新时期煤矿档案现状与建设途径探析

严明林?秦军胜

摘 要：本文从档案的价值出发，突出了煤矿档案建设的重要性。分析了新时期背景条件下煤矿档案现状及发展的关键所在，并对煤矿档案建设指出了解决途径和今后的发展方向，对煤矿档案工作有一定的指导和借鉴意义。

关键词：煤矿档案；现状；建设；研究

1 档案概论

1.1 档案价值

张斌在《档案价值论》一文中说道：档案是国家的财富 ，是人类记忆的重要载体。一个国家保存的档案年代是否久远、数量是否浩瀚 ，是这个国家文明程度的重要标志之一。作为一个企业，档案是企业生产、经营、科研等工作成果的重要体现，是企业发展和成长的真实记录，是文化资产和信息资源的重要核心。

1.2 煤矿档案

煤矿作为企业大家庭中的一个特殊群体，当然也离不开档案。煤矿档案是煤矿在生产、经营、安全、技术等活动中形成的有保存价值的各种形式的客观载体，是煤矿文化资产和信息资源的重要组成部分。

煤矿档案记录着煤矿开采活动的全过程，承载着煤矿最原始、最真实的大数据，它包括项目建设、经营管理、生产管理、行政党群、技术推广、职工管理等内容。煤矿档案一方面指导矿井安全生产，做好矿井服务，另一方面，为煤矿生产工艺和装备技术的推陈出新，提供了强有力的数据支撑。

2 煤矿档案现状

随着生产力的发展和生产力水平的提高，煤矿在生产管理、技术水平等方面都比以前有了较大改善，但煤矿档案管理工作状况不容乐观。

2.1 对煤矿档案的认识不高、重视不够

煤矿领导干部认识不到档案工作的重要性。据了解，全国能全面推行档案管理，且做得较好的企业并不多。而煤矿，把档案管理当成一件重要的工作来开展的却也是寥寥无几，这和我们的煤矿对档案的认识程度不高，重视程度不够有很大关系。首先，煤矿人员档案知识水平偏低。从煤矿档案的分管领导，到煤矿档案负责人、再到煤矿档案的管理员，基本上都是煤矿相关专业半路出家而后从事档案工作的，没有进行过系统学习档案管理方面的知识，容易造成认识的不足；其次，煤矿对于档案信息来源的了解渠道不畅。很大一部分的领导干部对档案管理的认知还停留在在一室一桌一椅，几柜几盒阶段，没有紧跟时代步伐，了解当今档案发展的走势和档案管理的优秀成果。再次，对档案相关的法律、法规、制度了解不多。煤矿对有关的档案法律、法规了解不多，导致档案法律、规范等得不到很好的贯彻和落实。没有一个制度明确规定我们的煤矿领导、我们的档案管理部门、我们的档案协同部门在档案管理中的职责，即使有，也不健全、不完善；最后，档案管理部门、管理人员不健全。档案室一般都是由行办、工会等部门兼管，不独立，档案人员少。造成档案管理部门成了一个摆设，管理人员成了保管员。

2.2 档案责任不明、各部门协作不好

《企业档案工作规范》中明确规定：企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。那么，试问一下，我们的煤矿企业确定了档案工作的分管领导了吗，确定了各职能或承办部门的负责人了没有呢。平时是怎么样开展档案工作的、需要达到一个什么样的目标、是否需要达标考核，不达标怎么办，有什么奖罚条例没有，答案是否定的。

煤矿需要建立以档案管理部门为核心，各职能部门、各专兼职档案人员为基础的煤矿档案工作体系。众所周知，煤矿档案室的档案基本上都是煤矿筹建或改扩建的土建、设备安装工程资料，因为这些工程都有施工单位、监理单位和建设单位共同组织过验收，是正规的竣工资料，相对比较规范；而后来的如经营管理、生产管理、行政管理、规模小一些的改扩建等档案资料的随意性比较大，基本都是归口部室进行管理。造成这样的原因很多，首先，档案管理单位檔案馆（室）及其他的协同管理部门都没有分清责任和要求，而档案馆（室）既不参加档案资料收集会，也不要求协同部门上交档案。其次，协同部门不上交是由于这样用起来很不方便，自己管理的话又缺乏档案管理经验造成管理不到位。最后，由于部门分工造成一部分的档案资料（纸质资料、电子档案）集中在少数员工手中，而这类职工的调动、离职等造成档案工作交代不清，甚至档案的流失。

2.3 管理手段单一、管理人员素质有待提高

煤矿档案管理手段单一、业务技能不熟练。现在的煤矿档案管理，都是沿用传统的档案馆（室）的管理模式，使用最基本的档案柜、档案盒、桌子椅子，采用收集、整理、保管、统计等对煤矿档案进行管理。部门管理稍好的煤矿会给档案室配置电脑、打印机，用于简单的建立档案台账或文字录入，对照相机、扫描仪、刻录机等这些现代办公设备和办公、制图、数字信息查询系统等办公软件基本都不会使用，造成如音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库无法归档管理。

档案管理人员是档案管理的具体执行者，档案管理的好坏取决于我们的管理人员是否遵纪守法、忠于职守，且具有相应的档案管理专业知识。从目前情况来看，我们的档案管理人员文化水平不高、业务知识不强，没有进行过专业、系统的档案理论教育和后期的档案方面继续教育及培训，致使我们的煤矿档案管理员对档案管理处于不会管理或者有力使不上的尴尬境地。

