关于厦门理工学院二级学院档案管理工作的调研报告

徐昭颖

摘要：本文通过问卷、访谈、文献调查等方式，针对厦门理工学院二级学院档案管理现状进行调研，运用SPSS17.0软件进行数据分析，得出目前大多数师生的档案管理意识薄弱，二级学院档案管理现状亟须改进，相关档案管理工作中仍存在问题等结论，提出应提高档案管理意识，做好二级学院档案管理队伍建设，出台档案制度规范等建议。

关键词：厦门理工学院；二级学院；档案管理；调研报告

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）15-0014-02

一、调研背景

1.调研目的。2004年，厦门理工学院经教育部批准升本。从此，厦门理工学院一路快速发展，无论从办学规模、校园建设、硬件设备、学校名誉、软实力等各方面都有了长足的进步和提升。在学校的快速发展中，二级学院应运而生且快速发展，这无疑对二级学院各方面的管理工作提出挑战。对档案管理工作来说，由于二级学院的快速发展，学院的规章制度、组织分工、情况报告、工作总结、招生计划、学籍登记、教师情况统计、校企合作、对外交流、学生参赛、组织大型学术会议等各方面的文档资料日新月异，不断变化。如果各学院能清晰、完整、系统化地保存记录这些信息，不仅会大大提升组织的工作效率，更能有效地记录历史，帮助学院提升其综合实力。但现状是虽然学校层面的行政人员较为稳定，且已成立档案馆，档案收集工作有了质的提升，但各学院的档案管理工作却较为滞后。就笔者所在的学院而言，目前仍停留在行政人员自行自主归档阶段，缺乏相应的档案管理条例，缺乏相应的档案管理体系，特别是大多数人的档案收集管理意识较为薄弱。这就造成每当院领导、系主任、行政人员更换后，历史资料容易丢失，或难以查找，使得二级学院档案管理不完整、不连续。在工作经历中，笔者常常会遇到因找不到历史资料只能重复收集，使工作效率低下的情况。这几年，学院由于客观原因，人事变动较为频繁，因学院人事的需要，笔者从专业教学秘书变更为公外教学秘书，又转为行政秘书。在每次换岗时，就会发现一个问题：由于学院没有统一的归档规范和要求，有些材料没有统一归档，使得一些宝贵材料就此缺失。而有些即使有归档，也因每位工作人员的归档习惯不同，使得档案材料凌乱，难以查找。这使得我们每一次有新上任的同志时都要重新收集整理资料，不仅降低个人工作效率，更使得整个组织工作效率变低。因此，通过本次调研研究，试图梳理思路，为提升二级学院档案管理工作起到抛砖引玉的作用。

2.调研方式。运用问卷调查、访谈调研、文献调研等形式具体开展，并运用SPSS17.0软件进行数据分析。问卷调查方面，采用封闭式与开放式相结合的抽样问卷调查方式。问卷设计共18题，第1～17题为封闭题，其中部分题目选项采取“其他”等开放式设计；第18题为主观题。本次问卷共发放150份，回收127份，其中有效问卷为119份，回收率为84.7%，有效率为93.7%。进行数据整理后，运用SPSS17.0软件进行数据分析。访谈调研方面，针对具体问题，与被调研者进行深入交谈、探讨。文献调研方面，通过图书馆、数据库收集材料，查看书籍，研读相关文献。

二、调研分析

1.档案管理意识薄弱。在填写问卷的普通师生中，虽然有94.1%的被调查者认为档案是重要的，但有75.6%的被调查者表示从未查阅过档案，更有96.6%的被调查者表示不了解学校档案馆的工作内容和流程。在进行访谈调研时，有部分被调查者不知道学校档案馆的具体位置，不了解学院是否有档案室，认为档案馆（室）有点神秘等。不仅普通师生，就连领导、行政人员的档案管理意识也相对薄弱。37.1%的被调查者认为学院对档案管理重视不够。其原因：一是档案管理过于依赖学校管理。学院作为教学部门，其主要工作是教学管理，许多材料最终交于学校行政部门，依靠学校行政部门归档。二是档案的作用常常不在当下而在未来，这使得大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理的提升有助于学院综合实力的提升。

2.档案管理现状亟须改进。高达72.3%的师生表示自己曾在工作或生活中遇到重要问题却找不到历史资料的情况，亦有59.7%的师生表示拥有重要资料或有特殊意义的资料却找不到妥善保管的方式，60.5%的师生对学院档案的利用现状不满意。建立有效的档案管理机制，是既满足师生需要又满足学院发展的一件好事情。各二级学院应重视并加快档案管理建设工作。

