特殊结构病房库房物品管理的流程再造

管启云，蒋金婷，方 芳，张志媛

（北京协和医院 保健医疗部，北京100061）

特殊结构病房库房物品管理的流程再造

管启云，蒋金婷，方 芳，张志媛

（北京协和医院 保健医疗部，北京100061）

目的探讨流程再造在特殊结构病房的库房物品管理方法和效果。方法采用流程再造的管理方法对病房库房结构、工作流程、管理制度及人员分配等进行优化再造，比较流程再造前后病房库房物品管理质量的合格率及护士满意度。结果病房经过流程再造后的库房数量减少，结构布局改变，物品摆放清晰易取，库房囤积物品数量大大降低；物品质量合格率由流程再造前的98.71%提升至99.94%；护士满意度明显提升，由流程再造前的72.00%提高到94.00%，差异均有统计学意义（P＜0.01）。结论对特殊结构病房的库房物品管理进行流程再造，物品质量合格率及护士满意度均明显提升。

特殊结构病房；流程再造；物品管理

业务流程再造是对企业的业务流程做根本性的思考和彻底重建，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代企业经营环境[1-2]。对医院的业务流程进行再造和优化是社会发展的趋势，是医院生存和发展的需要[3]。关于医院的耗材物品管理问题已经得到了越来越多的重视。在市场经济下,每个医院、每个科室都是一个独立的经济实体,耗材物品的管理直接影响了科室的运行成本控制；一次性耗材物品的分配是否合理、供给是否充足，在整个临床护理工作中都起着举足轻重的地位[4]。目前各医院病房的结构设计大都是设有一个护士站、多个病室和一些相应的配套设施间，比如治疗室、处置室、杂用间、配膳间等。但是每个医院也都会根据实际情况设立一些特殊病房，比如产科在设计上就要尽可能使待产、分娩、产休和婴儿室4个部分各自形成独立而又临近的单元，便于工作。再如ICU，一般设计为单床病室，预防交叉感染，病室呈圆形或半圆形排列，护士站设于中心，便于监护。以上都是根据不同专科的功能性质设计出的特殊结构病房。也有一些病房，是由于人力资源的不足根据实际情况拼凑的病房，比如2个或3个临近的病房都是治疗相似病例的患者，但由于护理管理人员缺乏，将这些平面或立体之间的病房合成一个病房进行统一管理。这种特殊结构的病房对医疗物品的物流管理势必造成影响。我病房为3层立式结构病房，按照以往的物品管理流程，在进行物品管理的过程中发现了很多问题，我病房于2014年3月将流程再造的管理方法引入病房库房物品管理的工作中，取得了满意的效果，现报道如下。

1 一般资料

1.1 患者特点 我病房收治老年患者，平均年龄在85岁以上，老年病复杂多样，含多科疾病，治疗护理老年患者临床需要使用的物品种类繁多，如各型号胃管、尿管、深静脉、气管切开插管、吸氧管、人工鼻、各种面罩以及配套的各种敷料、纱布、保护膜具等；又如高龄患者由于吞咽功能退化，为保证患者的营养需求都会给予患者肠内营养液泵入治疗，每例患者每天都要更换一次性肠内营养袋；再如，老年患者呼吸道疾病多发，常常需要给予吸痰治疗，吸痰管使用频次非常高。因此，在这样一个收治高龄患者的病房，在请领物品时往往会请领很多种类的小件物品，以及很多大箱的物品，容易导致库房物品摆放混乱、拥挤。

1.2 病房特点 我病房为3层立式结构病房，每层分别设有护士站、治疗室、处置室等，形同于3个小病房。对于管理者和临床使用者都不方便，比如每层的护理工作量不同，使用物品的速度不一致，但添加物品的时间一样，这就导致工作量大的楼层物品消耗快，如果物品用完，本层护士就会临时自行到库房取物品，由于对库房物品摆放位置不熟悉，就会出现乱拿乱放，从而打乱库房物品摆放顺序的情况发生。