3 煤矿档案建设的途径及手段

3.1 在人员意识、人员素质上下功夫

加大宣传力度，规范档案管理。由于煤矿行业的特殊性，各种新事物、新思想的消息来源渠道比较闭塞，这就要求我们的政工部门、党群部门、宣传部门在我们的煤矿企业领导中、在广大的职工群众中加大宣传、深入贯彻档案管理、档案建设的重要性。严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案工作规范》来规范档案工作，经常收观看一些关于档案管理的音频、视频资料，订阅一些关于档案管理的书刊、杂志，增强煤矿广大干部职工的档案法制意识，为档案管理的顺利较好进行创造准入条件。

档案管理人员的素质建设时档案工作的基础。要提高档案管理人员这个素质基础，必须从以下几方面下功夫。首先，提高档案管理员的准入门槛，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平，档案管理专业的可以优先考虑；档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。其次，加强“师带徒”的学习途径。我们可以一方面引进人才，二是自身挖掘，找到老师，形成“师带徒”的模式，并深入开展一带二、二带三、三带一大片的良好势头。最后，就是加强培训和继续教育工作。天才也得进行学习，我们的档案管理负责人、管理员、“老师”都得进行培训，进行提高。牢固树立档案管理人员遵纪守法、忠于职守的职业素养；积极注入档案管理新思路、新血液。我们的档案管理才能有人可用，有才可用。

3.2 规范煤矿档案管理工作

煤矿档案管理工作要以煤矿资产关系为纽带，建立统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的档案管理工作新局面。

统一领导，就是建立以档案分管领导、档案负责人、档案管理员为主的领导链条，分管领导在领导层做档案汇报工作及安排，档案负责人负责协调各协同部门之间的档案管理事务，档案管理员指导、协调兼职管理员从事具体的档案管理工作。统一管理，就是档案的统一管理，按照规范、制度的要求对档案进行统一的收集、整理、保存等工作。统一制度，建立、健全文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度等一系列的管理制度。统一标准，制定档案整理规范，档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范等一系列的档案管理规范，统一标准。

只有从领导、管理、制度、标准方面入手，形成领导到档案部门负责人，再到档案管理员，各自分清自己的工作范围和工作职责，形成领导抓责任人，责任人抓管理员、管理员抓兼职管理员，各部门齐抓共管、共同协作配合，这样层层传递压力，层层激发动力，层层反馈信息，让有制度、标准得到具体的落实，我们的煤矿档案管理才能做好。

3.3 加强煤矿档案的信息化建设

随着信息产业化的发展与进步，而煤矿也逐渐进入了数字化、信息化、自动化的时代，煤矿档案工作要以满足煤矿各项生产活动在证据、责任、信心等需求为导向，运用现代技术和管理方法来武装自己，使档案工作做得更好。

硬件方面：首先，必须有符合要求的档案库房、业务技术用房、阅览及陈列室、档案柜架及档案装具等物品，这样我们的档案才有地方放置和技術处理的空间；其次，必须具备温湿度监控设备、灭火器材、除尘器、空调等保护设备，档案才能得到有效的保护。最后，是用计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机、备份设备、应急电源等现在技术设备来进行武装，且能做到熟练地使用。

软件方面：建立数字信息查询系统、安全密钥系统，现代办公系统、图像处理系统、制图软件等，并能熟练应用到实际档案管理工作当中去，对煤矿的档案管理会起到事半功倍的效果。

其他方面：在充分做好煤矿档案硬件和软件管理的同时，采用拿来主义，其他方面只要对煤矿档案管理有利的我们都要学、都要用，如：企业管理、办公室整理、现场五要素、网盘存储、老照片修复技术等等，都是我们学习借鉴的方向。

3.4 加强档案管理的服务质量

煤矿档案管理工作的宗旨和目的，就是为了更好的为煤矿服务。2007年由我主持的耿村矿东井胶带输送机头改造工作遇到了困难。由于机头直接搭接在主井煤仓横梁上，改造的胶带机头要比原来的重得多、大得多，需要考虑煤仓横梁的承受能力和布置情况。可是建矿到现在已经三十多年了，当时参加建设的工人有的调走、有的已经退休，好不容易找到一位，说是由于时间较长记不清楚。这时我想到了查阅档案，可是由于档案室的数次搬家而造成档案比较杂乱，最后只能一份档案一份档案的自己去找，花费很多的时间，终于找着了主井煤仓的结构图纸，为改造的顺利进行赢得了时间。试想一下，当时我们的档案服务质量较好的话，就不会出现这样的问题了。

当然，煤矿档案的服务也是多方面的。要积极采取多样化、人性化的服务模式为依托，通过访问、调查、网络等途径，想煤矿之所想，急煤矿之所急，不断改善煤矿档案服务的条件，更好、更直接当地为煤矿安生产提供真实、可靠的数据支持。

4 结束语

煤矿档案管理是一项长期的、不断完善的、能直接提供服务的、非常重要的工作，这项工作只有起点，没有终点，我们必须坚定不移的坚持下去。同时，我们的档案管理要善于应用现代技术和管理方法，在工作中不断总结、在发展中不断汲取营养，使煤矿档案工作向着数字化、信息化、科学化的更高目标迈进。

参考文献

[1] 李和平、李晓明、王岚等.企业档案工作规范.DA/T 42—2009

[2]左嵘峥. 煤矿档案工作新思路[J]. 能源技术与管理. 2005（5）.

[3] 王艳芳. 煤矿档案管理工作及对策研究[J]. 办公室业务. 2014（4）.

作者简介

严明林（1982-），贵州龙里人，机电工程师，2004年毕业于贵州工业大学机电专业，一直从事机电技术与管理工作，现在河南能源化工集团新疆公司机电部工作。