新时期公安机关档案管理问题研究

葛盈盈

摘 要：公安档案是公安机关在其工作活动中形成的有保存价值的原始记录，在公安管理工作中发挥着不可替代的重要作用。同时兼具种类繁多、数量庞大、专业性强、保密要求高等特点。然而，在社会不断纵深发展的大环境下，传统的档案管理理念和方法在很多方面已经不能适应现代公安档案工作的要求，必须引入创新的思路，在公安档案管理中注入新的生命力，才能更好地服务公安工作，更好地服务民生。鉴于此，本文围绕新时期公安机关档案管理的相关问题展开探讨，以期为改善公安机关档案管理效能提供有益参考。

关键词：公安机关；档案管理；信息化

1 新时期公安档案管理存在问题

当前，在不同地区的公安机关数据库中，普遍存在着信息标准不一、操作方式不同、系统兼容性不强等问题。其中，还有部分公安机关所采取的档案管理方式仍以传统方式为主，信息化管理程度偏低。虽有进行信息系统建设，但仅是强调信息的快速传输，而忽视了对信息内容的全方位管理及综合利用，网络技术仅成为公安档案管理中的辅助工具之一，其档案管理方式的实质并未发生过多改变。

另外，受传统观念的影响，部分公安机关档案工作始终处于接收信息、提供利用的单一被动工作状态，公安档案管理和对档案资料的利用并未得到充分发挥。再加上各地区的发展程度及财力状况不同，所制定的信息化标准也存在较大差异。

2 提高公安档案管理水平的对策

2.1 以创新思路更好地为民服务

随着计算机网络技术的发展，公安档案文件越来越偏向于采用电子文件形式，单一的实体管理难以有效满足当前档案管理工作的要求。因此，档案管理人员必须转变管理模式，由对档案实体的管理逐渐转变为对档案文件形成过程的管理，以此为途径，有效提高档案信息管理的效率。与此同时，公安机关提供档案服务还应最大限度满足各方面的信息需求，即要求档案人员从后台走向前台，以创新的思路，促进服务理念和方式的转变，服务内容更加贴近档案利用的实际需求，从传统的“你查、我调”被动服务转变为积极引导的主动服务，使档案工作从平时不起眼的默默无闻，变为有声有色有效果。同时，在公安机关“执政为民”理念的指引下，特别要突出为民服务的宗旨，以不断拓展服务领域，创新档案利用方式，为人民群众提供更加方便、快捷的服务。此外，公安档案管理部门还可以进行管理模式的创新，在实体管理的基础上，实施“后保管模式”，即将对档案实体的管理转变为对档案信息的管理，实现对档案的宏观管理。

2.2 加强对电子文件的鉴别，妥善处理文件归档问题

公安档案信息化管理过程中，不可避免信息内容的快速更新与数量的急剧增涨。在这种情况下，信息资源的质量难以得到有效保证，容易出现一些无用或垃圾信息。因此，相关人员在进行档案资源的信息化管理中，要注重对信息的鉴别，确保归档存储信息具备较高的价值，而作为电子信息中价值最高的电子文件，需重点对其进行价值的鉴定，充分利用电子文件资源，完善档案内容。同时，注重在档案整理中对纸质文件与电子文件的综合使用，以便于管理人员更好地联系其背景，全方位地进行文件内容的分析，确保档案信息的完整、有效，从而能从多角度满足服务对象复杂的检测需求。需要注意的是，在文件鉴别中，签署与印章是判定其是否具备实际效应的主要标志，故在目前技术水平中仍存在的载体不稳定、数据易被修改等问题的情势下，对于一些极为重要的文件应以纸质文件的形式进行保存，信息管理人员可将其同步转化为硬拷贝存入档案中，以确保档案内容的安全、完整，并在纸质档案的备注表内，注明其包含的电子文件地址与编码，以便于查找。

