人力资源管理信息化在人数庞大学院中的使用

叶琛+郭成鹏+黄晓红+石文

摘要：高校对人的管理正由传统的人事管理向现代化的人力资源管理转变，在这一场重大变革中，高校将信息技术融入到常规的人力资源管理模式中，建立各种高效的管理系统，使得工作流程化，极大地提高了人力资源管理效率，降低重复劳动以及减少人力操作带来的各种错误和误差。本文以上海交通大学电子信息与电气工程学院人力资源信息化管理为例，阐述在人数庞大的系统中信息化对人力资源管理水平提高的诸多益处。

关键词：人力资源；信息化；高校

中图分类号：G642.0 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）37-0011-02

高校管理的众多优化改革中，人力资源管理对高校的影响不容忽视，人才是高校创新发展的根本，是决定高校长远发展的核心要素。许多高校目前正在实行人才强校的战略，不断加大对人力资源管理的投入。现代化人力资源管理与信息技术息息相关，利用信息技术推动高校的人力资源发展已成为发展的必然趋势。高校将信息技术融入到常规的人力资源管理模式中，推广使用高效的管理系统，改善管理模式，使得工作流程化，极大地提高了人力资源管理效率，降低重复劳动以及减少人力操作带来的各种错误和误差。笔者在上海交通大学电子信息与电气工程学院人力资源办公室任职以来，对于学院对人力资源管理信息化建设的支持和相关工作颇有感悟。上海交通大学电子信息与电气工程学院（以下简称电院）成立于2001年12月，其前身可溯源至百年前的电机专科，具有中国电气工程师“摇篮”之美称。学院目前下设电气工程系、自动化系、计算机科学与工程系、电子工程系、仪器科学与工程系、微纳电子学系、信息技术与电气工程研究院、软件学院、信安学院、电工与电子技术中心和先进电子材料与器件校级平台。现有教职员工700多人，其中专职教师500余名（具有博士学位的教师占80%，海外博士占24%），教授（含研究员）160余名，副教授（含副研究员）230余名。学院现有中国科学院院士3名、中国工程院院士2名、国家“千人计划”17名、国家青年千人计划9名、“长江学者奖励计划”特聘教授9名、国家杰出青年基金获得者18名、973计划首席科学家5名、国家自然科学基金委创新群体3个、国家万人计划教学名师1名、IEEE Fellow14名。在这个人员组织庞大的学院中，无论哪项工作涉及的人数都很广，组织专家开会人数也是很多的，这就使得传统人力资源管理中可以手工完成的任务在人员庞大的系统中显得有些困难。因此在人力资源管理的工作过程中，我们思考了很多，比较并学习了新的工作方式和方法，希望通过信息化的融入让工作更加高效和灵活。

一、教师引进系统的开发使用

高校人力资源管理的招聘工作是一项繁琐的工作，传统的招聘模式为在招聘会上、报纸上做宣传或只是在学校的招聘网站上挂出招聘广告，等着有意者应聘，这些方式都有着一定的局限性，宣传力度并不是很大。电院现在拥有的宣传方式十分多样化，如在国外知名期刊杂志上登招聘广告、利用电院教师的校友身份在其母校BBS上投放招聘信息、利用国外校友的宣传渠道、鼓励现任教师开国际会议时进行宣传等，这些方式都收到了良效。但教师应聘后的资格审查和面试等程序则是一项比较繁琐和漫长的过程。从前的做法是应聘者发送简历至人力资源相关邮箱，再由人力资源工作人员分配给相关领域的系负责人，系负责人则组织相关领域的专家进行讨论，决定是否对其面试，经过教授会议面试后再上报院人力资源，院人力资源工作人员召开师资建设会议，基于系介绍的面试情况讨论该人员的入校资格。在这些步骤中，系负责人组织相关专家讨论和院里召开师资建设会议都需要组织相关的专家和领导，人数众多，因此在会议召开时间和各个步骤的推进上都需要工作人员尽力协调，一般过程历时较长，工作人员工作量也较为繁琐。为此，电院人力资源办公室组织开发了教师引进系统，以缩小上述过程的历时，也减少了各个步骤的工作量。在此系统中，应聘人员登陆填写基本信息及上传简历或代表作等文件，同时选择自己的研究方向大类，通过其选择的研究方向系统自动将应聘者信息推送至该系的负责人和相关领域专家的页面中，相关领域专家登陆系统判定其是否有资格参加教授面试会议，若选择同意的票数超过某一个既定值，则召开教授面试会议对应聘者进行面试。如面试通过，系负责人在系统上推送该应聘者至学院，系统自动将其信息推送至各师资建设小组成员的页面中，各师资建设小组成员在系统上做最后一关的判定，同意票数超过某一既定的百分比则该应聘者被录用。在此系统中，每一次的人为推送和系统自动推送，系统都将发邮件至推送人的邮箱作为提醒之用。系统很好地解决了两次人员组织的繁琐程序，系统的自动化不仅减少了工作人员的工作量，也减轻和便捷了专家和领导的工作，最重要的是缩短了整个引进评价流程的时间，让应聘人员更快地得到最终的结果，发挥了信息化在招聘工作中的高效性。

