新形势下独立学院教学秘书的定位与思考

乔宁宁

摘要：独立学院教学秘书是教学管理队伍的核心力量，文章从教学秘书的工作性质出发结合实际工作中的特殊性和局限性，分析教学秘书在教学管理过程中面临的种种困境。进而提出在教学管理模式改革新形势下教学秘书如何做好教学管理工作的切实性建议。

关键词：独立学院;教学秘书;教学管理模式;角色定位

中图分类号：G451.8     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）25-0055-02

独立学院是依托母体高校和借助社会组织或个人出资兴办的本科高等院校[1]。独立学院在发展初期很大程度上依赖着母体大学的各种教学资源，且大多目前仍维持着一级教学管理方式。一级管理模式下系（部）教学秘书是独立学院教务处直接设置的管理各系（部）教学工作的行政教辅岗位，需要做好教务处与系（部）间的传达和沟通工作，负责协助学院教学院长、系（部）领导、教研室主任等处理各项教学事务，承担着所属系部师生教学管理事务之重任，为保证课堂内外教学秩序的井然有序起着强有力的后勤支撑保障作用。因此正确把握教学秘书的角色定位，不断提高自身业务水平，是实现教学管理规范化的重要保证。

一、教学秘书对其工作性质的充分认识

系（部）教学秘书直接接触着各项一线日常教学活动的基础教学管理工作，是宏观教学管理工作的具体实施人员。教学秘书的工作职责主要包括协助系（部）领导修改制定教学计划、落实学期课程的开课任务、征订学期课程教材、下发教学科研文件通知、汇总上交文档材料、办理教师代调停课手续、反馈教学相关信息等日常教学过程的管理工作，还要协助做好科研课题项目等的申报、学生考试试卷成绩的归档及毕业论文各阶段的相关工作等。

一级教学管理模式下的独立学院教学秘书身兼教务处、系部两头工作，并且一人往往承担多个系（部）的教学管理工作，岗位小、任务重、责任大，负责的日常工作范围宽泛、事务繁琐[2]。又因为独立学院行政岗位编制少，教学秘书既要负责教学常规管理还要承担系（部）行政秘书、科研秘书工作。这样的岗位特殊性带来了较大的工作负荷，稍不注意就容易出现失误和疏忽，甚至引发严重的教学事故，所以工作性质要求教学秘书心系师生，服务师生，增强自身的使命感和责任感，提高服务意识，充分认识其在高校教学管理工作中的重要性，在每个事务环节中做到高度的准确性和及时性，形成无私奉献、助人为乐、不卑不吭的高尚品格。

二、独立学院教学秘书实际工作中存在的局限性

在实际教学管理工作中教学秘书经常需要催交教师完成各项管理材料，一项工作的完成往往需要数次电话的沟通或是几个工作日加班加点的整理，工作辛苦又不被人尊重。地位的特殊使得教学秘书在很多人眼中就是上下传话的话务员、文件传递的勤杂工这等可有可无、打杂跑腿的岗位，如此的歧视使得整天忙在大量电话、文件、通知等繁杂的常规事务上的教学秘书，容易处于烦躁、压抑、迷茫的情绪中。随着独立学院新专业申报成功，生源频频扩招，师资力量逐渐扩充，教学秘书工作量不断加大，管理对象层次日趋多样，岗位的特殊性要求教学秘书在工作中事无巨细地对待每一个环节，对做过的事宜再三核对，反复审查，担心通知内容会出现遗漏、通知下达不到位等情况发生。长期紧张的工作状态使得教学秘书表现出彷徨不安、面容疲惫、思维神经高度紧绷甚至出现消极抵触、应付公事、调岗离职等不同程度的职业倦怠行为。

教学秘书职业的特殊性也决定了其工作的局限性。虽说教学秘书是系部领导的左右手、参谋官，却又无权行使系（部）领导的学科规划权和问题决策权，行事上更不可越俎代庖、自作主张，并且在教学管理过程中参与度不够即是失职，管理过度则为越权，在信息传递过程中沟通过少会导致误解产生，过度叨扰会引发矛盾冲突甚至遭到系（部）教师的冷遇排挤和指责，因此在工作中教学秘书往往会面临着“有责无权”的种种局限，为确保在教学管理过程中主体地位的充分发挥，如何做好独立院校教学管理工作的重要“枢纽”，如何扮演好教学秘书角色成为非常重要且值得思考的课题。

三、新形势下独立学院教学秘书在教学管理中的角色定位

在高等教育形式日益变化，教学管理过程中新问题、新情况层出不穷的今天，全国各地高校纷纷进行多方面、多角度的管理改革，独立学院也势必会迎来教学管理模式改革的新局面，新机制、新理念也会逐渐渗入到学院高校教学管理工作的方方面面。随着独立学院系部的逐渐壮大，原本学院教务处承担的很多工作需下移到系部，构建二级教学管理模式成为大势所趋。在这样的未来前景下，面对新形势和新挑战，教学秘书应该结合自身岗位处境重新审视教学管理工作，走出传统定位，摆脱迷茫困境，明确自身的职业发展方向，树立适应独立学院教学管理模式改革潮流的新形象、新目标。

