统一，造成了今天电子化档案很难有较大程度的发展。

2.2 信息网络技术有待提高

网络技术是一个非常方便的技术，我们要加大它在电子档案管理中的运用。城建档案管理部门很少考虑使用网络技术，大多数还是使用传统的硬盘、光盘等其他保存方式，但是这种传统的保存方式已经不能满足当下人们对物质文化的需求，网络技术在其中的使用，可以很好地改变这种现状。

2.3 管理人员的素质有待提高

城建档案管理信息化是一个比较专业的工作，需要工作人员具有足够的专业技能才可以进行操作。但是，现在城建档案管理由于缺乏相应的人才，也无法进行有效地培养，造成了档案管理人员很难适应现在信息化管理模式。因此，在城建的档案信息化管理方面，还存在很多等待解决的问题。

3 信息化新时代做好城建档案电子化的策略

3.1 加强标准规范建设

要想很好地实现电子档案的共享，我们必须建立相应的完善机制，以此保证资源共享。所以，我们必须要结合我国实际情况来建立相应的机制体系，保证在该体系下，电子档案可以实现规范和科学的管理，加快相应电子档案管理的建设。（1）对于档案的管理工作，我们要从开头开始抓起，从信息采集开始就要建立相应的规范，保证档案的真实以及在各地建立档案管理网站的规范，建立相应的说明书，以此来保证档案管理和与此相关的的所有工作。（2）对于档案的数字化管理工作，我们要特别注意，在进行档案接收时，要严格进行把关，保证只有优质的档案才可以入库，对于后期管理，也要采取科学、合理的管理方案。（3）我国的档案管理工作，由于发展时间非常短，与外国的管理有着很大差别。相应的规范还没有建立，我们在建立完善体系时，应当结合外国规范的情况下，也要考虑我国的实际情况，从字体到格式等一系列的机制，都要进行明确规定。所以，相关的档案工作人员在进行接收档案时，要严格执行相应的规章制度。对于已经接收档案，要把它设置为只读模式，还要设置相应的密码，以便保证档案的安全性。

3.2 加强信息系统安全建设

对于城建档案的管理，现在电子管理方式主要依靠计算机和相关的网络技术，缺乏安全性，所以要创建出一个完整的安全体系。对于这种安全体系的建立，不能单纯地依靠硬件，还要有足够的软件实力进行支持，对于相应的信息系统，应当特别注重其安全性，防止被黑客破解，从事非法活动，同时还应当开展一系列安全措施，以此保证档案信息的安全性。

3.3 培养信息新时代专业队伍

在城建档案电子发展的趋势下，要求其相关从业人员一定要具有健全的计算机技术，同时还要求管理人员在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，还要深入地了解计算机技术以及相应的安全技术。对于这类人才的培养，我们可以从以下几个步骤进行：（1）对于城建档案的管理人员，要从多个方面使他们主动地认识到自己专业知识的不足，使他们主动地学习新技术，同时对于个人素质的提高，也尤为重要。（2）对于相关人员的培训，我们要有侧重点，不能千篇一律，主要是在计算机和电子化管理档案方面进行培养。（3）新技术的发展，必然会带来许多新改革和技术，从业人员必须能够适应这种挑战，不断地充实自己，让自己不断学习，不断完善自身。所以，相关的档案管理单位要培养一批具有综合素质的人才，避免单一人才的培养，使人才可以满足新时代发展要求。

4 结语

综上所述，城建档案的电子化管理是现在城建档案管理发展的必然趋势，相关单位和从业人员应该能够适应这种发展需求，促进我国城建档案管理工作不断发展，从而处于世界领先地位。

参考文献

[1]王权民，张颜. 城建档案信息全电子化管理的必要性与可行性分析[J]. 城建档案，2013，01：19-22.

[2]李英俏. 关于城建档案电子化的现状分析与探讨[J]. 兰台世界，2013，S4：69-70.

[3]姚伟. 城建档案信息电子化问题研究[J]. 商情（教育经济研究），2008，04：27.

作者简介

绳墨，长春市城市建设档案馆，硕士。

沈东辉，武汉市城市建设档案馆，本科。