二、职称评审投票系统的开发使用

人力资源管理中另一项重要的工作为技术职务聘任工作，技术职务聘任在教师的职业生涯中有着举足轻重的作用，职称评审一般采用教师自述、回答问题、专家投票的方式进行。专家的投票则掌握着教师们是否晋升成功的生杀大权。在传统的投票中，工作人员制作大量纸质投票表格和候选者的纸质材料，会后收齐投票表输入Excel表格进行统计，输入数据和校对数据过程往往需要两至三个小时，如统计的结果发现在边缘排名的位置有并列排名，则需重新组织专家召开会议进行新一轮投票，再进行人工票数统计。传统的投票计票方式不仅费时费力，还容易出现人工误差。另一个缺点是如专家因疏忽，漏填了一位候选者的选项或其投票的总同意数量不符合学校规定的规则（如对于某项投票的总同意数有上限数），则使得该投票失效，工作人员在收取纸质投票表后统计时才能发现这些问题，所以不能在投票过程中及时提醒专家。为了解决以上问题，人力资源办公室组织设计开发了网络投票系统。以下详细阐述该系统的优势：①工作人员在该系统中提前上传每位候选人的资料，专家只要点击该候选人的姓名则可以了解候选人所有资料，会议期间无需准备纸质材料，无纸化评审更加环保；②系统投票表在所有选项都有选择时才可以被提交成功，若在提交时专家漏填了某个选项，系统会进行提示，将漏填的部分高亮显示，以提醒专家完善投票表，这保证了投票表格的完整性；③若专家的投票不符合既定的规则，系统显示无法提交投票，并显示具体原因以帮助专家调整投票，这也避免了无效票的产生；④当所有投票表格都提交成功后，系统即时显示投票结果，对这些结果进行排序，并用不同的颜色显示符合投票规则（如同意票数必须通过总专家数的二分之一或三分之后才算通过）的通过人员名单，这省去了人工统计票数的环节，准确性高无误差；⑤当投票结果显示有人并列时，可以在会场上即时让专家进行新一轮投票，避免了再次召集开会，协调专家时间的繁琐，也减少了专家反复开会的工作量。该系统的投入使用大大增强了职称评审工作的高效性，也让参与职称评审专家的工作更加便利。但是，投票系统并不是完美的，还有问题需要解决，如何让投票的匿名程度更高，使得投票者放心投出自己想投的那一票，和如何加密系统，避免投票的泄露或信息被篡改等可能，这些问题是接下来工作中需要思考的问题。

三、人力资源办公室网站的使用

传统的高校人力资源管理中，对于信息化的使用并不是很完善。大多数学院或系的网站上信息陈旧或更新缓慢。对于政策或新的通知工作人员常常以邮件通知为主，并不把相关信息在网站上更新，很多工作人员觉得即时在网站上更新了也没有人看。这样做的弊端在于，校内人员如果忽视了邮件则可能电话来询问，工作人员则要反复解答；新入校的教师并没有收到过此类邮件，因此不了解情况。对于来询问的新教师，工作人员就要多解答一遍，没来询问的新教师则可能会失去一些机会或没有享受到应得的福利；另外，若教师形成了电话问答的习惯，只要遇到不明白的事宜就会直接打电话到办公室，办公人员则需要忙于接电话解答问题。如果学院人少，电话询问还可以应付，但对于一个七八百人的大学院，如果每个人都习惯于直接电话来询问，我们的工作人员则只能天天疲于应对接电话解答问题。因此，我们办公室倾向于用信息化来解决这个问题，将我们的政策和通知全部公布在办公室网站中，并及时更新；将需要用到的申请表格等也整理到一个子目录下，如有增加或更新的表格，第一时间放在网站上；对于老师们经常来询问的问题也整理了一个答疑的目录，目录中问题也在不断更新。网站的条目清晰，一目了然，无论是找相关政策，找申请表格还是寻求某个问题的答案，都可以很便捷地搜索到。将我们的网站设计维护好，让使用者觉得好用是第一步，第二步则是让老师们习惯于使用这个网站。因此，在很长一段时间，我们都是先将通知发布在网站上，再在邮件的通知中直接贴上网站链接，让老师们上网站查看通知和新政策，以对网站进行宣传。另外若有老师打电话来询问，我们则会指引他们上网站找答案。慢慢地，老师们觉得我们的网站有用信息多，通知更新及时，所有的人力资源相关事务都可以在上面找到，他们遇到问题后会直接上网找相关的答案。这样不仅使得工作人员可以从日常答复问题的反复繁琐工作中抽身，也使得教师们随时可以找到他们需要的答案。

高校人力资源管理信息化是发展的必然趋势，特别是在人数多的系统中，合理运用现代化信息技术的手段不仅增加了工作效率、提高了人力资源的管理水平，也增强了被管理人员的满意度，使得各项工作的开展更加规范和有效。在将来的工作中，信息化的增强将会让人力资源管理的水平逐渐上升到新的高度，这也是对于工作人员的挑战，我们需要不断丰富自己的视野和知识，学以致用，让自己在新时代和新模式中积极前行。