教学秘书是独立学院教学管理的中坚力量，在教学管理活动中不仅仅是管理者，还扮演着参谋者、服务者和协调者多种角色[3]。此外，教学秘书还充当着文件精神的实践者、教学规范的推广者、教学秩序的维持者和管理效果的反馈者多重身份。教学秘书虽职位不高却是整个院校教学管理工作正常运行的重要环节，实行二级教学管理模式后，教学秘书将成为系部教学工作的直接联络员，在学院与系部间、系部与系部间、教师与学生间发挥着必不可少的桥梁纽带作用。

四、对独立学院教学秘书自身发展的思考与建议

笔者结合自身在教学秘书岗位上的工作体会，对独立学院新形势下教学秘书的自身发展进行了思考，并就如何做好独立学院特殊时期的教学秘书工作，从自身和学院角度提出以下几点建议和看法：

1.教学秘书要善于缓解工作压力，调适内心情绪，克服自卑心理。俗话说“快乐并不是要拥有的多，而是要计较的少”，没有任何工作是丝毫没有压力的，教学秘书首先需要做到的是增强心理承受能力，提高光荣感和自信感，遇到矛盾要有积极化解、善于化解的能力，培养豁达的心态和胸襟。只有构建和谐欢乐的工作氛围，才能心情愉悦，工作顺畅。在空闲之余多参加教师活动，休闲娱乐也是增进沟通的有效途径。endprint

2.教学秘书要有强烈的使命感、敬业心，提升服务意识，充分发挥主人翁精神。在出现问题时不要由于害怕承担责任而互相推诿，应迎难而上，克服墨守成规、循规蹈矩的守旧心理，发挥主观能动性。管理之所以被称之为一门艺术，它要求我们在管理过程中面对管理对象需做到因人而异、因时制宜，在工作中要想在前、看在前、做在前，形成早考虑、早下手的技巧性灵活管理方式，变被动为主动，勇于挑战困难，更新优化老的管理观念，促进教学管理工作更加合理化、能动化、科学化发展。

3.教学管理工作应紧抓实效，并从提高自身业务能力做起。首先，教学秘书要与时俱进，不断加强教育学、秘书学、管理学等基本理论文化学习，提高自我修养。其次，语言表达能力、综合分析能力、教学研究能力、信息归档能力和计算机操作能力也是教学秘书必备的基本职业技能要求。再者，提高工作实效性要求教学秘书要善于有计划有条理地完成手头工作，事无大小但有轻重缓急之分，做好工作纪要，事后多加思考，勤于总结。最后，每个教学秘书对应着不同的系部教学管理工作，对所管辖系部专业管理上也需有所见地，为教学管理模式的转变做好准备，自当成为关注学科发展、投身系部建设的有心人。

4.教学秘书在教学管理过程中应敢于创新，加大民主实践，体现人文关怀。拘泥于形式的教条管理势必引发管理者和被管理对象的矛盾冲突，也会带来教学管理工作的履步维艰、停滞不前，因而在管理过程中要“去行政化”，突破行政管理束缚。在执行教学计划和组织教学活动的过程中参照规章制度规范教学管理的同时，在职权允许范围内应注意收集群众意见，开阔工作视野，提高民主参与度，注重创新管理理念的实践。譬如，课表时段的排定、教学任务的落实、教学业绩考核指标的确定等方面均可以加大民主意见的体现力度，以教师意愿为基础的教学管理效果必然会事半功倍。当然，要创新还需要持有一颗平常心，能够享受创新实践带来的喜悦成果，也要能够在曲折探索中冷静分析总结经验教训。

5.学院方面应明确教学秘书的工作职责，建立健全教学秘书培训发展机制和职务晋升机制。完善岗位编制制度，配备专职办公室行政秘书，将系部行政事务从教学管理工作中解脱出来，理顺教学秘书工作职权归属关系，避免职责不清带来的低效现象，使教学秘书有更多的精力更快更好地完成本职工作。目前高校管理岗位的招聘要求并不低，大多数要求硕士及以上学历，独立学院教学秘书应有更多的空间机遇充实自己。从学院长远发展及保证教学管理质量的角度出发，要有一定的培训制度保障其享有平等的研修学习与晋升深造的机会，提供科研支持平台，鼓励教学管理课题项目的申报。此外，需完善工作量化考核、评优评奖及多劳多得的薪酬制度，对教学秘书施以情感上的关心和理解，增强教学管理人员的职业成就感、幸福感和归属感，从而稳定学院教学管理队伍。

五、结论

独立学院要想长期稳定持续的发展必须要有成熟充盈的师资“集体”，这个“集体”也包含着优质的行政管理队伍，作为基层教学管理工作者，具有良好综合素质修养和前卫管理意识观念的教学秘书对实现教学管理过程良性循环尤其不可或缺。通过教学管理模式改革新契机，独立学院教学秘书应敢于迎接教学管理体制改革新浪潮，以教学管理方式的变革为起点，努力发展成为高效能、跨领域、懂变通、推创新的复合型教学管理人才。

参考文献：

[1]张志炼.独立学院教学秘书工作的主体地位及队伍建设[J].长春教育学院学报，2011，27（8）：110-111.

[2]林征.论高校院（系）教学秘书工作的定位及功能[J].福建商业高等专科学校学报，2006，（3）：114-116.

[3]乔淑娟.独立学院教务秘书素质的建设与培养[J].产业与科技论坛，2011，10（10）：241.endprint