档案管理信息化建设的问题与对策

摘 要：伴随信息技术的不断发展，信息化建设逐渐受到人们的重视，为提高事业单位档案管理效率，实现档案信息的高效利用，档案管理信息化建设正在如火如荼的进行中。然而，受某些因素影响，档案管理信息化建设仍存在一定的问题，本文以某事业单位的档案信息化建设为例，探讨促进档案管理信息化建设的有效对策。

关键词：信息化建设；档案管理；事业单位；问题与对策

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.23.185

0 引言

随着科技水平的不断提升，信息技术得到了空前发展，加之各种信息系统的不断推陈出新，为事业单位的档案管理创造了良好的条件，有利于档案管理信息化建设的实现。但是，由于受到某些因素制约，档案管理信息化建设还面临一定的问题，亟需探讨有效的解决对策，促进档案管理信息化建设的进一步发展。

1 档案管理信息化建设概述

1.1 档案管理信息化的概念内涵

新时期，信息技术已逐渐渗入到社会各个领域，促进了各行业的快速发展，同时对于事业单位而言，也带来了全新的管理方式和手段，提高了各项管理工作的实际效率。档案管理信息化就是充分利用信息技术，借助多种现代信息设备，在相关部门的统一规划下，实现对档案信息的高效利用，为所在单位及社会提供高质量的服务[1]。

1.2 档案管理信息化建设的主要任务

信息化建设过程较为复杂，需要经过长期的探索不断的发展和完善，进行档案管理信息化建设时，需要制定相应的建设目标，有针对性的开展建设工作，当前档案管理信息化建设的主要内容主要包含如下几个方面：第一，实现档案信息的电子化管理，改变传统的纸质档案管理方式，充分利用信息技术实现馆藏档案的数字化。第二，加强对各种应用软件的开发和应用，借助网络基础，实现档案信息的资源共享。第三，制定相应的档案管理制度，规范信息化建设中各项事宜，确保信息化建设的顺利推行。

1.3 档案管理息化建设的重要性

档案管理工作关系着单位人事录用情况，档案管理一直是事业单位较为重视的工作，然而传统的档案管理方式，不仅需要耗费较多的管理资金，同时管理人员面临巨大的压力，劳动强度大而工作效率低。自进入数字化时代之后，进行档案管理信息化建设，借助信息化管理软件，纸质材料不再是档案信息的唯一载体，档案信息多由电子文件进行保管，档案信息录入后，现代信息软件能够实现自动化管理，不仅为事业单位档案管理工作节省了大量的人力、物力、财力，更显著提高了档案管理效率。

2 当前档案管理信息化面临的主要困境

（1）管理人员的信息技术水平不高。档案管理进行信息化建设，需要具有高素质的信息技术人才作支撑，如果管理人员对信息技术没有足够的了解，在信息化建设过程中势必会阻碍管理工作的顺利进行。但是，事业单位的档案管理一直是由老同志负责，由于他们年龄偏大，学习能力和学习动力有所降低，对现代信息技术的掌握少之又少，其信息技术水平不高，对信息化建设有着一定的阻碍[2]。

（2）档案管理人员的思想陈旧。受到传统管理理念的影响，档案管理人员将管理工作误认为保管工作，认为只要做好重要资料的保存，对档案信息保密就是认真负责的表现，缺乏现代管理理念和服务理念。正是由于管理人员的思想陈旧，在进行档案管理信息化建设时，因一直沿用传统管理理念而带来了各种各样的问题，直接影响了档案管理信息化的建设进程。

（3）现代信息设备落后。现代信息设备是信息化建设的基础，只有配备完善的软硬件设施，才能保证信息化建设的顺利开展，但是由于事业单位档案管理资金不足，相应的设备配置受到阻碍，没有完善的现代化管理设备，尤其是安全设备不足，导致电脑病毒横行，威胁了档案信息的安全。

3 促进档案管理信息化建设的有效对策

（1）改变管理人员观念。伴随时代的发展进步，管理人员应充分认识到信息化建设的重要性，改变传统的管理观念。首先，充分认识档案管理工作，摒弃传统的资料保存和保密观点，逐渐接受现代化管理的服务理念。其次，为实现档案管理的高效性，要加强学习意识，及时掌握先进的管理技术和信息技术。

（2）提高档案管理人员技能水平。管理人员的综合素质，将对信息化建设质量带来直接影响，为保证信息化建设的顺利进行，应提高管理人员的专业技能。第一，对于档案管理的现有人员，要定期展开业务培训活动，通过相关的业务培训，增强管理人员的管理技能和信息技术能力，使其对现代管理技术能够充分的掌握和运用。第二，采取一定的激励措施，加强对现有管理人员的管理，使其积极主动的参与到档案管理信息化建设中来，自主进行技能学习，提高管理技能。第三，结合单位的实际需要，招纳高素质的信息化专业人才，为档案管理信息化建设注入新鲜血液。

（3）建立健全安全管理制度。网络条件为档案管理的信息化建设提供了重要平台，然而网络环境的开放和共享，也为档案管理信息化建设带来了诸多安全隐患，建立健全安全管理制度，可为档案管理提供重要的制度保障。一方面，要加强对管理人员的安全管理，提高其对档案信息的安全保密意识。另一方面，规范各项管理操作，通过制度相应的信息化建设标准，加强信息化建设的安全管理[2]。

（4）完善信息设备建设。软件和硬件设备的投入，是档案管理信息化建设的基础，单位的高层管理人员应从长远考虑，对现代信息设备合理购买，对陈旧设备及时更新。完善的信息设备建设，既为信息化建设提供了良好的运行环境，同时也保证了档案信息的安全，对档案管理信息化建设具有显著的促进作用。

4 结语

综上所述，将现代信息技术应用于事业单位的档案管理工作中，不仅能够节省管理费用，同时有效提高了管理效率。但是，由于档案管理信息化建设时间较短，当前还存在部分管理人员思想观念落后，专业技能水平不高等现象，相关单位应针对现有问题，及时采取相关措施，从而保证档案管理信息化建设的顺利进行。

参考文献：

[1]张静.论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].东方企业文化，2015（15）：56.

[2]吴亚平.高校档案管理信息化建设的问题与对策[J].科教导刊（上旬刊），2015（03）：17-18.

[3]李晓丽.浅谈医院档案管理信息化建设的问题与对策[J]. 河北企业，2014（03）：31.

作者简介：冯凯（1969-），女，广西玉林人，中专，助理馆员，研究方向：档案管理 。endprint