2.3 准确划分档案信息的保密等级，加固保密档案信息的安全防护

保密问题作为公安档案信息化管理中，档案管理人员必须考虑的重点问题，关系到公安机关各项警务行动的是否能顺利开展。因而，在公安档案信息化管理中，必须确保传至网络的档案信息不会泄漏警务机密，并能为警务人员工作的开展提供便利。在这个过程中，公安机关的档案管理人员应学会如何区分档案信息重要程度，准确评定档案信息中可公开部分与必须保密部分。而在保密部分档案信息的处理上，公安档案管理人员应结合实际情况，将其存入内部网络系统中，以数据库形式为内部相关人员提供资源利用途径，并划分不同的保密等级，合理限制不同使用者的查看权限。至于档案管理部门与档案资源使用者的衔接问题，则可通过互联网技术进行档案信息的传输与接收，并在其中设置用户识别、数据加密、终端识别等信息加密技术，以确保信息传输的安全。值得一提的是，通过设置相应权限，将有利于公安档案管理人员对使用者的管理，但其具体操作必须结合实际情况，有针对性地提供不同等级的档案资源服务，以确保资源的规范化使用。

2.4 以创新思路提升队伍素质，为公安档案管理夯实人才基础

人是事物成败的决定因素，拥有高素质人才队伍是做好档案工作的关键。而档案管理作为一门边缘学科，其重要特征是学科交叉，知识融合。因此，新时期的档案人员要求政治思想坚定，具有广泛的知识面和深厚的文化素养，具备文字表达、信息管理、沟通协调等多种能力和发展潜能，俗称“一专多能”的复合型人才。而对于从事公安档案管理工作的人员，其要求更为严格，即不仅要求理想信念坚定，熟悉公安业务知识，精通档案管理专业，有很强的组织纪律性，还要具备熟练的计算机操作能力。只有不断提升人员综合素质，加强档案队伍建设，才能为公安档案工作提供强有力的人力保障和智力支持。因此，要在传统的常规培训之外，另辟捷径，加大技能培训力度，争取更大的成效。以笔者任职分局为例，分局档案室每年派员参加档案局开办的档案管理岗位培训和档案人员继续教育，不断深化学习档案管理理论，了解掌握新知识、新技术；充分利用档案室网页的网络平台，供全局各单位专兼职档案人员学习知识、交流体会。且在纪念档案法颁布25周年时，组织档案管理全体人员参加档案知识竞赛，参赛的过程，通过比赛来学习、消化、提高相关档案管理知识和技能，加深了档案管理人员对档案工作的了解和管理技能的掌握，获益匪浅。

立足于新形势下，时代发展与我党建设对广公安机关档案管理工作提出更多、更高的要求，推动着档案人员不仅要成为公安机关档案材料的保管者，更要承担公安机关档案管理和利用的引导者。

3 结束语

公安机关档案管理具有种类繁多、数量庞大、专业性强、保密要求高等特点，其范围涉及业务档案、户籍档案、荣誉档案、声像档案、文书档案等各个大类，仅业务档案就包括刑事侦审、治安处罚、强制戒毒、收容教育、事故处理等三十几个类别。随着公安事业的发展，档案数量也呈几何级速度飞速增长，接近甚至超过区县国家综合档案馆的馆藏数量，由此形势下，亟需大批高素质、高技能、多经验的档案管理人才。而档案人员素质的高低直接決定了档案质量的优劣，因此，广大同行必须严于律己，通过不断培训，在实践中反复学习、交流和探索，才能成为符合新时期公安机关档案管理工作要求的现代高素质复合型人才。

参考文献

[1] 缪金祥.公安档案信息化建设的几点思考[J]. 兰台世界，2014（32）

[2] 周钦.浅谈公安档案文化建设与公安机关软实力的提升[J]. 公安学刊（浙江警察学院学报）， 2013（01）

[3] 刘丽萍.谈公安档案信息化建设[J]. 辽宁公安司法管理干部学院学报， 2010（01）