电力企业人事档案的重要性及规范管理探究

摘 要：自21世纪以来，我国社会的生产力水平不断提升，其大大促进了经济的发展，是我国迅速成为世界经济大国，与此同时，人们对企业竞争的核心——人力资源的重视程度不断加深。人力资源是企业竞争力的主要体现，而人事档案则详细的记录了企业人才情况，是选用人才、任用人才的主要依据，直接关系着企业的市场竞争力和利益情况。当下，在经济全球化的推动下，我国企业人才聘用方面发生了较大的变大，使得电力企业人员流动较大，人事档案管理面临严峻挑战。对此，本文将分析电力企业人事档案的重要性，并针对目前管理工作现状提出相应解决措施，旨在促进电力企业可持续性发展。

关键词：电力企业；人力资源；人事档案；重要性；现状及措施

自从进入21世纪以来，我国加快了改革开放的步伐，社会生产力得到了大幅度提升，也大大促进了我国经济、文化等事业的蓬勃发展，在经济高速发展过程中，人们逐渐意识到了人力资源对企业的重要价值。对于企业而言，人力资源是其市场竞争力的核心，而人事档案记录了企业中各部门人员的个人经历、工作表现以及成绩考核等，是人员能力、素质的综合体现，其对于企业选拔人才、任用人才等具有重要的依照作用[1]。在我国改革开放初期，企业人事档案管理工作进行的较为顺利，记录的内容客观性较强，然后在经济全球化的大趋势下，我国经济体制发生了重大变革，各大企业在人才聘用方面也发生了较大变化。特别是近年来，我国电力企业的人员流动量不断加大，大大增加了人事档案管理的难度，导致传统的人事档案管理方式遇到了种种问题与挑战，那么就需要企业给予人事档案管理工作高度的重视，管理部门做到与时俱进，致力于提升管理效率与管理力度。

1 人力资源与人事档案管理

人力资源是一个企业人才的统称，而人力资源管理就是以企业战略为指导方针，运用科学可行的方法对企业的人才进行规划和分析，继而根据人力资源的分析结果开展配置、训练、考核、安全、规范、约束、保障以及整合等工作，达到实现企业员工个人价值以及企业目标的目的。人力资源管理涵盖的内容较多，包括规划、开发、培训、招聘、效绩考核、配置、整合、社会保障等多个方面的管理，对企业的发展至关重要[2]。

人事档案是员工在企业活动中所形成的由企业集中保存管理的文本资料，具有极高的真实性，其主要记录着员工个人简历、家庭情况、思想品质、工作表现、优势特长等内容，是人员能力、素质的综合体现，其对于企业选拔人才、任用人才等具有重要的依照作用。那么，就需要积极进行人事档案管理，其主要是对档案内容进行开发与整理。人事档案管理部门的工作内容主要是对人事档案进行收集、保存、整理以及统计等，同时还需要对部分内容进行适当的检索、编撰、登记、统计以及利用等。

由上可知，企业的人力资源管理和人事档案管理之间存在着密切的联系：首先，人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要内容之一，使其工作的一种重要形式，科学、合理高效的人事档案管理工作能够极大地促进人力资源管理工作的顺利开展[3]。人事档案是企业了解员工信息、技能、素质的主要途径，更是企业重要的考核、评估、选拔依据。其次，人事档案是企业员工个人资料、经历、发展等信息的主要载体，涵盖了员工生活、工作等信息的方方面面。企业员工内部之间的招聘、晋升、薪资、奖金等内容是人力资源管理的主要内容，其又是有人事档案做决定的。因此，人力资源管理工作与人事档案管理工作之间关系密切，相互促进、相辅相成，缺一不可。

2 人事档案管理的重要性

档案管理工作是一个企业管理体系的重要组成部分，有着重要的作用，同样，对于电力企业而言也是如此，檔案管理工作对企业的经营有着重大的决策指导意义。在市场经济飞速发展的今天，市场竞争压力越来越大，企业要想在这种大环境下提高自我竞争力，就必须不断提高工作质量和效率，而档案管理所具有的决策作用在这里就发挥了重要的作用。

电力企业的人事档案管理是电力企业档案管理的重要部分，人事档案是档案管理的一种方式，其记录着企业个人参与社会活动的各个方面内容，是个人现实状况的真实反映，具有真实性、可靠性，可以说是重要的社会公共信息。根据公开的认识档案可以反映一个人的社会经历、学历高低、技能、职称、政治地位、奖罚信息等个人状况。它是个人求职、企业招聘等社会活动的重要参考资料和数据，也是办理保险、社会保障、出国审批、报考相关考试等重要的证明材料[4]。电力企业不同于其他普通的企业是技术和装备密集型的关乎民生的企业，它们对企业内部的技术和装备要求更为严格，可以说电力企业的人员选拔任用直接关系到企业内部的电力系统能否安全稳定的运行。因此电力企业在实际的工作生产中，应该注意对认识档案的合理运用，依据人事档案信息为评判标准，将知识水平高、工作能力强、综合素质高的人员分配到关键和重要的工作职位上，使他们可以发挥出更大的作用，保证电力企业的管理工作有条不紊的进行，进一步提高生产力，提高服务质量，保障电力系统的安全稳定运行，让他们可以为电力企业的发展保驾护航。由此可见，人事档案对电力企业而言具有重要的建设意义，通过合理的运用人事档案，合理安排企业的人员规划，科学合理的分配企业人力资源，可以为企业开辟更好的发展前景，提高企业的生产效率，保障企业的稳定发展。

