ERP系统在企业内部控制中面临的问题及对策

◎刘兴宝

ERP系统在企业内部控制中面临的问题及对策

◎刘兴宝

本文首先阐述了ERP系统在企业内部控制中面临的问题，然后分析了产生问题的主、客观原因，在此基础上提出一些改善建议，以促进企业内部控制的健康发展发展。

ERP（Enterprise Resource Planning）企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，将企业内部供应链管理、信息系统、网上交易、客户关系管理等有机地集成在一起，最大效率利用企业的各种资源，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。

内部控制，是现代企业管理中的一个重要内容,企业“得控则强，失控则弱，无控则乱,不控则败。”而且人类组织规模越大、业务活动越复杂、面临的不确定因素越多,内部控制就越重要。

ERP系统在企业内部控制中面临的问题

ERP对企业业务流程进行再造。业务流程再造（BPR)是通过对企业核心业务流程以致供应链的变革和重组，达到实现直至创造行业最佳实践的目的。传统的会计业务已经不能够适应ERP系统的要求并会影响其功能的发挥， ERP实施中进行企业业务流程再造是必要的，因为不仅ERP软件的设计背景要求企业经行相应的业务流程再造，而且ERP软件的功能实现要求企业必须进行一定的业务流程再造，还有ERP软件的应用目的要求企业实施业务流程再造，最重要的是ERP系统本身存在的一些不足要求企业实施业务流程再造。

数据的保密性安全性较差。随着经济全球化的进一步加快，越来越多的企业采用ERP系统来参与全球竞争。ERP系统的安全问题，尤其是网络安全问题也日益为人们所关注。ERP作为一个管理信息系统，必然面临着系统所普遍面对的安全问题，同时它也有其自身特性决定的在安全性的特殊要求。

数据的所有权较低。ERP系统的本质在于信息资源共享，这种共享包括了企业内部资源的共享和企业内外部资源的共享。可以说，离开了信息共享和交换，ERP系统也就失去了其存在的基础。这让企业数据的所有权降低。成为一个较难解决的问题。

网络环境和系统应用的安全性较弱。虽然ERP管理系统能为企业到来很多好处。但现在网络环境还不够完善，存在身份认证、信息的机密性、信息的完整性、信息的不可抵赖性、资源访问控制等隐患。

复合型人才短缺。目前我国很多企业为了使管理更加方便引进了ERP系统，却面临着人才资源的难题，特别是我国入世之后懂外语又懂外贸，又懂得WTO原则的人才太难找。也就是我国复合型人才缺乏，不能满足企业的需要，对于他们这些人才供不应求。

ERP环境下优化内部控制的对策与措施

随着社会主义市场经济体制的建立和逐步完善,公司企业无疑会面临着日趋激烈的市场竞争,而要在国内外市场竞争中生存、发展与壮大就必须持续地强化企业的内部控制制度。本章主要是从实施ERP企业内部控制的现状出发来概括与分析其内部控制中存在的问题及其成因，提出了若干完善内部控制的治理对策。

完善企业业务流程的改造

业务流程的改造是在理解现有的流程基础上创建新流程。这种方法的优点在于改变可以一点一点地积累实现，因此能够迅速得到收效，并且风险低，对正常运营不干扰。这样可以直接找出不足，然后再将被分解的流程加以整合，完善企业内部控制。

对业务流程进行评估。在规范上网企业中，业务依赖于流程驱动，流程管理成为企业的核心。在ERP环境下实施内部控制企业要评估流程的每一项作业，画出业务流程图，看是否为企业增加价值，比如，企业要对每一项作业逐一考察它是对形成流程产出必不可少的吗？如果是，他可能是增值作业。如果它对满足顾客需要真的有贡献吗？如果是，那么它是增值作业，从而使对业务流程评估更加准确。

确定业务流程控制关键点。确定业务流程控制关键点对于中小企业完善内部控制制度具有重要的意义，一个企业业务流程大概有信息收集与利用流程、采购环节、新产品开发、订货、仓库管理、配送等环节，在确定关键点之后建立标准化的模型，看这些关键点是否真正能为企业带来绩效。在ERP环境下，确立业务流程控制关键点则更为重要，这样更有利于企业的有序化管理，使企业的各个环节都有序稳定的发展。

岗位职责合理设置。岗位是企业给予员工的任务、责任和权限的统一。只有合理的安排职责把任务明确细分，才能实现“人事相宜，人称其职，人尽其才”，ERP管理系统才能更好的发挥自身的作用，解决ERP给企业带来的问题。使ERP系统的好处发挥最大值，缺点减少到最小值。

确定合理的控制方式。内部控制的基本方式主要有：组织规划控制，授权批准控制，预算控制，实物控制四种方式。

加强ERP信息系统数据控制

ERP系统数据输入控制。 有的专家说：ERP实施是“三分设计、七分治理、十二分设计”由此可见，数据在ERP系统实施过程中的最要性。由于系统初始化的数据量和种类非常大，为此我们必须在数据输入前做好严格的、合理的人员分工，保证数据输入工作更加有条不紊，进一步加强ERP信息系统数据控制的同时完善了内部控制制度。

