浅谈数据库在档案管理中的重要作用

王洁颖

摘 要：数据库在档案管理工作中的作用非常重要，尤其是在信息化档案管理建设过程中，必须要先建立好数据库，保证其科学合理性，才能够实现档案信息化利用，为档案信息化管理提供便捷。该文就数据库在档案管理中的情况进行了探讨，对数据库技术利用在档案管理中的重要作用进行了讲解，给出一些建议和对策。

关键词：数据库档案管理应用

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）08（a）-0247-02

当前全球信息一体化的趋势越来越明显，信息化也是社会经济发展的重要推动力。我国的单位业务发展快速，手工进行档案信息收录已经不可能完成任务。计算机技术是现在发展最快速的技术之一，在生活和工作中必不可少，他也能够为档案的管理痛帮助。档案信息化正是使用了现代技术来进行档案管理，让档案资源信息化，方便利用和存储，对档案管理也提供了便利性，主要内容就是档案资源数字化、网络化，档案管理和利用一体化。

《全国档案信息化建设实施纲要》规定了我国近期档案工作发展目标，《国家信息化发展战略（2006年—2020年）》的审议通过，为档案信息化提供了有力保障。计算机的介入打破了传统的管理模式，使得原本松散、庞杂的档案管理迈入了集中统一、信息自动化的新领域。尽管通过计算机技术可以让档案管理工作量减轻，缓解工作强度，提升工作效率，避免工作中的损失，可是因为计算机技术的发展，特别是数据库的发展要有一个过程，那么档案人员学习这些技术也需要时间和过程，所以在使用计算机进行档案辅助管理的时候会存在很多的问题。

1 数据库在档案管理中应用的现状与不足

各单位业务量的增加，档案资料也在增加，传统手工档案管理模式无法完成任务，对于大量增长的档案数量，连基本工作都难以完成，更不用说对档案进行管理和利用，使用档案管理软件能够让档案管理变得快捷便利，档案的服务能力也有很大的提升。要想使用计算机来进行档案管理，就必须要将纸质档案转换成数字档案，让档案变成虚拟状态，将信息和载体分离，那么在这个层面上来看，网络传递的就是档案信息，使用的也是档案的复制品，不是档案原件。使用数据库计算机辅助管理档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作，管理人员除了需要具备档案管理业务素质外，还需要对计算机及数据库应用具备一定的认识。档案管理工作者的知识结构比较陈旧，对计算机知识了解不多，无法快速准确的完成录入工作，所以经常会有信息错误的情况。并且，因为一些档案管理软件建立的时候没有对用户数据和需求给予考量，所以数据库的容量小，无法导出通用格式，如果数据增加，那么就会降低数据库的效率，档案工作效率也因此降低。

2 数据库在档案管理中的应用建议

对于档案数据库系统的安全性能的提高来说是件非常困难的事情，需要考虑太多的内容，为之付出的财力和精力也需要管理部门作出很多。比方说，火灾预防和设备的可靠性等等方面，主要是关于投入力度的问题；预防人为的主管破坏方面，比如计算机病毒、泄密监取密码口令、黑客等，主要依靠计算机安全专项技术或者是管理制度。对于档案管理部门自身拥有决定性的因素是数据库的完整性和一致性。主要应关注以下几点：

2.1 采用科学的数据库开发方式

早期采取结构化的方式进行档案管理软件开腹，稳定性、可修改性等不理想，系统结构的变化会随着用户的需求而改变，并且，这样的改变是要以巨大的财力和人力才能够完成的。新的档案管理软件使用面向对象的程序设计方式，能够有助于以后进行不同软件间的信息共享。而且处于网络化的需求考量，档案管理软件应该要能够具有从网页进行数据查询、交互等功能。同时还应考虑数据量增加的速度和数据库技术发展的趋势，以便今后对数据库进行升级或更新换代。对于管理条例的各种文件可采用数码照相或者文本方式进行保存整理，通过公文类程序或网页进行交换及查询。

2.2 确保档案的保密性和安全性

保密性和安全性是档案的重要属性，也是档案管理者和档案利用者非常关注的问题，档案在进入网络系统或计算机系统后，网络安全会对档案的保密性产生直接影响。计算机网络以及电子文件的技术弱点必须依靠技术来弥补和完善。作为计算机网络的使用者，电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采用诸如防火墙、密码技术、网关、虚拟保险箱、电子印章、电子水印等最先进信息技术解决上述问题。并且为了保护电子文件的安全性，要建立符合科研档案发展规律的相关规范，工作规范执行，技术有保障，那么科研档案工作的安全性和保密性问题也能够迎刃而解。

强化网络监控，对数据进行备份。网络中的安全性问题对于档案管理系统的威胁非常大。现在有很多的网络安全策略，可是这些策略之间要能够配合才可以发挥作用，网络访问控制是网络安全的核心策略，主要就是对网络资源非法访问和使用进行限制，对网络系统安全给予保护。除此之外，还要建立计算机检索、提供档案信息等等服务，让使用者能够按照自己的需求来进行信息的选择和浏览，而不是根据既定的途径来完成检索和查询操作。

2.3 关注计算机病毒的新变化

档案信息系统和局域网以及互联网进行连接的时候，一个最重要的危害就是计算机病毒，这些计算机病毒有好多都是具有时代特征的，例如，计算机和病毒之间的侵入关系十分紧密，这些病毒的传播途径也主要是网络来进行扩散，Windows操作系统的网络功能是常见的攻击点，等等，所以，档案管理工作人员必须时刻关注技术的新变化，并制定出具有针对性的对策，从技术监督、应急措施、后备保护和管理制度等等多方面综合治理。

2.4 加强法制建设

档案信息安全不能够仅仅依靠档案部门的工作来保障，法律、制度等也是对档案信息安全提供保障的途径。所以档案信息安全问题和社会问题相同，具有复杂性和综合性，不同环节良好衔接才能够产生效果。立法是为了保证档案信息的安全性，没有法律的保护，档案信息安全也就是空谈没有实际意义。我国已将信息安全列入国家信息化发展战略，辽宁省早在1998年就通过了《辽宁省计算机信息系统安全管理条例）），这些都将在档案信息安全保障中发挥重要作用，但随着新问题的出现还需要更完善的、更专业的法律、法规出台，对不断出现的问题进行解决，所以档案信息安全管理的法律法规建设不是一朝一夕的事情，而是一项长久的工作。

总而言之，目前办公自动化和无纸化让档案的形式发生了很大的改变，文件的起草、签发、归档等使用的方法和途径也发生了变化，变成了在计算机和通讯線路内完成，而这些内容所要实现，都必须要求档案能够信息化，可以被设备识别，在设备线路中传递。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。档案管理变成信息化和电子化是未来的趋势，也是必然发展方向，数据库作为档案信息化管理中非常重要的内容，必须要对其引起重视，建设好数据库才能够让档案管理工作更加的顺利。

参考文献：

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