浅谈信息化条件下如何提高医院的档案管理水平

周西民

随着信息科学和计算机的广泛应用，医院信息化建设已成为提升医院管理水平，提高医疗服务质量的重要内容。因此在信息时代，加强医院信息化建设，提升档案管理水平，更好地服务于临床和科研，成为了医院提高服务水平的一项重要举措。笔者在加强医院信息化建设，提升档案管理水平方面进行一些实践和初步探索，下面就如何加强信息化建设，不断提升档案信息化管理水平谈些个人的看法。

1 加强对“档案信息化”的认识

档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 强化对“档案的信息化管理”的认识

（一）档案信息化管理的内涵：档案信息化管理的内涵包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。

（二）档案信息化管理的内容

1.数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入本文由收集整理计算机，以备处理。

2.工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

3.档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下，通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

3 医院档案信息化管理的重要性及必要性

（一）适应社会发展的需要：现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强，对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

（二）提升档案管理水平的需要：从总体上来看，医院档案管理现代化程度不高，有些单位还比较落后，这就需要不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的设备与技术，提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。

（三）确保医疗事业可持续发展的需要：档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务，而且将会大大提高工作效率，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

4 提高医院的档案管理水平的策略

（一）提高档案管理人员的综合素质

档案管理水平高低、档案服务质量如何，决不单纯地决定于档案管理人员在数量上的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法和科学的管理体制。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识；精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高；能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；有较强的应变能力。

（二）加大资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划，包括整个硬件平台和 网络 基础设置，如需要投入的设备就有 计算 机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等，还需要进行信息的安全防护，这些都需要很大的经费投入。另外，这些 电子 产品更新换代速度快，生命周短，其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

（三）强化领导意识

档案管理工作是医院管理工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理工作的好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导必须认识到只有在这种思想指导下，才会强化对档案工作的领导和支持，才会给予硬件及软件等方面的支持，医院档案管理者才有信心搞好档案管理，所以，领导层的重视对档案工作的开展起着决定性的作用。

（四）加强安全管理

随着医院信息化建设的深入，档案信息系统的安全对医院各项工作的正常运转至关重要，一旦系统故障而又在短时间内难以恢复，将会严重影响患者的治疗和正常的医疗秩序。同时档案信息资源是医院的核心机密，在实现信息资源共享的同时应保证信息资源的安全。根据《医院信息系统基本功能规范》及信息化发展的需要，医院要制定《网络与信息安全应急处置预案》和《信息系统监管实施办法》、《计算机网络系统安全规则》、《电子打印病历管理暂行规定》、《档案安全管理工作规定》、《档案安全应急处置预案》等多项管理规章制度，采取有效措施，确保医院信息档案安全。

1.建立信息安全管理小组。领导小组由医院领导及相关部门负责人组成，并在信息科设专职系统管理员，在综合档案室设专职档案系统管理员，各科室设兼职信息安全员，确保各项部门信息系统安全运转。

2.加强网络安全管理。一是内外网的物理隔离。加强医务人员信息技术培训以及规章制度的宣贯，同时定期和不定期对各终端工作站进行安全检查。二是安装网络版杀毒软件，定期查杀病毒否，对服务器及工作站操作系统及时升级。三是在数据库自动备份的基础上，实现异地备份，并建设数据库同步复制系统，引进数据库安全管理系统，确保信息数据库的高可用性和高安全性。四是通过光纤专线与医保中心、上级主管部门进行数据交换，并设立防火墙及入侵检测系统，保证数据的安全。

3.认真落实应急预案。确保在特殊情况发生时，以最快时间进行数据及系统的恢复，减轻和消除突发事件造成的危害和影响，将各种损失降到最低程度，妥善处理系统故障期间患者就诊和治疗问题，维持正常的医疗秩序。

4.实施权限控制。医院信息系统实施用户权限、密码管理，着手开展密码加验证卡双重登录验证建设工作，加强用户的安全性。并对关键操作进行日志记录，加强监控管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能，另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入 科学 实用的网络安全应對策略，加强监控。

（五）做好档案的开发利用

档案信息资源的开发和利用，主要信息来源是档案管理部门的信息资料，是重要的信息资源，也是科技信息资源应用和交流的基础，开发信息资源，利用馆藏的信息资源和检索工具，有效地进行深加工，系统地组成便于查找的资源，提供出一定的信息内容和更好的服务给利用者。利用高科技手段，如电子文件、电子病历、远程诊、网络传递、文件载体等，进行医院档案的电子化管理。电子档案的优点是检索方便、快捷，并适用于电子网络的传输。电子网络传输有传统传输方式无法比拟的优势，它的传输速度极快，能在极短的时间内送达利用者的手中。最大限度地资源共享，信息源不断扩大，易于保管。它的占用空间小，节省了大量的人力、物力和财力。以档案信息的开发利用，带动丰富档案信息资料，实现档案信息资源共享，保证了档案信息资源在医院建设与发展中得到持续、健康发展。

随着信息化建设的深入，数字化设备的广泛应用，信息管理系统涵盖医院管理各个领域，档案管理信息化的深度和广度不断推进，成效突显，如通过开发利用信息档案，为医院管理层提供实时动态信息，为管理调控和决策提供依据，方便决策层对各种管理和业务信息进行了实时监控、有效分析和科学决策；使繁复的临床医疗工作提速，提高了管理调控的效率，促进了医疗质量的提升，让患者和员工切实感受到档案信息化带来的便利。但档案信息化管理任重道远，需要我们不断探索，不断创新，不断完善，才能紧跟时代发展的步伐。