ERP系统数据处理控制。高效率的ERP系统所需的数据来源于企业生产第一线，首先要保证数据的输入正确。其次在把收集到的数据输入系统的过程中，不能引入任何附加的错误。为了做好数据的处理工作，必须做好各部门人员的沟通与协调工作，并运用各种激励措施提高相关人员的积极性，减少垃圾数据的处理。

ERP系统数据输出控制。系统在运行过程中会碰到各种各样的干扰，我们应该在ERP系统运行前做好各项运行风险的识别与控制工作预备，为ERP系统持续安全运行减少风险隐患。与此同时，在原始数据的采集、加工、整理过程中，保证数据结构的稳定、正确和数据系统安全的前提下，以数据为中心，保证基础数据的完整性、正确性和一致性，使ERP系统的内部控制运行更高效、更灵活

加强日常操作系统管理控制

系统管理控制。首先加强系统人员的操作管理。人员操作管理的重点是权限控制。其次，建立安全稽核机制对系统操作的事件类型、用户身份、操作时间、系统参数和状态以及系统敏感资源进行实时监控和记录，进行必要的权限设置。最后，设置安全检测预警系统，创造一种漏洞检测与实时监控相结合的可持续改进的安全模式。

工作人员权限分工、企事业机构是团队协作的整体，业务分工、权限控制是整体信息系统的基本要求之一。企业实施ERP系统,除技术依托单位组成的技术服务队人员参与设计与开发实施外,企业也应组织有关部门相应的技术人员参与系统的开发以及系统的运行与维护工作。对这些工作企业应进行合理的权限分工，才能提高效率。

系统应用控制。ERP系统是企业经营活动的全业务范围的集成系统，它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务、资产、项目、生产维护、采购、物料、人力资源等等，达成了高效化的经营。ERP系统还是一个业务全过程控制的平台。业务发生前，预算控制将企业的整体目标分解，并落实到相应的责任单位或责任人；授权控制，根据企业的组织结构及员工的岗位责任，设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围。业务发生时，对不符合目标的业务操作进行否决或提请授权机构决策。业务发生后，数据分析控制可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系，并把异常情况及时提交给相关的监控部门，分析各项具体工作的进展情况及其变动趋势是否符合要求；风险评估控制可定期搜集相关数据，根据风险模型，评价企业面临的风险状况，生成风险评估报告。

ERP信息系统安全控制

加强技术控制

随着网络技术的发展，加强技术控制就成了我们关注的问题，首先要加强技术升级，不断地更新系统产品，减少风险，加强技术与设计的完善性。其次加强技术档案的处理，有关服务器的装箱单及其它资料、操作系统、数据库、应用程序安装盘、要严格入档保管。最后，为了防护系统病毒的入侵和传播，对技术人员要进行网络安全知识培训，使ERP信息系统更安全。

网络控制

目前，在电子商务活动中，网络安全问题已成为一个迫在眉睫的问题。网络构成要素的复杂性使得系统安全控制的难度加大，网络是一个庞大的系统对于网络控制并不是一朝一夕的事情，我们要认识到问题的存在，加大安全措施和网络上必要的控制。为ERP系统网络发展提供一个健全的法律环境，并且设计出一系列的措施为后盾。

系统开发和初始化控制。 系统开发和初始化控制应注意以下三点：系统开发阶段应该避免后续操作者的探入参与，避免操作者全面了解系统并发现和利用系统的漏洞；系统初始化过程应该由拥有系统全部管理权限的管理者来进行或者由专业技术人员在管理者严格监控下进行；系统的修改和二次开发必须又经过授权的专业人员进行

提高人员素质的对策

人员技能培训。21世纪企业面临着新世纪、新时代的严峻挑战和压力,一个缺乏人才、总体技能水平低的企业,很难在市场经济竞争中保留自己的一片天地,更谈不上上档次、上水平和再创辉煌。只有通过实施有效培训不但迅速提高基层员工综合能力，企业中层管理者和骨干员工的管理专业素质也会显著提高。

激励控制。激励是最有效的控制手段，通过激励来控制人。在类似创新这样高风险的现代，激励和控制要很好的结合。没有控制的激励不仅可能导致搭便车的情况发生，降低创新的效率，而且会人为地提高风险的创新。

业绩评价控制。 业绩控制是对整个企业运营过程实施全程监控，保证组织和个人业绩目标实现的过程。员工业绩指标的管理和控制，主要是监控员工的工作活动和行为，检查员工的行为指标是否符合行为指标标准，控制工作流程，分析流程运行信息，衡量流程运行指标，保证工作按计划和要求运行，就能够完成个人业绩指标。而企业控制分为企业所有者的外部资本控制和企业管理者的内部管理控制，即外部控制和内部控制或资本控制与管理控制；同时确定了企业所有者的外部资本控制的理论框架及其四个组成部分:资本目标确立、资本结构控制、资本关系处理、经营业绩评价。经营业绩评价是这个理论框架的重要构件，重点研究实践和实施问题。我们也注意到随着信息时代的发展和现代管理的创新，经营业绩评价在企业控制中逐渐占据了重要的位置和相当的分量。

综上所述,公司企业应充分借助ERP系统的集成平台，实现企业内部控制从事后监督转变为事先计划和事中控制，从信息沟通不畅转变为信息实时共享，将内部控制的重点由对人的控制为主变为人、计算机和互联网的控制，以促进企业内部控制的健康发展发展。

（作者单位：福建省永春县审计中心）