新时期如何加强学校档案工作的思考

谢 维

（长春理工大学 吉林 长春 130022）

新时期如何加强学校档案工作的思考

谢 维

（长春理工大学 吉林 长春 130022）

学校档案是学校重要的组成部分，是对学校教育发展的历程、学校的管理水平和学校文化内涵的一种真实体现，因此对于学校档案的整理、收集和保存都是非常重要的，这也是学校可以长期发展的依据。同时有效快速的整理好学校档案也是促进学校发展的一部分，但是就目前而言，学校档案的管理工作存在着明显的不足，无法适应新时期教学工作的需求，因此如何加强学校档案工作成为了学校教学最亟待解决的问题。

学校；档案；管理

一、学校档案工作的作用和现状

（一）学校档案工作的作用

学校档案在学校发展的过程中有着重要的作用。第一，它为学校领导新学期新教学计划提供了依据，可以根据以往的那些教学经验的档案记载来决定新学期应该发展的方向；第二，可以作为一种教学示范，为没有经验的老师提供有效的教学经验；第三，学校档案记载着每一位教师、学生的详细情况，可以作为每一学期老师教学工作考核的依据，同时对于一些可以享受国家助学补助的贫困学生来说，学校档案是对他们最好的证明材料。因此，学校档案在记载着学校发展进程的历史的同时，也是学校未来的一种写照，是学校真实面目的呈现。

（二）学校档案工作的现状

学校档案的管理工作现在存在着很大的不足。很多学校的领导对其态度不重视，投入的资金很少，所匹配的设备也是很少的，使得档案管理工作的进程跟不上学校发现的步伐。很多档案使用者在电脑上打开文件时，没有及时的进行保存，甚至有时候在原来的一些档案上进行修改，使得原有的文件和现有的档案记录有着明显的差异，使得档案的保存失去了原本的意义。同时学校在这方面未投入专业的人才，一般进行档案管理工作的都是一些业余的兼职，他们在一方面并未接受过专业的培训，对数字化和信息化的管理方式操作不熟练，无法满足档案管理工作的需要，降低了档案管理的质量。由于学校的不重视，导致了学校档案资料处在一种比较杂乱的状态，失去了档案的特色，因此被利用的价值也不高，使用率比较低。

二、加强学校档案工作管理的措施

（一）完善制度、规范管理

完善档案工作规范管理的制度，首先需要学校领导的带头作用，重视档案管理工作的开展，将档案工作的管理作为一项教学计划来实施，组织开展关于这方面的学习，加大档案管理设备的投入。同时学校各级部门要落实好档案管理工作的开展，加强宣强档案整理的重要性，开展一些关于档案管理工作的专业培训。最后要建立一套完整的档案管理工作的管理制度，形成一种规范的档案保存、使用和整理收集工作，从各个细节方面开展档案管理工作，使档案管理的工作跟上新时期学校教育进程的发展。

（二）加强培训、提高素质

档案管理的工作人员自身的专业素养决定着学校档案管理的质量，要加强对档案管理工作人员的培训。在让工作人员积极的参加档案管理的专业培训的同时也加强他们自身素质的培养，让他们真正的热爱自己所从事的档案管理的工作，认真的处理好档案资料的整理。学校方面对于档案管理人员的选拔应该选择那种年轻、对于电脑了解程度高，能够默默奉献的人，他们能够熟练地将现代网络技术与档案管理的工作结合起来，提高了管理的水平和质量。只有专业的人才和高效高质的管理才能跟随上学校新时期教学工作的进度，这也是推动学校档案管理工作进步的一大重要原因。

（三）建立专业队伍，改善工作环境

新时期网络信息技术的高速发展，各行各业中竞争的压力不断增大，这也对档案管理工作带来了新的挑战和要求，因此建立一支专业高素质的档案管理队伍是很有必要的。因此作为档案管理的工作人员除了需要有过硬的专业知识的同时，还需要能够及时掌握网络信息技术的操作方式，更需要有很强的管理能力和默默奉献的精神。作为学校的领导不要轻易的变换档案管理工作的成员，同时要加大对档案管理室资金的投放，完善基础设施的建设，改善工作人员所工作的工作环境，加大档案管理工作的维护力度。

（四）注重资料收集，加强技术投入

学校档案是学校重要的组成部分，学校的档案是否齐全也反映着学校工作的能力。对档案资料进行定期的检查归类是最重要的，在上级部门将资料传发下来的时候，在资料传递的过程中要注意及时的将文件进行分类归档，确保资料的齐全；同时对于学校自身形成的档案资料和一些重要文件的复印要进行及时的收集和整理，对于价值高的文件要注重源文件的保存，以便于日后的核对查询。档案管理工作人员要定时的对档案资料进行整理和检查，以防出现资料不完善或者丢失的情况发生。在学校档案管理工作的进程中要结合现代化的管理模式，加入科技的元素，提高档案资料整理的效率和质量，用计算机程度进行资料的自动收集整理归类，在减轻工作人员压力的同时也方便资料的查找和使用。

三、总结

学校的档案管理工作是学校教育发展的真实记录，体现着一个学校的管理能力，学校应该提高对档案管理工作的重视程度，加大对档案管理工作基础设施的投入，加强对档案管理的工作人员的培训和建设，加强对档案管理工作的学习和宣传。同时作为档案管理的工作人员要履行好自己职责的同时加强自己修养的建设，用认真严谨的工作态度和专业高效的操作技术对待自己的档案管理工作。丰富学校的档案资料，提高档案资料的利用率，对于一个学校持久性的发展是至关重要的，同时加强科技的投入对于新时期加强档案管理的工作也是有着很大的推动作用的。

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[5]中央组织部，国家档案局《干部档案工作条例》文载中心