3 电力企业人事档案管理的现状及问题

3.1 档案丢失遗弃现象严重

现如今，随着经济现代化和全球化发展的不断深入，经济发展越来越快，以往我国的传统的雇用终生制度已经被打破，在这种经济大潮下，导致企业职工的人员流动性不断加大。每个企业都会面临着快速的人员流动现象，许多职工在离开公司后，由于各种各样的因素经常会出现档案丢失和遗弃等现象出现，并且企业的人事档案管理部门由于自身的工作限制，也不能很好的改变档案遗失的现状[5]。总体而言，现如今的人事档案遗失已经不仅仅是企业内部发生的问题，它还源于整个社会人群对人事档案的认识不足，企业中出现人事档案遗失只是这问题的一个社会问题的表象，研究结果显示，在很多二线城市的人才市场的人事档案馆里里就滞留众多的被遗弃的人事档案，这些被遗弃的人事档案既不能被销毁，也不能被合理使用，只能单纯的存放在档案馆里。这种现象暴露出严重的社会问题，导致了企业人力、物力的资源极大浪费，并且加重了企业的档案管理成本，同样也是一种资源浪费。

3.2 人事档案资料造假现象严重

人事档案是个人社会状况的重要证明，它记录着个人的社会履历、政治面貌、學历学位、奖罚情况、工作经历等重要的个人信息，这些内容也是企业人事档案管理单位鉴定的重要内容。另外其中包含的党龄、工龄、学历等重要信息也被广泛的使用在实践工作中，可以说人事档案在某种程度上直接影响到每个人的生活和工作。因此，这些人事档案的真实性和可靠性就显得十分重要。不过，根据近年来的社会调查结果，如今的人事档案资料造假现象越来越严重，尤其是在学历、工龄、年龄等重要的个人资料信息上造假严重。分析人事档案造假的原因，可以归结为两个方面，主观和客观两个方面，主观方面原因是主要原因，例如有些员工为了提前退休肆意篡改个人工龄，有些职工为了自己尽快升职加薪，在学位学历上造假等。当众多的类似的虚假信息流入到档案管理中，人事档案管理部门的工作人员不能及时的对这些虚假信息进行鉴定，导致众多的虚假信息不能得到有效的排查，只能选择被动的使用。人事档案管理其实是一项很严肃认真的工作，但是由于种种原因导致在现实工作中无法充分保证人事档案的真实可靠性。

3.3 档案管理人员的水平限制

档案管理中工作在很多人眼里其实是一项十分枯燥、繁重的工作，很多人认为这项工作不能体现个人的社会价值，并且没有丰厚的社会报酬，加之由于经济的飞速发展人们的社会价值观有着重大的变化，因此很少有人选择档案管理工作[6]。另外，现在从事档案管理的工作者认为这项工作既不能为自己带来丰厚的报酬，也不能取得暂露头脚的机会，因此大都抱着应付了事的工作态度。加之，许多企业的兼并、人员裁减等企业改革中首当其冲的都是档案管理人员，长此以往，由于上述种种原因导致企业档案管理团队不断衰弱，人员减少，管理水平下降，导致企业的档案管理工作不能高效有序的进行。

4 规范电力企业人事档案管理

在经济全球化、多元化的潮流下，我国经济体制发生了重大变革，我国电力企业的人员流动量不断加大，导致传统的人事档案管理方式遇到了种种问题与挑战，那么就需要企业给予人事档案管理工作高度的重视，管理部门做到与时俱进，顺应时代和社会的发展及变化，摒弃传统管理理念，积极引进现代化观念和方式，致力于提升管理效率与管理力度[7]。

