新形势下加强人事档案管理工作的探讨

欧阳婷婷

摘 要：在人事管理工作中，人事档案管理是各种人事档案管理工作的基础。人事档案是企业或者相关部门在相关的认识管理中形成的各种人员的信息记录，是企业或者重要资料。在新的新的形势下，随着计算机技术和信息化技术的发展，人事档案管理工作发生着重大的变化，一些人事档案管理的难点随着凸显。在新的形式下如何加强人事档案管理，提升人事档案管理的质量是新时期下人事档案管理需要重点研究的问题。本文根据我国人事档案管理工作的现状，研究新时期下我国人事档案管理工作中存在的难点，提出在新时期下加强人事档案管理工作的意见和建议。

关键词：人事档案管理；加强；措施

人事档案是企业或者单位人员的个人信息和相关工作信息的相关的文字记录，是企业或者单位人员考核的重要资源，对企业或者单位的人事管理工作的进行有着重要的作用。在新的形式下，企业人事档案的相关内容不断完善和充实，现代化的人事档案主要包含个人经历、政治面貌、个人工作经历、个人突出贡献等内容。人事档案内容是企业或者单位进行人事考核或者干部选拔的重要性基础内容，因此在新的形式下加强人事档案管理工作有着重要的作用。但是在新的形式下，档案管理工作中存在着一些难点和问题，这些难点和问题的存在影响着我国新时期下档案管理工作的质量，只有从这些难点和问题出发，才能真正的提升我国人事档案管理的质量。

1 新时期加强人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作对企业或者单位的人事管理工作有着重要的作用，在新时期加强企业人事档案管理工作随新时期的人事档案管理有着重要的作用。首先，加强人事档案管理工作能够使新时期人事档案管理工作更加规范。和传统的认识档案管理来讲，新时期下人事档案的内容更加丰富，档案中包含的内容更加详细。同时在新的形式下人事档案管理工作逐步实现信息化管理，档案管理工作的相关标准将更加严格。因此从整体在新时期下要不断的规范档案管理工作，提升档案管理工作的规范化程度，保证新时期下档案管理工作合规、合法。其次，提升档案管理工作的服务能力。人事档案管理工作是企业或者单位人力资源管理和人才培养工作的基础。企业或者单位人事档案管理工作的最终目的为企业的人力资源管理和人才培养选拔服务。因此从整体上讲，人事档案管理工作的工作价值在与能为企业或者单位的提供相关的服务。在新的形式下企业或者单位的发展步伐加快，人力资源管理和人才培养需要人事档案管理部门能够提供更加有效、准确和便捷的档案资源服务。在新时期线加强档案管理工作能够提升人事档案管理管理工作的服务能力。

2 新时期人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案管理精细化程度较低

人事档案是一种文字化的信息个人信息记录，在新的时期下人事档案包含的内容不断的增加。同时在新时期下人力资源管理和人才选拔培训都要求人事档案能够提供更加详细和准确的信息。这些新时期档案管理工作内容和要去的变化要求人事档案管理工作实行精细化管理。但是根据对我国现阶段人事档案管理工作的调查和研究，我国人事档案管理工作的精细化程度较低，不能满足新时期人事档案管理工作的要求。在一些单位中，人事单位管理依然采用传统的档案管理形式，档案的分类和档案信息更新存在混乱，相关信息记录与实际信息存在差异。同时由于人事档案管理精细化程度较低，造成人事档案的服务性大大降低，影响着企业或单位对人事档案资源的良好利用。

2.2 人事档案管理信息化程度低

随着计算机技术和网络技术的发展，企业或单位的各种管理逐步开始实行信息化管理。信息化管理能够提升管理质量、简化相关的流程、提升工作效率。因此在新时期下人事档案管理工作应该实现信息化管理。但是在我国的企业和单位中，人事档案管理工作存在信息化程度较低的问题。在一些企业中，人事档案管理依然采用传统的纸质档案管理，没有建立信息化的电子档案库，因此在档案管理中不能及时的对相关的档案信息进行更新，降低了档案信息的准确性。同时在一些单位中由于缺少信息化的电子档案管理，致使单位中的人事档案利用效率降低，人员档案调动和查阅存在困难。从整体上来讲信息化程度低大大降低这人事档案管理的工作质量和效率，影响人事档案服务型的发挥。

2.3 缺少完善的人事档案管理体系

完善的制度体系是人事档案管理工作顺利进行的基础。但是缺少完善的人事档案管理体系在我国的人事档案管理中是普遍存在的。在一些企业中，相关的领导人员对企业人事档案管理不重视，没有更具企业的自身状况建立完善的企业人事档案管理体系，知识企业的认识档案管理工作存在较大的随意性，人事档案管理缺少规范性，人事档案保存存在较多问题。同时在一些单位中虽然建立了人事档案管理体系，但是在缺少相应的监督体系，从而使得人事档案管理工作不能严格按照相关的制度进行，严重影响档案管理工作的质量。

3 新时期加强人事档案管理工作的措施

3.1 提升人事档案管理的精细化程度

新时期下只有提升档案管理工作的精细化程度才能提升档案管理工作的质量，才能为企业和單位的人力资源管理和人才选拔培养提供更好的服务。首先，要执行科学、完善的档案管理工作精细化要去。根据企业和单位的自身实际情况，结合新时期人事档案管理的具体内容，对人事档案管理工作制定相应的精细化管理流程细则。同时对人事档案管理工作中的重点内容和一些特殊情况执行精细化执行步骤。其次，提升人事档案信息的精细化程度。新时期下人事档案管理中要在档案信息的管理上实现精细化。要采用先进的技术实现人事档案信息的精细化录入，保证人事档案信息的准确性。只有从多方面。多途径加强人事档案管理的精细化程度才能满足新时期人事档案管理的相关要求。

3.2 提升人事档案管理工作的信息化程度

新时期下人事档案管理工作的信息化程度的提高主要通过人事档案管理工作的电子化程度来实现的，因此要逐步的实现人事档案管理工作的电子化。首先，安装相应的设备，建立完善的电子化人事档案管理系统，并对相关的认识档案管理工作的相关人员进行培训，提升相关人员的人事档案电子化管理的能力。其次，要利用已有的档案信息建立人事档案电子库，将人事档案的所有信息进行电子化存储。同时对相关的档案信息及时的进行更新，保证人事档案信息的准确性和时效性。

3.3 建立完善的人事档案管理体系

完善的人事档案管理体系对新时期人事档案管理工作有着重要的作用，是保障人事档案管理工作顺利、规范开展的基础，因此新时期下要逐步的建立科学、完善的认识档案管理体系。首先，企业和单位要根据自身档案管理内容，建立完善、科学的认识档案管理体系。其次，要建立与人事档案管理系统相对应的人事档案管理进度体系，通过监督体系实现人事档案管理工作按照人事档案管理体系进行，保证人事档案管理工作的规范性。

4 小结

人事档案管理工作对企业和单位的发展有着重要的作用。新时期人事档案管理工作面临着诸多的难点和问题，为提升新时期人事档案管理工作的质量要从提升人事档案管理的精细化程度、提升人事档案管理工作的信息化程度、建立完善的人事档案管理体系方面努力。

参考文献

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[3]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究， 2011 （5） .