3.目前档案管理工作存在的问题。调查显示，45.3%的师生认为目前档案管理工作不够完善的主要原因是资金投入不足，37.1%的师生认为是学院重视不够，22%的师生认为是人手不够。另外，53.8%的师生认为学院没有相应的档案管理队伍，不知道将相应材料交给谁；46.2%的师生认为学院缺乏档案管理规范，不了解哪些材料可以归档；33.6%的师生对学校、学院的保管能力不放心，担心材料丢失。

以上数据显示：（1）二级学院档案管理制度不健全，档案管理队伍建设严重滞后，缺乏相应的档案规范文件；（2）二级学院重视不够，在精力和资金等方面投入不够；（3）管理力量相对薄弱，管理水平不高，管理手段落后，以致师生质疑学校、学院的保管能力。

另外，专任教师与希望能查到科研方面（包括科研项目、科研成果、科研获奖）档案呈较高的正相关性，相关系数达到0.530。这说明，专任教师更希望学院健全科研方面的档案资料。从服务角度来说，专任教师是学院档案管理的主要服务对象，我们应加强科研方面的归档管理。

还有一点就是高达89.1%的师生认为二级学院应成立自己的综合档案室，并非试卷档案室。综合档案室的建立可实现档案的集中管理，无疑会大大提升档案管理工作的水平。但成立综合档案室须满足场地和资金等条件，目前学校无法实现所有二级学院具备档案管理的硬件环境，但各二级学院应积极创造条件，待条件成熟后，予以实现。

三、相关建议endprint

1.加强学习和宣传，提高档案管理意识。通过细分培训对象，加强组织学习和相关宣传工作，提高学院领导、档案管理人员和专业教师的档案意识，这是做好档案管理的基本前提。充分调动全院师生积累档案、保护档案的积极性和自觉性，形成人人关心、支持档案工作的良好氛围。针对档案管理人员，可举办专题讲座、系统学习课程等方式，以提高档案人员的业务水平。

特别应不断提高二级学院分管领导对档案工作的重视程度。很多工作的开展离不开领导的重视和部署，不断加强二级学院分管领导的重视程度对提升二级学院的档案管理工作至关重要。一方面，定期召开以各二级学院分管领导为主要对象的研讨、座谈、讲座等活动，提升二级学院分管领导的档案管理意识；另一方面，争取在二级学院年度考核中为档案管理工作设置合理的分值，以评促建，促使领导加强重视。

2.做好二级学院档案管理队伍建设。学院档案管理队伍一般是依附于行政管理队伍的，其建设工作容易被忽略。事实上，两者是有区别的，要根据实际情况进行调整，设置相应的岗位职责，组建一支符合学院档案管理需要的队伍。档案管理工作要单独核算工作量，在岗位培训、职称评审、绩效考核、评先评优等方面给予考虑，提高队伍积极性。此外，须提高二级学院档案管理人员的协调合作能力，善于协调学院各系、各部门的关系，确保归档文件的齐全性、完整性和准确性，确保归档文件渠道的畅通性和收集的及时性。

3.出台档案制度规范，设计合理收集梯度，理顺学院、学校两级档案管理关系。建立健全收集档案资料的制度，特别是对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等做出明确规定，以确保收集的准确、完整。理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，实现文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人。设计监督检查、总结、验收等环节，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况。建立规章，科学管理学院档案，使学院档案的建立和管理趋于制度化、规范化。

同时，理顺学院、学校两级档案管理关系。将已立卷材料分为两类，符合学校归档条件的一类材料交于学校档案馆保管，偏业务管理的另一类过程材料由学院保管。若学院条件成熟，可成立综合档案馆，进行集中管理。

4.二级学院档案收集工作应实现常规化。将档案管理工作渗透到其他日常工作中，使二级学院档案收集工作实现常规化。二级学院可根据实际情况，在布置各项工作时规定好档案的归档时限。归档时间截止，及时对归档情况进行统计，和其他工作一样作为年底绩效的依据之一。将档案收集工作渗透到日常工作中来，既能保证档案的质量和完整性，又能从源头上促进档案管理工作的规范化和标准化。

四、结束语

“把简单的事情做好，不简单；把平凡的事情做好，不平凡。”这句话深刻入微地描述了档案工作的精髓。目前，学校的档案工作正处于起步发展阶段，特别是二级学院的档案管理工作还有待完善，这需要我们每个人的一点一滴的努力，相信未来定能创建出“档案促发展，发展促档案”的新格局。

参考文献：

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[3]冯惠玲、张辑哲主编.档案学概论.第二版[M].中国人民大学出版社，2006，（6）.

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