企业档案管理应注意的问题分析

李庆海

摘 要：档案是企业发展的记录，在企业的持续发展道路中具有重要的作用，档期管理作为企业管理中的一个组成部分，对企业的市场竞争主动权具有直接影响。企业档案是企业生产经营活动所产生的记录。既能够对企业的真实情况进行反应，也能够作为企业自我反省的依据，改善不足的地方，促进企业经济的稳定发展。所以加快档案建设工作，完善企业档案管理工作是企业当前非常重要的任务，只有做好这些基础工作，才能够保障企业的经济稳定发展，快速发展。

关键词：企业 档案管理 问题 安全防护

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）09（c）-0194-02

企业档案作为企业的资产和信息资源之一，对企业的经营管理至关重要，在研发、生产、经营等活动中都有着举足轻重的地位，所以企业档案要能够满足各项活动的需求，提供信息导向，使用现代技术和管理方法来进行管理，整合资源，让企业的经营管理更加高效。

企业档案工作必须在党的领导下，遵循“服务企业、促进发展”的宗旨，坚持以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论以及“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观，执行《企业档案工作规范》等关于档案开放、开发、公布与利用的方针、政策、法规，坚持以社会利益为最高利益的原则，实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一，确保党和国家、企业秘密的安全，维护安定团结，使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。如何做好企业档案管理工作，我认为应该从以下几方面入手。

1 提高企业档案管理工作人员的综合素质

我国改革开放道路越走越宽，社会主义市场经济不断深入，档案工作也开始发生了改变，所以对档案队伍整体素质的提升非常重要。首先，对档案管理工作者的政治理论水平进行提升，提高他们的汁液道德素养。平日的工作中应该定期组织大家进行国家政策方针的学习，提升政治觉悟；其次，提升档案工作者的业务能力。贯彻落实《企业档案工作规范》，对档案法律法规进行学习，寻找适合企业改革和信息建设的方向，寻找企业档案管理的新出路。档案人员对档案的传统工作理论要熟悉，并且能够吸收新思想，掌握现代技术，解决现实档案管理工作当中的问题，让档案管理工作的理论得到充实，和实践紧密结合。而且现代社会发展快速，科学技术更迭，档案工作的任务、环境、对象、模式都有了很大的改变。所以企业领导必须要敢于培养年轻的干部，选择有专业知识和技术的青年干部，提升他们，让他们给档案工作带来活力。

2 做好企业档案管理中的保管工作

档案保管工作作为档案管理的基础工作，对档案的作用发挥至关重要，库藏秩序良好才能够高效的进行档案管理，确保档案的提取和查找顺利；档案齐全完整，利用的时候可以方便快捷的找到；档案的安全保管能够让档案的寿命延长。所以档案日常管理工作非常重要，是档案利用的前期工作，意义重大，必须要对该项工作引起重视。要做好企业档案管理保管工作，必须做到以下几点。

（1）档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架；底图可选用多层抽屉的金属底图柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折叠；录音带、录像带、光盘、磁盘、磁带等可选用防磁金属柜等装具，存放时注意防磁、碰撞；企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。

（2）档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对已接收进馆的档案，要先进行消毒、去尘、去污，以防止有害物质、虫霉進入库内；对已损坏或不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复原貌，提高档案耐久性；对易损的制成材料和字迹，可采用复制副本、拍照等方式，制成复制品提供使用，以保护档案原件，档案保管人员要具有高度的责任心，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全。

（3）保存档案的库房要求干净整洁，意外事故防范措施齐全，可以避免火宅、盗窃等事故，对一些有特殊要求的档案可以遮光、防潮、防尘，控制好室内的温度和湿度，保持最佳环境。档案存储库房的消防设施齐全，能够正常使用，定期对这些安防设施进行检查和维护，确保能够发挥保护作用，对电器和电源、线路等进行检查，消除火灾隐患；档案库房有外窗的话，要有窗帘等遮蔽，防治阳光的直接照射；档案库房要求防潮、防高温，一些纸质档案的保管和载体档案有所差别，应该进行分类，对有害因素进行预防和规避，使用防虫剂避免档案霉变和虫蛀。

（4）做好档案保管的保密工作。有些档案属于国家机密，必须要给予保护，每个公民都有保护国家机密的义务，这也是档案工作者的职业操守。档案人员对档案的保密和利用必须保持平衡。首先要对档案进行审查，审查档案是档案利用的前期工作，也是非常重要的工作，目的是将档案进行区分，将可以开放利用的档案分离，给予利用。其次要做好解密工作。保密档案划分了保密等级，目的是为了让不同保密等级的档案被限制利用权限，档案人员按照保密层级来进行管理，让档案可以在保密的前提下进行最大限度的利用。

3 档案管理操作流程要规范化

档案管理中，档案的归档和借阅都有严格的规范要求。档案管理工作通常包括档案的收集、整理、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁等。

（1）文件的收集工作。现代企业档案管理和传统档案管理有很大的差别，以往只是对档案进行归类，保存，现在要进行收集和利用。档案管理人员有他们的责任，对企业有价值的档案进行归档，收集文件资料，定期整理归档，目的是避免企业的一些有价值的档案被忽略或丢失，让其在损毁前得到妥善的保管，为以后的利用提供基础。此外还要对社会的发展、企业的发展等给予关注，搜集有用的信息，所以档案管理人员的职业敏感度要求比较高，可以对当前的重要信息敏锐感知，这样就能够调整档案的收集范围，特别是现在使用计算机来进行档案管理，许多企业使用或准备使用erp管理模式，该系统形成的一些数据一旦丢失就不会再生，档案管理工作中对于这样的情况应该积极的研究，做好档案资源形成过程的控制和保护，以防档案资源在此过程中丢失，避免损失。

