浅论声像档案的电子化管理

郑玉娥

摘 要：随着科学技术的迅猛发展，电子化/网络化、影视化日益渗透到社会生活的各个方面。声像档案作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着数字化时代的挑战。计算机技术的不断发展，多媒体、网络技术的广泛应用对交通档案资源的开发利用提出了新的机遇和挑战，实现档案资源的信息化、现代化，对推动整个汽车行业的快速发展具有重要意义。

关键词：声像管理；电子化管理；汽车行业

1 引言

在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着数字化时代的挑战。随着数码相机的普及，大量的数码照片每天都在大量地产生。在与汽车企业相关的活动当中，新产品研发，试制 实验，各种的研讨会，汽车产品检验检测，各种参观展览 交流博览会等都会产生大量有价值的数码照片 视频 录像。这些照片与录像的管理目前不管是从重视程度上还是技术上面，在管理上还存在一定的问题，本文将对声像管理的现状进行介绍，并给出一些建议。

2 声像管理现状

2.1 认识模糊

通过多年对《档案法》的宣传，绝大多数单位对档案管理已引起重视，把档案工作作为经济发展和社会进步的一个重要方面认真对待。但对电子声像档案管理仍存在模糊认识，重视程度远远不够，对什么是电子声像档案，电子声像档案是否归档、哪些应该归档、怎么归档、归档后如何保护、如何开发等问题认识不清。他们只注重电子声像文件在记录具体事物中的作用，对其档案价值和意义知 之甚少。一些单位的领导和档案人员对电子声像档案管理虽有初步认识，但由于 电子声像档案管理投资大、技术要求高，对电子声像档案管理存在畏难情绪，工作等待观望。

2.2 管理混乱

由于不少地方和单位没有实现和档案馆同步档案管理系统，电子声像档案无法集中存放到企业档案馆提供的网络服务器中，一些单位归档内容 缺少备份和配套的技术保证方法、软件及必需的纸质版本，各单位备份载体五花八门、种类繁多，长期性、安全性、易 读性无法保障；不少单位对电子声像档案备份载体管理处于一种自发的状态，无章可循，完全听命于单位领导和工作人员自己，随意性很大，造成大量电子声像文 件散失在文书部门和职能部门，影响了档案的完整和利用，甚至出现泄密事件；即 使归档的备份载体也很不范，无登记、无编号、不分类，谁都可以借阅，阅后是否 归还无人负责；在声像档案存放地点上，不少单位连专门的档案柜都没有。

2.3 人才匣乏

电子声像档案管理人员不仅要熟悉档案管理知识，也要熟悉计算机信息技术、电 子声像技术。目前，档案管理人员队伍中这样的复合型人才寥若晨星，从事档案管理工作的人员本来就很少，文化层次参差不齐，知识结构不合理，懂电子声像管理知识的人很少，即使会，也大多是半路出家，遇到技术难题应变能力差。

存在以上问题的原因是多方面的： 一是声像档案自产生起就处于档案管理 的边缘状态，一直没有引起足够的重视，而电子档案属于新鲜事物，认识和管理需要一定的时间和过程；二是对电子声像档案管理的重要性、紧迫性宣传不到位，没有引起各级领导的足够重视；三是对电子档案、声像档案的管理虽然国家有办法，但毕竟是粗线条的，操作起来难度很大，不仅档案工作者吃得不透不准，基 层档案工作者执行起来更是无从下手；四是受财力的限制，企业和绝大多数单位 对电子声像档案的投入相当有限；五是缺乏既懂档案专业知识，又懂电子声像技 术、计算机技术的复合型专业人才。

3 加强声像档案管理电子化建设的建议

3.1.利用专门的照片管理软件对电子照片进行管理

以 Arcsoft公司的 photoBase软件为例，该软件是以建立相册的方式组织和管理电子照片， 一个相册在电脑中存储为一个文件，用扩展名 phb 进行标记。我们可以根据电子照片的类别和问题等条件把电脑中的电子照片组织成多个相册进行管理， 同一件电子照片可以存放在二个以上的不同相册当中。

3.2 加大重视力度

进一步加大宣传力度。加大对《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档与管理暂行办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》及相关规定的宣传力度，让企业领导和档案工作人员充分认识新形势下加强电子声像档案管理的必要性、 重要性，增强紧迫感和使命感，提高认识水平和领导重视程度。

3.3 培养电子声像档案管理人才

对档案管理人员进行电子声像档案管理专业知识培训，不能只重视生产，不重视管理，只要效果，不关注過程积累。组织他们到先进单位现场取经 ， 增加感性认识，让他们从迷茫和无从下手的境况中走出来。条件允许的单位可以从社会上公开招聘能胜任电子档案工作的专门人才，为加强电子声像档案管理工作提供人才保证。

3.4 改善档案保管环境

如果立档单位不具备计算机和互联网技术 ，则必须改善档案的保管环境。我们首先要对声像档案独立成卷 ，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要建立符合声像保管条件的装具和符合声像档案保护条件的库房，严格控制库房的温度和湿度保持适宜的温度（即14℃ ～24℃）和相对湿度（即40%～60%）；磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场。以此保持库房恒温、恒湿、防磁、防潮、防尘、防磁、防光、防火、防蛀、以免发生霉变及磁性消失。

3.5 提高管理人员的保管意识

现代化声像档案管理工作，迫切需要一大批既负责又精通档案业务的高层次管理人员。为此，档案部门要坚持以人为本，把档案人员的培训提高，纳入专业技术人员培训的整体规划 ，加强对在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高业务水平，同时立档单位要依照《档案法》和《著作权法》正确履行应尽的和享有的权利义务，通过宣传教育，切实端正档案管理人员的思想。

4 结束语

在大数据时代 ，以照片、录像为载体的档案将会占比越来越多的比例，如不重视和解决声像档案管理利用上面临的问题 ，势必会严重影响新时期档案工作的开展。现在的企业多少也在进行声像档案管理建设，但从认识上和硬件准备上均还明显不足。希望本文能给关注于声像档案建设的同仁人们以有价值的参考。

参考文献

[1]卫奕.我国声像档案管理研究综述[J]档案学通讯.2013，930

[2]黄惠娟.浅谈声像档案管理[J]科技传播.2010，（8）

[3]张玲.加强声像档案管理工作的紧迫和思考[J]档案事业改革与创新.2013，（11）