1.3 流程再造前物品管理流程及存在问题 我病房在流程再造前共设有大小6个库房，分别为库房1：放置注射器、医用敷料等医疗物品，添于各层治疗室使用；库房2：放置营养袋、吸痰管等医疗物品，添于各层处置室使用；库房3：放置医嘱单、检验单等纸张类物品；库房4：放置笔、墨盒等文具类物品；库房5：放置卫生纸、擦手纸等生活耗材类物品；库房6：放置锐器桶、黄垃圾袋等医用耗材类物品。其主要缺陷有：（1）物品囤积较多，过期物品管理存在明显疏漏。由于主管护士、药疗护士的人员不固定，班次不固定，使得添加、接收物品的人员亦不固定,3层病房设有多个库房，物品种类繁多但放置分类不清晰，只有定岗位，而没有设立专人管理体制，每个人的工作习惯及责任心不一，因而导致物品放置混乱；一些人员接收物品后直接将物品堆放于库房，效期亦不能保证按前后顺序摆放，使得有些物品长期堆放在库房角落底部没有专人管理，导致物品临近过期甚至过期。（2）拿取物品不便，耗时长。由于库房物品种类繁多，摆放位置尚不统一，添货人员添剩下的余货有时亦随意摆放，使得每次来库房找物品的人不能迅速找到所需物品；在寻找物品过程中，往往再次移乱库房内原有物品，形成恶性循环；临床工作中尚有一些平时不常用的物品，在急用时更加不能迅速找到，甚至延误治疗，影响护理工作质量。（3）人员分配不合理，工作事倍功半。3层护理工作量各不相同，因此每层耗材物品使用量也不同，添货时间不易把握，比如，药疗护士一般每周一、周四添加治疗室的物品，如此做往往出现工作量大、物品消耗快的楼层缺货，而影响临床工作，如果增加每周上货的频次，又会给药疗护士增大工作量；整个管理流程中，只有请领物品负责人为固定人员，由于上述种种不稳定因素的存在，使得请领物品负责人不能有规律、有计划性的请领物品，往往刚刚请领一批物品，又有人员告需领某物品，从而增加了人力成本。流程再造前我病房耗材物品管理人员分配及物品管理流程见图1。

图1 流程再造前病房耗材物品管理人员分配及物品管理流程图

2 方法

2.1 库房结构和空间的再造 我病房为3层立式结构病房，形同上下3个小病房，进行统一管理。在改造后的物品管理流程中,遵循层级管理,全员参与，简化流程,高效便利的原则,将3个小病房合为一体。

将库房所有物品进行盘点、整理，记录，并按效期先后顺序排列摆放，清除过期的物品，囤货较多的物品暂时不再请领，随着库房物品的逐渐减少，库房数量由原来的6个缩减到3个，并重新细化归类，3个库房分别设为文具类物品库房、生活类物品库房和医疗物品类库房。其中文具类物品库房是将原医疗单等纸张类物品及笔、墨盒等文具类物品合2为1；生活类物品库房是将生活耗材及医用耗材类物品统一放置；医疗类库房是将注射器、引流袋等所有医疗物品归为1库。库房内各类物品放置位置全科统一，柜架上相应摆放的物品均做标识，标识均为棕圈棕字，大小规格统一；库房结构再造后规定囤积物品总量不得超过库房空间的1/4，即让物品尽量在临床流通起来，而不是囤积在库房；为方便大家的使用，将所有库房、柜架等处进行照相、彩打，并在照片旁相应位置注明所放各类物品名称，使大家一目了然。

2.2 库房管理人员及具体工作的流程再造 首先，全科开会进行民意选举，选出1名请领员、3名临床骨干护士（即护士A、B、C），设立1个库房管理核心小组，由护士长1名、各层骨干护士各1名、主管护士1名、护理员1名组成，共计6人，大家明确分工，责任到人。请领员固定专人后，每月底盘点库房，统计余量，清点库房所有物品效期，建立物品管理清点表格，表格内包含3个库房所有物品的名称、规格、单价、包装以及每月清点物品的效期时间、物品余量、使用数量等信息，方便统计。如有近3个月即将过期的物品用红笔标识，以作警示。请领员在请领物品时有数据可依，避免了请领过多物品或落领物品等现象的发生；有近过期的物品抓紧使用，如果估算不能在效期内用完，立即联系是否有需要用此物品的其他病房，予其使用，这样做既是为病房也是为医院节约耗材物品成本。此外，请领员同时负责接单，自领自接，可做到心中有数，物品接收后按标识及效期先后顺序摆放；各层骨干护士，即护士A、护士B、护士C根据本层情况自己添加本层治疗室及处置室的医疗物品，各层护士站都张贴库房物品彩打照片，方便临床护士直观地了解库房物品摆放位置，做到心中有数，遇到紧急情况可以迅速找到所需物品。请领员每月还需将请领的所有物品及花费进行统计，并在护士群体内部公示，做到公开、公正、透明化。护士长在整个库房物品的管理中起到督察、监管、协调的作用。全科护士共同出谋、改造、维护。再造后我病房库房物品管理人员分配及物品管理流程见图2。

