民营企业档案管理工作的现状及对策研究

摘 要：民营企业档案记录着事业单位员工过去的成长经历以及工作经验，不仅能能够衡量员工的工作能力，还与民营企业员工中的职位晋升存在这非常密切的关系，所以，对民营企业做好档案管理，显得非常的重要。但是，传统的民营企业档案管理中存在很多的不足，本文主要对民营企业档案管理中存在的问题进行分析，总结民营企业档案管理工作的具体对策。

关键词：民营企业；档案管理；现状及；对策

档案管理属于民营企业人力资源管理部门的一部分，在现在的企业中，对人力的资源的管理越来越重视，档案室也是事业单位的成长历程中的体现，对员工的晋升一级薪资的调整具有非常大的帮助。但是当前的民营企业档案管理的现状十分的不容乐观。

1 当前的民营企业档案管理工作中存在的现状

1.1 民营企业档案管理人员素质水平偏低

档案管理人员由于自身的职业特殊性，在工作的时候需要对档案进行严密的管理与控制，随着我国经济的发展，当前的档案管理部门对招聘员工的要求也渐渐的降低。根据我国新华社在2013年6月的民营企业档案管理工作普查显示，在我国所有的档案管理部门中大约66.1%的在职人员存在文化素质偏低的情况[1]。很多市级单位在人员招收与职位调动的过程中没有按照相应的民营企业档案管理制度履行职责义务，致使大量文化素质偏低的人员进入了民营企业档案管理岗位，这些文化素质偏低的人员受自身文化水平与综合素质的影响，在实践工作中往往会给档案管理工作造成一定的影响，进一步增加了民营企业档案管理工作问题情况发生的几率。其次，在我国民营企业档案管理的工作执行过程中，管理人员的素质水平过低，极易导致档子资料在录入与存取时出现被盗用或者丢失的情况，直接损害了企业单位的实际利益，严重情况下还会给企业单位带来一定的经济风险问题，对社会产生恶劣的负面影响。

1.2 民营企业档案管理的内容单一

民营企业档案资料管理工作在实践环节具有高度的集中性与先进性，在工作过程中需要业务人员与各部门之间通力合作、相互配合，充分发挥各部门间的工作效用，为档案资料管理工作提供可靠援助。然而，现阶段我国民營企业档案管理工作仍旧保持以往的实践形式，档案管理工作的内容相对单一，在原有档案管理工作的基础上并未进行创新与改进，致使民营企业档案管理工作的效率大大降低，阻碍了我国民营企业档案管理工作的应用于发展。民营企业档案管理工作的内容过于单一，仅仅注重对文档资料与电子信息资料的储存与调阅，在信息网络的建设与优化方面未加以重视，这些问题情况极大地抑制了我国民营企业档案管理工作的先进性，并且极大地降低了城市规划部门与建设部门的项目工作开展效率，严重影响民营企业档案管理工作的质量，对我国今后的城市规划与城市项目建设产生诸多不利影响。

1.3 民营企业档案资料的安全防范技术落后

档案管理人员应积极利用信息化的工作软件与操作设备对重要档案文件进行调取和储存，并且采取相应的防范措施，为这些档案资料提供完善化的安全保障，避免民营企业档案资料被不法分子盗用或者损毁，为民营企业项目工程提供确切的安全保障，提高民营企业项目工程的档案资料利用效率。然而，在我国民营企业档案资料的管理工作中，大部分企业单位对于档案资料的安全防范工作并未给予过多的重视，给企业单位及城市项目工程建设带来不必要的安全隐患。同时，随着我国网络信息技术的不断发展，网络安全问题逐渐成为社会公众所关注的重点内容。所以，在民营企业档案管理在具体实施的过程中理应重点关注网络安全防范工作，提高档案资料的网络安全防范机制，通过多种手段切实保障档案资料的安全性。