（2）文件整理工作。档案移交到档案部门后，档案工作者要按照行业或专业标准对归档文件进行整编，编目、装订、著录、排架，完成从文件到档案“身份”的转换，使其具备借阅条件。档案整理工作包括分类、整编、编目等。文件、数据在归档之后就是属于档案管理工作了，档案整理的质量是和档案工作者自身责任感和职业技能水平联系在一起的，企业档案工作者必须要对企业的档案分类熟悉，了解企业的档案内容组成，根据分类以及库藏种类来进行大的属类划分，使用固定的代号来命名。档案的分类工作有一定的行业规定，所以不能够盲目的进行，随意的进行。不同的行业其分类标准不同，使用科学的分类方式，才能够让以后的检索利用环节更加的轻松，避免漏检。

（3）档案保管期限的确认。档案保管期限是和档案自身的意义和价值有关的，对档案价值进行衡量才能够确定其保管期限，永久保存的档案是对企业的重要活动以及历史面貌进行记录的档案，他们可以作为企业的历史研究，工作考察，经验总结等等资料，对国家、企业。职工权益等的维护具有长远证据作用，所以是企业的核心档案，应该要作为永久保存的档案资料；定期档案保管有年限划分，通常来说有30和10年两类。短期内需要利用的档案可以设定10年管理期限，档案的保管期限分类应该专业规范。

（4）企业档案统计工作。企业档案管理规定要求国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表，企业应认真做好对国家和社会具有保存价值的档案的登记工作，要按照填报要求和说明准确填写，按时报送，做好档案的统计工作。

（5）档案的利用服务工作。档案的收集和保存目的是为了让档案发挥出价值，为需要者提供利用，在借阅档案的时候，要求填写登记表，他是档案部门对档案利用情况进行了解掌握的方法之一，也是档案部门和档案利用者进行档案交接的手续凭证，通常档案的借阅期为一周，可是根据当时的情况进行微调，档案管理者对档案的借阅要求审查严格，按照相关的规定来批准档案借阅。如果借阅者将档案损坏，应该要通知档案人员对其进行修补，按照规章制度来进行相应的处理。

（6）档案的鉴定销毁工作。企业档案达到保存期限后，应该要对档案进行审查，根据需求以及档案的价值来判断是否要延期继续保存，对其保管期限再次划定，在审核后，对没有利用价值的档案编制档案鉴定报告，按照相关的要求手续来销毁，在销毁册中标注好日期，销毁册要求永久保管。档案资源属于不可再生资源，对档案的销毁必须谨慎，流产严谨，避免造成不可挽回的损失。

4 强化企业档案管理的措施

4.1 严格规范企业的档案管理制度

企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》《基本建设档案资料管理暂行规定》《归档文件整理规则》《建设项目（工程）档案验收办法》等等。

4.2 争取企业领导的重视

作为档案管理工作者也希望能够将自己的本职工作做好，可是在实际的工作开展过程中，总是会有这样或那样的问题出现，导致效果没有预期的好。产生这样的原因归根究底还是企业领导没有引起重视，没有对档案部门提供支持。所以，档案工作者要想办法将档案管理工作做好，让领导看见成效，让领导引起重视，让他们能够认识到档案管理的重要性，对档案部门提供支持。

4.3 提高档案管理人员的业务素质

当前的档案工作环境下，企业要把档案工作做得很好，必须有一个高素质的档案管理队伍，他们必须具有扎实的档案管理技能，具有较高的档案管理职业素养。企业要对他们提供培训，让他们定期的吸收新的知识，建立骨干队伍。在企业中应该如何进行档案工作者的素质提升，工作积极性调动呢？岗位培训是一个非常关键，至关重要的渠道。培训讲究方式方法，对不同的人采取不同的培训措施。现场培训具有广泛性，效果也比较好，能够将培训内容和实际的操作进行结合，受训者的掌握速度比较快。此外，提高招考力度对提升档案管理队伍整体水平帮助较大。要求应聘者能够掌握一定的计算机、法律、外语等能力，这样的复合型人才对档案管理队伍的帮助非常大，能够转变当前档案管理者知识结构单一不合理的不良局面。最后，组织研究新的业务拓展方式，寻找档案管理发展的新方向，让档案管理和企业当前的工作需求完美的契合。

5 进一步加强档案的信息化建设

现代计算机技术和信息技术发展速度非常快，我国档案信息化建设也在不断加速。虽然传统档案管理有一定的经验积累，但是仍然需要随着时代的发展，使用现代信息技术来进行档案管理，对档案管理理念也要进行转变，使用现代的管理模式。为了给企业档案管理发展提供便利条件，应该要做好信息化建设工作，为档案工作提供基础，档案管理信息化能够给档案管理工作带来巨大的收益。企业档案管理信息化进程不同于企业整体信息化，两者不一定要同步。比如，一些经济效益好，现代化管理水平高的企业，应该鼓励开展档案信息化假设，而经济效益不好的企业，应该逐步的实现这一目标。

6 要切实做好企业档案的安全防护工作

企业的档案管理安防设施必须按照国家的规定要求来建设，有相应的防潮、防火、防盗措施。一些有特殊要求的档案载体要按照其要求来进行保管收藏，安全措施严谨。除此之外，还要对有关于机密档案和知识产权相关的档案完整性给予保障。

企业档案管理工作是企业管理的一个分支，在开展企业档案管理工作的时候应该要能够注意一些问题，通过该文的探讨，希望能够让企业档案管理工作者获得一些帮助，提升档案管理水平。

参考文献

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