新时代网络大环境下人口计生系统档案创新服务的网络化

2015-12-13刘金伟

科技传播 2015年14期

关键词：计生网络化人口

刘金伟

关岭县普利乡人民政府，贵州安顺 561300

新时代网络大环境下人口计生系统档案创新服务的网络化

刘金伟

关岭县普利乡人民政府，贵州安顺 561300

档案创新服务的有效提升，在新时代网络大环境下对管理人口计生系统相关工作有重要意义。本文阐述了我国目前人口计生系统档案管理的情况，并指明档案创新服务对人口计生系统的重大意义，深入论述了提升档案创新服务的几项策略，以期为人口计生事业的发展起到有效推动作用。

分析；人口计生系统；网络大环境；档案创新服务

21世纪是信息化时代，随着我国经济发展，人口迅速增加，计划生育相关工作极为重要。因此，提升人口计生系统在网络环境下所发挥的服务作用，尤为关键。人口计生系统关系着国家计划生育的管理与监控，是国家可持续稳定发展的命脉。所以，结合实际国情，实施档案创新服务，对提升人口计生系统在网络环境下的作用及效率，最终实现国家长远发展，能起到至关重要的作用。

1 人口计生系统档案管理现状

1.1 未完全网络化管理

我国的人口计生系统档案管理虽已基本普及网络化，但还是有少数地区未能实现网络化管理。特别是一些偏远山村，由于缺乏网络管理资源，导致人口计生管理系统非常落后，使得档案不健全，人口数量不能得到准确掌握。同时，因为不能实现人口计生系统网络化管理，档案无法及时传输到核心管理部门，致使政府相关部门无法对这些区域进行人口福利安排，从而出现消极管理，造成人口档案混乱。

1.2 档案开发利用不足

人口计生系统的管理还存在档案开发利用不足的问题，档案开发利用不充分，就直接影响国家对人口真实情况以及相关资源情况的了解。此种情形下，便会使国家无法准确掌控男女人口的比例，且不清楚社会具体年龄结构，以及不能完全掌握各个城市地区人口经济发展的实况。

2 档案创新服务的意义

2.1 发展的需求

现如今各行各业都在走全球化发展路线，档案管理服务同样也需要改革创新。档案信息实行网络化现代管理是基础，还要实施创新服务，以适应现代化人口计生系统档案管理的客观需求。随着社会发展，人口计生系统的档案管理备受关注，不管是国家法律政策，还是相关科技体系，都需要更加完善，朝着社会发展所需的方向前进。这种情况下，若不及时提高档案创新服务水平，势必会影响档案管理事业，导致人口计生系统的不稳定，从而制约国家的发展。由此可见，人口计生系统在网络大环境下的档案创新服务必须抓紧落实。

2.2 促使档案事业可持续进步

档案管理效率高低的关键在于档案创新服务的水平，其决定着档案事业是否能够实现可持续发展。当今社会要求各行业都必须可持续进步，以顺应社会全面发展。特别是服务行业，更需要不断革新。人口计生系统的档案管理是国家稳定发展的一个重要管理系统，而针对这个系统的服务需要高效可行，所以必须实施档案管理的服务创新，以便促进档案事业进步发展。

2.3 促进档案事业的现代化信息发展

在当今网络发达的大环境下，档案事业的信息化发展离不开服务的创新。坚持有目标、有针对的创新服务，才能对档案事业起到积极作用，使档案事业得以提高，进一步完善人口计生系统。

3 档案创新服务的策略

3.1 建立档案室网页，实现网络化

如今，运用互联网实施网上服务，已是众多单位的档案部门服务社会企业或个人的一种重要方式。由于人口计生系统几乎都已建立内部局域网与对外网站，因此档案管理需充分利用网站来创设自己的主页。并且，通过内部局域网有效准确地整理信息和数据后，上传至对外网站，使单位网站连接上档案管理的服务系统，完成档案信息的网上检索。同时，以网站为根基，加快建设档案信息的资源数据库，实施网上电子文件的利用及管理，实现人口计生档案信息的资源数字化，为用户提供更好更便利的服务。为加强网络化服务，档案部门自行创立的网页应符合时代需求，除档案查询、档案下载、档案上传、档案分类等基本功能外，还需要建立其他相关辅助功能。例如实名认证、在线咨询、人口计生管理法律法规的展示等功能。档案管理部门还要与宣传部门紧密协作，制作声像档案、视频资料等电子文件，用于在网站上公开，形式可包括图片、照片、录像，内容以宣传人口普查及计划生育的政策、法律、成果等为主。构建此类数字化视频档案数据库，可方便广大群众了解、查阅关于人口计生的信息，使其更好的服务于人口计生系统。

3.2 收集并管理好电子文件

电子文件的档案管理采用的是先进技术与理念，其管理电子文件档案的手段虚拟、开放、灵活。电子文件档案管理是通过内部网络、计算机、图文扫描等一系列先进的科技技术对各种电子文件信息实施集中统一的管理，并储存和保管符合电子文件形式的所有电子档案。有时，在必要情况下，还可以进行脱机储存档案信息到其他一些更加安全的介质上，做多项备份，以避免可能遇到的非法入侵或自然因素导致文件的损坏。档案室要提供信息查询功能，以便各信息储存单位查询。实施档案化管理模式管理电子文件，其目的在于采用网络化、自动化、社会化，使电子档案信息管理更为高效方便。为了更好地服务社会，需充分发挥档案室管理的技术优势，提供更安全、优质的储存环境和最方便、快捷的查询方式，让全社会人员能了解最真实、准确的人口计生情况与信息。

3.3 创新服务意识

要开展创新服务，提高创新服务质量，专业档案人员需要在具备创新意识和创新精神的前提下，培养创新能力，尤其是人口计生系统的档案管理人员。通常的档案服务只注意方便本单位的查询利用，没有考虑主动对社会外部单位、个人服务，也没思考怎样利用外部档案信息为本单位服务。档案管理部门要摒弃以往坐等他人上门查询的运作模式，改以采取主动上门查访服务的方式，同时利用计算机网络技术提供远程服务。而针对人口计生系统，档案管理人员要改掉之前“仓库管理员”的形象，转为主动出击，从根本上转变观念，改善档案服务方式与质量，让人口计生系统的作用更加准确有效。另一方面，档案管理今后的工作方向可为开展在线服务。与传统纸式档案管理不同，在线使用的电子文件可在网站上公开文件目录，而要看到具体内容，访问者要符合相应条件。首先用户要使用真实身份注册电子文件档案系统的账号，然后通过远程网上登陆方式进入主网站，在经过审核并缴纳查询费用后，便可进行相关信息地查阅。此方案可利用网络信息量大、传输快的优势，结合本地信息资源，更加方便、准确地为人口计生管理系统提供服务。