2 当前的民营企业档案管理工作的具体对策

2.1 提高民营企业档案信息化工作的管理效益

对于在民营企业档案管理人员中存在的管理人员水平不足的问题，档案管理部门与人事部门应积极采取相关措施，利用公务员的考核标准对管理人员进行招收，提高民营企业档案信息化工作的管理效益，优化民营企业档案信息化工作的组织形式，建立高效化的民营企业档案管理工作流程。

民营企业档案管理部门应定期的为员工进行专业技能培训，提升民营企业档案管理的综合素质。同时，档案管理部门应在实践工作环节实施人性化的管理模式，颁布与制定一系列人性化的服务条款[2]。例如，档案信息录入与管理工作的相关条例、项目工程信息资源的利用办法等。通过制定详尽而又合理的服务条款，有效提高档案管理工作的效率，为档案管理工作人员营造更加优质化的工作环境，以此提高民营企业档案管理的工作质量。

2.2 提高民营企业档案管理工作的现代化

民营企业管理人员在日常的管理工作中，应积极联同各部门对传统的档案管理模式进行不断的改革与创新，结合我国当前的国情以及企业人力资源的实际情况，努力提高民营企业档案管理工作的现代化程度，有效提高民营企业档案管理的工作质量。

在当前的社会环境中，信息化网络技术广泛的运用，对我国的民营企业档案管理提出了很高的要求。针对我国民营企业档案管理工作中存在的诸多问题，事业单位管理人员应积极联同各部门开展工作内容创新，将现代化的信息技术与民营企业档案管理工作相结合，使用扫描仪等先进化的信息技术软件，使民营企业档案资料能够快速流转，提高民营企业部门的资源使用效率[3]。同时，在网络环境下，民营企业部门应加强档案网站的建设，充分利用网站的公开性与便捷性，实现部门单位的社会信息公开，为民营企业项目工程今后的发展奠定良好的基础。同时，网站维护人员还需要开展民营企业档案网站，在网站中创设相应的信息纳入系统，使民营企业档案资料能够有效发布到政府部门的网站上，充分实现资源的高度共享，为民营企业项目工程今后的发展营造良好的环境基础，更为民营企业部门今后的社会公众服务与经济建设工作打下扎实的基础。

2.3 档案管理工作模式的优化与创新

关于当前我国民营企业档案管理工作中存在的诸多问题，民营企业管理人员应积极联同各部门对固有的档案管理工作模式进行优化与创新，在民营企业档案管理工作中构建完善的档案管理信息平台、综合化的档案信息管理平台，使民营企业相关部门能够利用档案管理信息平台对重要的档案资料进行相应操作，促使民营企业工作更快更好的开展。在档案信息平台的构建过程中，民营企业单位应对整个项目工程进行档案信息资源调查，整合民营企业单位原有的档案信息资源，提高档案资料的利用效率，在信息平台的构建过程中逐步完善民营企业单位的档案信息资源，有效提高档案资料信息平台的实用性与可靠性。同时，档案管理者应通过网路信息平台对档案管理平台进行相应的操作，对各级档案进行相应的分级操作，能够有效提高档案信息平台的资源利用效率，并且有效保证民营企业档案信息资料的安全性，避免档案信息被不法分子所盗用或者损毁。

3 结语

随着民营企业档案数量的不断增多，只有利用信息化的管理方式才能满足现代档案管理的需要，提高档案管理的工作效率，保证档案管理的安全性。

参考文献

[1] 覃兆判.民营企业档案管理究竟应该选择怎么的模式[J]档案管理.2012，12（05）：49-50.

[2] 李铁衡.人事档案管理对事业单位人力资源管理的意义及作用[J].探析档案管理，2012，36（52）：317.

[3] 刘昊.事业单位人力资源管理面临的困境与解决思路[J].研究科技创新导报，2011，23（26）：213-215.

作者简介

邓燕萍，湖北省稻花香集团，大专。