4.1 合理利用现代的信息技术进行人事档案管理

为了实现档案信息资源的最大限度的开发和利用，提高档案管理的工作效率，实现对企业生产和管理的促进作用。人事档案管理部门应该摒弃以往传统守旧的管理模式，以往人事档案管理的方法主要是通过管理人员的人工操作，管理模式十分笨重并且事故率较高。随着现代化信息技术的不断进步，企业可以尝试利用现代化的技术手段实现对人事档案的管理，这样可以使原本复杂的人事档案管理更为自动化、一体化、网络化，方便人事档案资料的统筹规划管理，实现档案的潜在价值的合理运用与开发，化被动为主动。传统的人事档案主要记录在纸张上，这样对档案的保存环境和空间有着较高的要求，通过计算机技术的应用，实现了人事档案的网格化管理，档案管理人员可以合理利用现代化信息技术改革以往繁琐的档案管理工作，将原本的纸质档案转变为数字化的计算机信息进行存储，这样不仅减少了大量的档案存储的空间使用，而且还便于人事档案的管理和之后的调档查找。另外，还可以建立企业内部的信息网络连接，实现档案信息资源的共享，方便各部门的调度使用。

4.2 建立并不断完善人力资源数据库

随着科学技术的不断发展，市场竞争激烈程度不断加深，社会、企业对人才的要求也在不断升高，对人才数量的需求也与日俱增，这就导致企业各岗位工作人员流动性较大，那么就需要人事档案管理工作人员能够准确掌握企业在职员工的情况，能够清楚的确认员工信息和资料，及时清理废旧、过期的资源或档案。同时，人事档案管理人员还需要积极建立并扩展档案存储的范围，将各部门员工信息分类储存，并做好详细标记，建立起完善的存储、查找系统，并确保信息、资料的真实性。对于档案的管理，需要配置专门人员实施动态监管，及时更新数据库的信息，并依照工作人员的部门、职务等进行详尽分类管理，注意对重要工作人员信息的收集和管理，做到详尽而真实。对于纸质档案，电力企业需要设置独立的档案室，档案室需要具备防盗、防潮、避光、抗高温等特质，还需要做到防虫和有害气体，确保人事档案的妥善管理。另外，电力企业需要培训并选拔专业的档案管理人员，具有较高的理论知识水平和实践能力，能够保障档案管理的规范性，进而保障电力企业的快速发展。

4.3 积极转变管理理念与态度

在经济高速发展的今天，我国的经济体制也发生了重大变革，计划经济体制已经不能够满足我国电力企业的发展需求，传统的管理模式也不适应时代发展。因此，电力企业的人事档案管理部门需要积极改革，重点改变传统工作理念，具有清晰的头脑，改革工作模式，明确本职工作的价值。近年来，我国的人才市场也发生了巨大变化，继而导致电力企业人事档案管理面临着严峻的挑战，这就需要电力企业努力提高管理人员的工作态度，强化其综合素质，具有高度的责任心和使命感。首先，电力企业档案管理人员需要积极收集人事档案，做到及时而准确，同时需要进行认真识别和详细而准确地记录，保证人事档案的真实性、准确性以及时效性。其次，档案管理人员需要严格遵守电力企业的相关管理规定，规范操作，严禁私自泄密，保证人事档案内容的安全性，必要时可以实施适当的赏罚制度，以强化管理。最后，电力企业需要对人事档案管理工作人员进行定期培训，训练其使用各种多媒体技术处理信息的能力，能够高效收集并整理各种资料，并不断强化其工作责任心。

5 结语

综上所述，人力资源是企业的核心竞争力，人事档案是企业引进人才、选拔人才、任用人才的衡量标准，更是企业正常运转的重要保证。人事档案管理能够提升人才的利用情况，利于合理分配和整合企业的人力资源，进而促进企业整体发展，推动企业奖罚制度的完善，提高企业利益。同时，人事档案管理也需要做到与时俱进，在经济多元化的今天，其必须能够适应时代、社会的需求和要求，积极应对新挑战，不断改革。因此，我国电力企业需要认清当今人事档案管理的发展趋势，改变传统观念，积极引进现代化理念和技术，逐步建立和完善管理系统，创建企业人事档案管理平台，优化信息、资源利用，促进人事档案管理工作的顺利开展，从根本上提升企业竞争力和利益。

参考文献

[1]黄俊明.浅析电力企业人事档案的重要性及规范管理[J].科技创业家，2013，16：252+256.

[2]许青.新时期电力企业人事档案管理的创新思考[J].经营管理者，2013，23：282.

[3]吉丽霞，吕泽萍.新形势下供电企业人事档案动态管理浅析[J].中国电力教育，2011，27：20+22.

[4]胡峰，卢晓洁.基于人才服务机构人事代理平台的小微企业人事档案管理探究[J].人事天地，2014，05：28-29.

[5]朱丹丹.供电企业人事档案的规范化管理[J].办公室业务，2014，05：98-99.

[6]万琼.企业人事档案管理分析[J].合作经济与科技，2015，18：115-117.

[7]李怡.电力档案管理实际工作存在的问题及其改进措施[J].广东科技，2014，22：8-9.

作者简介

刘鸿雁（1972-），女，满族，天津蓟县人，东北财经大学本科毕业，天津国华盘山发电有限责任公司，行政人事部人力资源主管，研究方向：人力资源管理。