重点工程档案管理的几点体会

陈久丽

摘 要：重点工程的建设对城市的发展有着重要的意义，是城市提高设施功能、促进经济的主要手段。因此，相关部门要加强对重点工程档案的管理，促进重点工程项目建设的有序开展。鉴于此，本文将针对重点工程档案管理中存在的问题，提出加强档案管理工作的新思路，以期为当前的档案管理工作提供一些借鉴和参考。

关键词：重点工程；档案管理；档案验收

重点工程档案的管理对工程项目的开发工作有着重要的意义，它能够准确反映施工单位在施工过程中的真实情况，为日后项目的验收和维修工作提供重要的保障。因此，施工单位要重视对工程档案的管理，积极研究管理工程档案的办法。

1 重点工程档案管理尚存的问题

现实中，部分城建档案管理部门对重点工程的档案管理工作较为忽视，档案管理过程中存在许多明显的缺陷，这主要有以下几个方面的原因：

一是领导层对城建档案管理的意识较弱，城建工作普遍呈现出“重建设、轻档案”的情况。同时，城建指挥部在进行重点工程项目建设时，并没有制定出一套详细规范的档案管理工作明细，这使得大部分的资料被滞留在承办施工队的手中，给后期档案的归档工作造成了极大的阻碍。另外，许多领导的档案管理意识较差，在任上没有整理资料的习惯，离任后也没有及时将资料交接给相关人员，这使得重点工程档案管理工作始终没有进一步的发展。

二是大型建设工程竣工资料收集困难。与其他普通项目相比，重点工程的竣工资料收集难度较大。这主要是因为重点工程的施工普遍存在“先建设，后报建”的情况，且项目完工后也没有及时备案，甚至有部分项目到最后不了了之，使得工程项目资料的收集渠道无法畅通，给后期档案的归档工作带来了较大的阻碍。

三是从事档案管理工作的人员素质参差不齐。许多档案管理人员都不是档案管理专业出身，没有强有力的专业知识储备。并且，目前工程上的档案管理工作多数是由施工人员临时兼职完成，这些兼职人员也没有丰富的档案管理经验，导致档案资料时常出现遗漏、失真等情况，给重点工程档案管理工作带来了极大的困难。

2 重点工程档案管理的几点体会

重点工程档案是对工程项目建设的记录资料，是有关部门验收、审查的重要参考依据。因此，加强重点工程档案管理有着重要的意义，提高重点档案管理工作水平的方法有以下几点：

（一）加强对档案管理重要性的认识

由于长期受到“重建设，轻档案”思想的影响，许多档案馆管理人员并没有足够强的管理意识，存在施工项目档案混乱，记录不明确的现象，对项目后续的管理工作带来了极大的阻碍。因此，有关职能部门的领导层首先要改变原有的管理观念，正确认识到档案管理工作的重要性。其次要定期对城建档案管理人员进行思想教育和知识宣传，强调档案管理的重要性，使管理人员深刻意识到自己的工作责任，营造良好的档案管理工作氛围，从而为城建管理工作做出更大的贡献。

（二）加强档案前期管理

做好档案前期管理工作能够对施工合同上的条例进行有效的监管，从而减少工程项目在建设过程中出现问题。因此，有关部门要加强对档案的前期管理工作，应做到以下几点：综合档案室要及时与工程建设部门进行沟通，确定工程竣工档案的归档时间和具体要求，确保工程建设部门在建设初期就意识到竣工档案的重要性，并引起重视。其次，在工程项目正式开工后，综合档案室要对施工单位及监理部门的资料人员进行统一的培训，明确每个部门的工作任务和职责，为后期大宗资料的整理工作打下良好的基础，确保工程竣工资料的归档效率和质量。

（三）加强档案收集管理

目前，多数重点工程项目竣工后，档案驗收是由建设单位、监理和档案部门共同完成的，这种验收方法比较粗糙，不适合大型项目的档案验收工作。因此，有关部门要在原先的基础上对验收方法进行完善和细化，如下文所列：

1.根据国家制定的工程验收方法，结合相关施工企业的实际情况，制定档案管理和验收的具体规定。

2.在移交竣工资料时，相关部门要对资料员不正规的操作进行细心的指导和纠正。对于那些不符合档案管理要求的资料，有关部门要退回并要求修改，直到施工单位的资料员将资料整理到符合要求再接收。同时，要对督促一些资料员及时移交漏交的竣工资料，防止档案遗失。

3.定期对部门内的档案管理人员进行培训，告知管理人员竣工资料收集的范围和组卷规范，从而提高档案管理人员的从业素质，加强对重点项目档案的管理。

4.在档案移交期间，审核部门应要求施工企业的档案管理人员进行就地组卷，从而有效避免组卷过程中出现的问题，提高档案移交的效率。

5.为了提高对竣工资料档案的移交工作质量，防止资料的缺漏，各个作业部的人员要在竣工资料验收资料上签字，对移交工作负责。

6.监理单位在对竣工资料进行审核签字后，应将资料交到档案室进行妥善保管，并建立三级目录，方便人员资料的查阅。

（四）完善监管考核机制

强有效的监督考核机制能够有效减少违规档案管理工作现象的发生，提高档案管理工作的效率。因此，档案馆要及时完善监督考核机制，这就要求档案馆要做到以下几点：

一是加强与职能部门的沟通。城建档案馆要积极与财政评审和审计等职能部门沟通，得到他们对档案管理工作的重视和支持。并且积极在工程竣工的关键节点介入，对一些重要工程段和隐蔽工程段进行考察，一旦发现问题，及时督促施工单位参与补救。

二是定期对代建单位和参建单位进行考核。这种做法有利于有关部门及发现工程建设处出现的问题并及时进行整治，从而更好的做好重点工程项目管理工作，保障城建项目的顺利完成。

（五）提高工作人员综合素质

资料管理人员的专业技术和职业素养对档案管理效能影响重大，甚至将导致重点工程项目的资料收集出现失真或是遗漏，严重影响项目的验收，从而给城市建设带来了不利影响。因此，有关部门要加强人才队伍的建设，紧紧抓住“培养人才，提高人才素质”这条主线，摒弃陈旧的人力资源管理思想，大胆培养年轻干部，调动人才的积极性。同时，相关部门还要对材料人员进行统一培训，每年都应对材料人员进行考核，不断提高资料人员的专业素质。并且，对于那些在工程建设档案中弄虚作假的资料人员进行严厉惩罚，将其不良行为记录在案，甚至撤销其岗位证书，以确保工作人员的高素质，从而更好地推进城建档案工作发展。

3 结语

重点工程档案的管理工作不仅能保证工程项目的有序进行，还能促进城建档案工作的发展，城建档案馆要打破原先陈旧的档案管理工作办法，提高工作人员公关能力，善于运用公共关系，从而促进城建档案工作的快速发展。

参考文献

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