图2 流程再造后我病房耗材物品管理人员分配及物品管理流程图

2.3 统计学处理 采用SPSS 12.0进行分析，计数资料的比较采用χ2检验,P＜0.05为差异具有统计学意义。

3 结果

3.1 流程再造前后库房物品管理质量合格率比较 流程再造前，清点我病房库房所有无菌物品共5 213件，其中过期物品67件，包括重力营养袋、深静脉、雾化面罩、压舌板、真空采血管等。库房管理经过流程再造后，病房库房所有无菌物品共计3 537件，过期物品2件，都是真空采血管。无菌物品的合格率由再造前的98.71%升至99.94%。经比较差异有统计学意义（P＜0.01）。 见表 1。

表1 流程再造前后库房物品管理质量合格率比较

3.2 库房流程再造前后护士总体满意度比较 临床护士是库房物品的直接使用者，分别在库房流程再造前后对同一组护理人员进行满意度调查统计，共计20名。项目按Likert 5级分类法，其中很满意和较满意计算为满意。流程再造后100%的护士认为临床物品充足；95.00%的护士都认为库房环境改善并且方便寻找物品；90.00%以上的护士认为物品摆放布局好，且物品管理人员分配合理。流程再造前后护士满意度差异有统计学意义 （χ2=17.15，P＜0.01），护士总体满意度由改造前的72.00%提高到94.00%。

4 讨论

4.1 病房库房流程再造减少了无菌物品数量，提高了无菌物品管理质量合格率 流程再造后的库房物品整齐有序、标识清晰、人员分配更加合理。实施流程再造前，由于病房结构特殊性，3层的护士都会到库房取物品，再造前病房设有6个库房，物品放置有重叠的现象，而且不是固定专人管理，没有设立专人管理的原因是考虑一个人管理3层的物品请领、清点、发放等事情会导致个人工作量过于繁重，库房布局设置不合理、没有专人的库房物品管理、没有责任到人的无菌物品清点，这些都是造成病房库房在流程再造前出现大量过期物品的原因。病房库房流程改造后下半年仍然出现2件过期物品，2件物品都是做G实验需要用的真空采血管，分析原因为此真空采血管效期时段短，而且使用频次低，因此出现了过期的情况发生，但是由于流程再造后新的人员管理分配改进，使得我们很快就发现了这2件过期物品，没有使过期物品流通到临床使用。为此，笔者也查阅了文献，其中有一种推行颜色标识的管理办法，就是通过红、黄、蓝、绿4种标识颜色循环使用，代表无菌物品不同的失效年份，一目了然，大大降低了无菌物品的过期发生率[5]。我科也将逐渐用于临床完善工作流程。

4.2 病房库房流程再造提高了护士满意度 护士满意度提高，是因为许多针对切身利益的事情得到了改善，比如临床工作非常繁忙，但是物品不充足，就会浪费大家寻找物品的时间，耽误病情、也影响护士工作情绪；库房物品过期，就会导致临床物品出现过期，质控检查出现问题影响绩效，对患者而言也有临床使用风险。库房流程再造后，全病房护士责任心加强，尤其是年资较低的护理人员，让大家改变了以往“和我无关、得过且过、到时再说”的观念，增强了大家对耗材物品的管理意识，做到人人参与，共同维护，因此，病房库房流程再造提高了护士满意度。

[1]周三多,陈传明.管理学原理与方法[M].4版.上海：复旦大学出版社,2003：356-363.

[2]何 冰,宋慧娟.长期医嘱执行流程再造[J].护理学报,2012,19(2B)：56-57.

[3]朱宏伟,赖小星.业务流程再造理论在危重患者转运过程中的应用[J].中华现代护理杂志,2012,18(6)：682-683.

[4]吴多奇,陆庆生.医院消耗品库房管理现状与发展[J].医疗卫生装备,2005,26(3)：39-40.

[5]罗朝虹,张淑冰,等.颜色标识在外科病区无菌物品管理中的应用[J].护理学报,2014,21(14)：23-24.

C931.3；R471

B

10.16460/j.issn1008-9969.2015.14.017

2015-02-02

管启云（1985-），女，北京人，本科学历，护师。

张志媛（1978-），女，河北保定人，本科学历，护士长，主管护师。

江 霞]