国有企业档案管理中保密工作的实践与思考

冯轶雯

摘 要：国有企业涉密档案事关国家利益和安全，随着办公自动化普及和信息公开化程度增高，保密工作的难度也随之增加，因此在档案管理工作中，要从人员、基础设施、技术三方面加强保密工作。

关键词：档案管理；保密

一、档案管理人员在档案利用过程中的保密工作

（一）档案保密工作的宣传。国有企业档案管理和利用过程中，档案法制宣传是一项重要工作。企业员工在享受档案信息资源的同时，必须依法履行对秘密信息保密的义务。在日常使用档案过程中，正确处理好使用与保密二者的关系是其关键所在。档案管理人员开展面向本企业全体员工保密工作的宣传，是加强档案保密建设的客观要求，可使档案利用者知晓档案法规，明确法律责任与违法行为界限等，从而做到遵规守法，避免违法行为。

（二）档案利用过程的监督。具体来说，开展档案利用监督可从两方面实施：（1）抓好制度建设。企业档案管理制度一般包括保密、借阅、利用、数据维护等内容，根据实际情况，可对不同职务层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作有章可循，确保不失密不泄密。（2）执行监督措施。在利用过程中，档案管理人员要根据利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，防止利用者损毁、涂改、伪造档案。

（三）档案保密与利用的关系。档案是一种信息资源，最终目的就是利用，保密档案也不例，如果档案管理人员对保密档案的认识模糊不清，只为图省事而对保密档案严防死守，将会使企业中很多具有较高社会使用价值的档案长期被束之高阁，造成了档案息资源的浪费。其实，档案的开放利用与保密是辩证统一的关系，对档案而言，保密并非完全不开放利用，而是有时间、地点、范围限制的开放利用。因此企业的档案保密工作，要以依法管理为主要手段，以服务企业重点工作为最终目的，在确保不失密、不泄密的前提下切实做好利用工作，充分发挥档案的价值。

二、档案基础设施建设在档案保管过程中的保密工作

（一）档案库房管理中的保密工作。库房管理是档案保密的重点。档案库房应严格按照国家有关规定单独兴建，面积应有一定的发展余地，配备灭火器、空调、去湿机等设备，库房门等应专门加固以防盗窃，做到库房、阅览室、办公室三分开。

（二）档案保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的原则是根据本企业工作需要，正确分析和鉴别档案内容的现实和历史作用，全面确定档案的保存价值，最终准确判定保管期限。而保密期限的确定，则是根据秘密事项在一定时间内如被泄露，将对社会或本单位的安全和利益造成的危害来确定的。《国家秘密保密期限的规定》中明确：“绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。”由此可知，企业在保密期限未到前，应当采取有效保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

（三）涉密档案的科学管理。由于企业的涉密档案数量一般不多，且多以秘密级为主，因此，在日常工作中容易将密级与非密文件混合组卷、保管或提供，造成秘密扩散。对此，可以采取分段治理的办法，对以前大量混订在卷内的密级文件保持原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；对外单位人员查档时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。在今后工作中，对密级文件应当单份盒装保存，以彻底解决密级与非密文件混卷以及涉密档案文件调密不便等问题。

三、档案技术防范在电子档案保管过程中的保密工作

（一）加强监督检查。现在企业用于办公的计算机大多配置较好，而有的工作人员贪图方便，不愿意使用专门用于处理机密信息的计算机，直接在上互联网的计算机上处理涉密信息，给保密档案埋下了严重安全隐患，因此，在电子档案的使用和保管过程中，要接受技术部门和保密部门的业务指导，定期或不定期进行检查，及时堵塞安全漏洞。

（二）规范维护和维修。保密档案的存储介质应及时备份，如出现硬件损坏或数据丢失等故障，必须由技术部门和保密部门指定的单位和人员进行维护和维修，不得自行维修或交由社会上的计算机公司进行维修。

（三）制订技术防护措施。首先，存储涉密文件应采用密码保护，重要的涉密文件应采用专业加密软件或硬件进行加密保护，密码应经常更换。其次，要安装正版杀毒软件和防火墙，对计算机系统实时进行扫描和检测，阻止计算机病毒进入网络系统，经常对服务器和客户端查杀病毒。第三，处理涉密信息时，要打开视频干扰仪，对网线等数据线实行屏蔽，防止电磁波辐射泄密。

（四）严格落实销毁措施。涉密数据存储介质报废时，必须进行清点、登记并建立销毁档案，不得自行简单处理后进行捐赠或当废品出售。对涉密的存储介质，即使在保修期内，也不要“以旧换新”，而应另外购买新的存储介质，以消除隐患。档案管理中保密工作是一项必须长期坚持的工作，要层层把关，环环相扣，认真落实保密制度，适应形势发展的需要，不断完善档案保密各项工作，以更好地促进国有企业又好又快向前发展。

参考文献：

[1] 李中华.如何在利用中加强档案保密工作[J]. 陕西档案. 2006（04）